Menu
Opleidingsadvies

Châtelaine Voets: “Wij staan echt naast de manager”

Châtelaine Voets is een ervaren supportprofessional: ze werkt al veertig jaar als (directie)secretaresse. Momenteel is ze Executive Management Assistant bij de Universiteit Leiden. Wat is volgens Châtelaine van belang als je je werk als supportprofessional goed wilt doen? En wat zijn haar tips voor een lange carrière in dit vakgebied? Châtelaine: “Je moet je blijven ontwikkelen, anders zet je jezelf buitenspel.”

Werk naar je toe trekken

Châtelaine is niet iemand die van jongs af aan al secretaresse wilde worden. “Ik was heel breed geïnteresseerd en wist eigenlijk niet goed wat ik wilde,” vertelt ze. “Anderen raadden me dit vak aan, omdat ik sociaal ben en mensen goed begrijp. Mensen komen automatisch naar me toe met vragen. Ik vind het leuk om problemen op te lossen, ook on the spot.”

Daarom koos ze na de middelbare school voor een opleiding tot medisch secretaresse. “Ik was toen nog vrij jong en zag daar hele heftige dingen. Ik dacht: dit ga ik niet trekken. Dus toen ben ik via een uitzendbureau bij diverse bedrijven gaan werken. Ik merkte dat voornamelijk werken bij grote bedrijven me goed beviel, omdat je hier je takenpakket kunt uitbreiden en dingen naar je toe kan trekken. Dat maakt je werk wat interessanter. Zelf heb ik dat bijvoorbeeld gedaan met events.”

En nu, hoe ziet haar werk er inmiddels uit? “Ik ben verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken: de agenda, dat alle stukken compleet zijn, vergaderingen… Eigenlijk zijn er geen doorsnee dagen. Ik maak altijd lijstjes met wat ik wil doen, maar er komen altijd weer nieuwe dingen tussendoor. Dat houdt het beroep ook afwisselend. Gelukkig, want ik kan niet tegen sleur.”

Het belang van een opleiding

Châtelaine heeft in de veertig jaar dat ze in dit vakgebied werkt al veel ontwikkelingen gezien. Hoe gaat ze om met veranderingen in het vak? “Onder andere door opleidingen te volgen. Ik vind het fijn dat Schoevers kijkt naar wat er momenteel nodig is in het vakgebied en waar je als supportprofessional naartoe kan. Ik heb bijvoorbeeld op een gegeven moment de opleiding Secretaresse 2.0 gedaan [een voorloper van Next Supportmanagement, red.] dat ging onder andere over werken op afstand en projectmanagement.”

Ze vervolgt: “Eens in de zoveel tijd pakte ik weer iets op waarvan ik dacht: hier wil ik meer over weten. Soms kun je je inlezen, soms is een opleiding beter. Het voordeel van een opleiding is dat je meer groei doormaakt en ook van elkaar kunt leren. Dat geldt trouwens ook als je een korte training volgt.”

Kwaliteit aantonen met het SKR®

Châtelaine staat geregistreerd in het Schoevers Kwaliteit Register (SKR)®. Zo kan iedereen zien dat ze op hoog niveau werkt. “Ik ben blij dat dit nu bestaat. We hebben een vrij beroep, veel mensen denken dat ze dit wel even kunnen doen. Maar dit werk is niet zo makkelijk, je ziet echt het verschil tussen de mensen die wel en geen opleiding hebben gedaan. Met het SKR kun je aangeven dat je het verschil maakt.”

Waar zit het verschil precies in? “Een secretaresseopleiding is heel breed. Je leert hierin zoveel meer dan klusjes oppakken. Ik heb het idee dat wij meer meedenken en ontzorgen. Wij staan echt naast de manager.”

Creatieve oplossingen zoeken

Wat ziet Châtelaine zelf als haar sterkste punt als supportprofessional? “Luisteren, bruggen bouwen en een creatieve oplossing zoeken. Ik haat het als mensen ‘nee’ zeggen. Ik heb dan zoiets van: denk gewoon even mee! Kom met een andere optie, of spar wat. Mijn professionele lijfspreuk is: alles is mogelijk. De laatste jaren zeg ik daar wel bij: binnen de grenzen.”

Hoe krijgt ze dan al die dingen voor elkaar? “Ik probeer het via de gulden middenweg. Als ik echt iets geregeld moet krijgen, dan bijt ik me er ook wel in vast, maar ik doe het op mijn manier. Het werkt beter om bij je eigen persoonlijkheid te blijven dan om ineens heel dominant te gaan doen.”

Vanwege haar ervaring komen collega’s vaak met vragen naar Châtelaine toe. Niet alleen voor werkgerelateerde zaken kloppen ze bij haar aan, maar ook om haar mening te vragen over bijvoorbeeld de sociale gang van zaken op de werkvloer. Châtelaine: “Vroeger had ik een stoel aan mijn bureau, en daar zat altijd wel iemand. Mijn baas zei een keer: ‘Is die stoel weleens leeg?’”

Werk en privé combineren

Verkoopt Châtelaine ook weleens een ‘nee’? “Niet zo vaak. Als supportprofessionals zijn we dienstverlenend en dus hebben we een groot verantwoordelijkheidsgevoel! Je mag me ook prima ’s avonds een appje sturen, of bellen als het echt dringend is. Maar ik pak het alleen op als het écht niet kan wachten tot de volgende dag. Toen ik nog wat jonger was zei ik overal ‘ja’ op, maar dan zit je dag en nacht te werken. Nu probeer ik de balans te houden. Bijvoorbeeld door om 15.00 uur toch gewoon eventjes pauze te houden als het om 12.00 uur niet gelukt is.”

