Secretaresse (incl. Microsoft Office)

Voor wie is het programma Secretaresse (incl. Microsoft Office)?

Je bent een op-en-top regelaar. Je organiseert en coördineert graag en vindt heldere communicatie belangrijk. Je wilt de top bereiken in je vakgebied en daarvoor ook een topdiploma halen. 

Er gelden geen specifieke vooropleidingseisen. Het programma wordt verzorgd op MBO-niveau. Door hard te werken en een goede motivatie kun je ook vanuit een lagere opleidingsachtergrond instromen.

In deze vakopleiding gaan we op hoog niveau met Word aan de slag en ontwikkel je basisvaardigheden voor het gebruik van Excel en PowerPoint. Ben je al bekend met Word, Excel en PowerPoint? Dan adviseren wij je om de opleiding Secretaresse te volgen. Je volgt dan hetzelfde programma, op de 3 computervaardigheidstrainingen na. Wil je dit programma wel volgen, maar heb je een van de Officetrainingen al gedaan? En volg je in plaats daarvan liever een andere Officetraining? Neem dan contact op met een van onze studieadviseurs via 035 - 7 506 140.

Doel en opzet

Het programma bestaat uit de modules van de opleiding Secretaresse en een apart kort en intensief trainingsprogramma gericht op computervaardigheden. Het programma kent een zeer praktijkgerichte aanpak en wordt verzorgd door ervaren vakdocenten. Als je al een bij het programma passende werkomgeving hebt, merk je dat direct. Je leert dingen die je meteen in je eigen werk kunt toepassen.

In het programma wordt gebruikgemaakt van praktijkgericht lesmateriaal. Daarnaast heb je toegang tot een prettige online leeromgeving waar je veel informatie vindt, zoals een leerwijzer, praktijkopdrachten en extra praktijkinformatie. Via de leeromgeving kun je ook communiceren met je medestudenten en je docent.

Voorbereiding

Als je de lessen voorbereidt, haal je meer rendement uit de bijeenkomsten. Houd als richtlijn aan dat je ongeveer evenveel tijd bezig bent met de voorbereiding als de duur van de lestijd.

Klassikaal of virtual classroom

Je kunt dit programma klassikaal volgen op een locatie naar keuze. Omdat je binnen een groep veel van elkaar leert, bieden we je een alternatieve locatie aan wanneer er voor jouw voorkeurslocatie onvoldoende aanmeldingen zijn. Onze leslocaties zijn gevestigd door heel Nederland. Geef je de voorkeur aan lessen op vaste tijden, met een docent én digitaal? Dan biedt virtual classroom je de uitkomst. Voor meer informatie over onze opleidingsvarianten, zie de pagina Opleidingsvarianten op onze website.

Programma

Bij het aantal lessen wordt uitgegaan van de avondvariant. Bij de dagvariant heb je altijd 2 lessen op dezelfde dag. In het programma komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Klantgerichte communicatie en ontvangst

(6 lessen)

• Persoonlijke uitstraling
• Houding, gedrag en stemgebruik
• Denken en werken vanuit de klant
• Professionele contactvaardigheden
• Telefoonetiquette
• Inzet van e-mail, chat en Skype in klantcontact
• Verdelen van aandacht; telefoon, bezoek aan balie en inkomende e-mails
• Luisteren, samenvatten en doorvragen
• Omgaan met lastige situaties en klachten
• Ontvangst van gasten
• Actief aandacht geven aan wachtende gasten

Correct Nederlands

(6 lessen)

• Basis grammatica
• Werkwoordstijden
• D’s en t’s
• ‘t Kofschip/fokschaap
• Voltooid deelwoord
• Samenstellingen
• Tussen-n en tussen-s
• Meervouden
• Hoofdletters
• Vele/velen, u/uw, hun/hen en grote/grootte

Plannen en organiseren

(4 lessen)

• Doelen bepalen
• Prioriteiten stellen
• Planning of draaiboek maken
• Locatie en catering regelen
• Afhandelen van het event

Notuleren

(6 lessen)

• Voorbereiding van de vergadering
• De rol van de notulist
• vergaderdoelen
• Verschillende verslagvormen en hun kenmerken
• Luistertechnieken
• Het maken en uitwerken van aantekeningen
• Actiepunten- en besluitenlijsten opstellen
• Een kernachtig verslag schrijven
• Notuleren en digitalisering
• Omgaan met vertrouwelijke stukken