En overwerk, komt dat veel voor? “Met vlagen. Er zijn gewoon heel drukke perioden. Maar dan kun je daarna ook weer compenseren, dan hoef je je tenminste niet zo opgelaten te voelen als je een keer naar de dokter moet of er even een kind langs komt om wat af te geven en nog even thee blijft drinken.”

Vroeger was werk een groter onderdeel van haar leven dan nu, vertelt Châtelaine. “Misschien heeft het met mijn leeftijd te maken. De laatste jaren ben ik wel gaan beseffen dat er meer is dan werk en gezin: dus ik wil niet meer 50 uur werken, maar 36-40 uur, en dan in het weekend lekker naar een museum, afspraken, sporten, muziek maken.”

Netwerken en prioriteiten stellen

Volgens Châtelaine is een goed netwerk onmisbaar voor supportprofessionals. “Als je elkaar kent of al eens gezien hebt, merk je dat je toch makkelijker met elkaar kunt schakelen, dat mensen sneller geneigd zijn om je te helpen.” En dat is niet alleen handig binnen je organisatie, maar ook daarbuiten. Zelf vergroot ze haar netwerk door netwerkbijeenkomsten bij te wonen of opleidingen te volgen. “En ik netwerk ook weleens op privéfeestjes!”

Wat voor type moet je eigenlijk zijn om te werken als supportprofessional? “Je moet zelfstandig zijn, maar daarnaast ook in een team kunnen werken – zowel met diegene die je ondersteunt als met andere secretaresses. Je moet je ook aan de geldende bedrijfsregels houden, maar wel sterk genoeg zijn om ook zelf besluiten te nemen. Dat is een beetje dubbel en dat kan niet iedereen.”

En welk talent moet de supportprofessional van de toekomst volgens haar hebben? “Je moet affiniteit hebben met de digitalisering: je moet snel kunnen schakelen en je alles snel eigen maken. En prioriteiten stellen. Dat kan in het begin eng zijn, maar het is heel belangrijk dat je hiervoor de ruimte neemt. En je moet proactief zijn: niet alleen je taken uitvoeren, maar ook nadenken over de volgende stap, dat de actiepunten opgevolgd worden, dat soort dingen.”

Sparren met de jongeren

Waar Châtelaine over vijf jaar is, vindt ze lastig te zeggen in deze snel veranderende wereld. “Ik moet nog een kleine tien jaar werken, dus ik probeer nog elk jaar een opleiding te doen. Ik probeer me aan te passen aan nieuwe dingen. Vroeger zag ik weleens van die verzuurde oude dames die alleen maar negatieve en cynische opmerkingen maakten, zo worden is echt mijn grootste nachtmerrie. Ik denk dat het heel belangrijk is om je te blijven ontwikkelen, anders zet je jezelf buitenspel.”

Châtelaine hoopt de komende jaren daarom nog veel mooie nieuwe dingen te mogen doen. “Ik vind het heel leuk om met jongeren te sparren en hun interesses te ontdekken. Ik kan van hen leren en zij van mij. Het is een win-winsituatie.”

Ook wil ze de creativiteit terugbrengen in haar werk. “Daarom ben ik naast supportprofessional ook trouwambtenaar geworden, dan kan ik ook het creatieve en mijn liefde voor events samenvoegen. Je geeft net even een extra dimensie aan de dag door een leuk verhaal te verzinnen op basis van hun liefdesverhaal.”
Mocht ze morgen de loterij winnen, dan blijft ze gewoon doorwerken. “Maar ik zou wel minder gaan werken. Wat ik dan bijvoorbeeld leuk zou vinden, is om gastcolleges te geven, om mijn ervaring in te zetten voor de nieuwe garde.”

Jezelf blijven ontwikkelen als supportprofessional

Wil jij net als Châtelaine een lange carrière als supportprofessional? Dan is het belangrijk om bij te blijven leren en jezelf te blijven ontwikkelen. Bijvoorbeeld met een van onze Next Supportmanagementopleidingen. Hierin leer je alles wat je nodig hebt als supportprofessional van nu, zoals digitaal werken en persoonlijk leiderschap.
Je kunt ook kiezen voor een korte training bij Schoevers. Denk bijvoorbeeld aan een training Co-management of een training Persoonlijke Effectiviteit. Zo kun je jezelf in korte tijd ontwikkelen.

Meer van Châtelaine

Benieuwd wat Châtelaine nog meer te vertellen heeft over haar werk en het vakgebied? Volg haar op InstagramLinkedInFacebook en YouTube voor de Schoevers Talks-vlogs. Hierin ontdek je hoe haar dagen eruitzien, haar beste tips voor supportprofessionals, en meer!

Het Schoevers Kwaliteit Register ®

Het Schoevers Kwaliteit Register is een keurmerk waarmee je aantoont dat je op topniveau bent opgeleid. Het SKR® wordt gecontroleerd door een onafhankelijke commissie en breed gedragen in het bedrijfsleven. Wie in het register opgenomen is, behoort tot een exclusief netwerk van ambitieuze managementondersteuners. (Potentiële) werkgevers zien meteen: jij levert Schoevers-kwaliteit.