Online werken en agendabeheer

(6 lessen)

• Online ondersteunen van het management
• Ontwikkelingen in het vakgebied van de supportprofessional
• Digitaal documentmanagement
• Online tools voor samenwerking
• Virtueel vergaderen
• E-mailetiquette
• Diverse agenda’s/mailboxen beheren
• Vergadercycli plannen, personen uitnodigen

Communicatieve vaardigheden

(4 lessen)

• Basisbegrippen communicatie
• Gesprekstechnieken
• Feedback geven en ontvangen
• Presenteren en vergaderen
• Telefonische, digitale en schriftelijke communicatie
• Communicatie bij conflicten

Word Advanced: Documenten Indelen en Tabellen

(2 lessen)

• Structuur van Word
• Wat zijn thema’s, sjablonen, stijlen en secties
• Wat zijn alinea’s en opmaak bekijken
• Documentindeling - marges
• Marges wijzigen via de liniaal of dialoogvenster
• Marges spiegelen en rugmarge instellen
• Documentindeling - pagina’s
• Handmatig pagina-einde invoegen en verwijderen
• Lege pagina of voorblad invoegen en verwijderen
• Documentindeling - kop- en voettekst
• Koptekst of voettekst invoegen en wisselen tussen kop- en voettekst
• Afwijkende kop- en voetteksten voor eerste pagina of voor even en oneven pagina’s
• Velden gebruiken voor auteur, datum, tijd, bestandsnaam en pad
• Documentindeling - paginanummering
• Paginanummering instellen, wijzigen of verwijderen
• Paginanummering met totaal (pagina x van y)
• Documentindeling - secties
• Handmatig of automatisch sectie-einde invoegen
• Soorten sectie-einden en secties opmaken
• Per sectie verschillende kop- en voetteksten, afdrukstand, marges
• Documentindeling - watermerk
• Watermerk instellen en verwijderen
• Documentindeling - krantenkolommen
• Krantenkolommen toepassen op tekst
• Kolombreedte en ruimte tussen kolommen aanpassen
• Handmatig kolomeinde invoegen
• Randen en arceringen
• Randen en/of arcering aanbrengen en verwijderen via de knop of dialoogvenster
• Soorten randen (tekstkader, alineakader, paginakader)
• Tabellen
• Tabel maken, opmaken en bewerken
• Kolommen, rijen en cellen opmaken (breedte, hoogte, samenvoegen en splitsen)
• Sorteren en (eenvoudig) rekenen in tabellen

Word Advanced: Werken met Lange, Complexe Documenten

(2 lessen)

• Stijlen in documenten
• Soorten stijlen, stijlen toepassen en voorzien van kopnummering
• Stijlen maken, wijzigen, verwijderen en beheren
• Documentnavigatie
• Koppen, pagina’s en zoeken via navigatievenster
• Tekst verplaatsen via navigatievenster
• Inhoudsopgave en index
• Inhoudsopgave op basis van koppen of velden gebruiken en inhoudsopgave genereren
• Teksten handmatig of automatisch markeren voor index en index genereren
• Voet- en eindnoten
• Voet- of eindnoten maken, wijzigen en verwijderen
• Opties voor voet- en eindnoten instellen
• Bijschriften
• Bijschriften invoegen voor afbeeldingen, tabellen, grafieken en SmartArt
• Instellingen voor bijschriften en lijst genereren
• Kruisverwijzingen
• Kruisverwijzingen invoegen naar paginanummer of hoofdstuknummer/tekst
• Kruisverwijzingen bijwerken
• Hyperlinks
• Hyperlinks invoegen, gebruiken, bewerken en verwijderen
• Citaat, bron en bronvermelding
• Bron en bronvermelding maken
• Illustraties, afbeeldingen en video
• Afbeelding uit bestand of online illustratie of video invoegen
• Afbeelding plaatsen, bewerken, aanpassen en tekstomloop
• Tekenen, SmartArt, grafiek en meer
• Vormen tekenen, opmaken, kopiëren, schikken en groeperen
• SmartArt of grafiek kiezen, invoegen, opmaken en wijzigen
• Tekstvakken maken en aanpassen
• WordArt en initialen gebruiken

Excel Basis

(4 lessen)

• Inhoud
• Kennismaken met Excel
• De gebruikersinterface (lint, werkbalk, Backstage, LivePreview)
• Schermonderdelen (titelbalk, formulebalk, statusbalk en weergaven)
• Werkmap openen, opslaan, sluiten
• Werkmap maken (lege map of gebruik een sjabloon)
• Werkmap openen (beveiligde weergave) en opslaan (netwerk, cloud, oude versie, .csv)
• Celwijzer verplaatsen
• Gebruik de muis, naamvak of slimme toetsencombinaties
• Cellen een eigen naam geven
• Gegevens invoeren
• Tekst, getallen en speciale tekens invoeren (valkuilen, AutoCorrectie, Automatisch aanvullen)
• Vulgreep gebruiken voor automatische reeksen (met interval) en eigen reeksen maken
• Snel aanvullen of Flash opvulling gebruiken
• Cellen selecteren, kopiëren of verplaatsen
• Selecteren met de muis of met slimme toetsencombinaties en meervoudige selecties
• Snelle analyse van een selectie
• Kopiëren en verplaatsen via klembord en plakopties gebruiken (kolomopmaak, waarden, zonder randen, transponeren)
• Meer werkbladen in een werkmap
• Werkbladen selecteren (aaneengesloten, niet-aaneengesloten of allemaal)
• Werkbladen invoegen, verwijderen, andere bladnaam, andere tabkleur
• Werkbladen kopiëren, werkbladen verbergen en zichtbaar maken
• Berekeningen
• Gebruik van de operators voor optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen
• Formule invoeren en wijzigen (typen, klikken)
• AutoSom-knop en opbouw van functies
• Relatieve en absolute verwijzingen in formules
• Werkbladen opmaken
• Kolombreedte en rijhoogte aanpassen (even breed/hoog, max. breed/hoog)
• Rijen en kolommen invoegen, verwijderen, verbergen, zichtbaar maken
• Blokkeren van rijen en/of kolommen
• Cellen opmaken
• Thema’s in Office, celstijlen en tabelstijlen gebruiken
• Celeigenschappen voor tekst (lettertype, uitlijnen, randen en kleuren)
• Celeigenschappen voor getallen (getal, valuta, datum, percentage, speciaal en aangepast)
• Pagina-indeling en afdrukken
• Pagina-instelling (marges, afdrukstand, papierformaat)
• Afdrukbereik bepalen, titels afdrukken, bladinstellingen aanpassen
• Grafieken
• Gegevens voor grafiek selecteren en grafiek maken
• Grafiektype kiezen (kolom, lijn, cirkel, staaf, enzovoort), ontwerp en -indeling aanpassen

PowerPoint Advanced: Dynamische Presentaties en Animaties

(2 lessen)

• Diaovergang
• Diaovergang aanbrengen en verwijderen
• Effectopties en tijdsinstellingen voor diaovergang
• Animaties
• Animatie toevoegen
• Effectopties en tijdsinstellingen voor animaties
• Animatiepaden
• Bijzondere effecten voor tekstobjecten, grafieken en SmartArt-afbeeldingen
• Diavoorstellingen
• Interactieve voorstelling
• Hyperlinks en actie-instellingen
• Diavoorstelling instellen
• Try-out voor tijdsinstellingen
• Doorlopende voorstellingen
• Aangepaste voorstellingen
• Presentatie delen met anderen
• Dia's uit een andere presentatie overnemen
• Opslaan als oudere versies, diavoorstelling, .pdf of opslaan op SharePoint, OneDrive
• Video maken van een presentatie
• Pakket inpakken voor cd-rom/usb-stick

Diploma

De module Klantgerichte communicatie en ontvangst rond je af met een mondeling examen. De module Correct Nederlands wordt afgesloten met een digitaal examen. De overige modules rond je af met een praktijkgerichte opdracht. Naast deze modules volg je nog trainingen gericht op computervaardigheden. Aan deze trainingen zijn geen examens gekoppeld. Na een succesvolle afronding van alle modules en het volgen van de trainingen ontvang je het instituutsdiploma ‘Secretaresse’. Met dit diploma zijn je carrièreperspectieven uitstekend!

Op basis van dit Schoevers-diploma word je opgenomen in het Schoevers Kwaliteit Register. Een officieel register waarmee je aantoont dat je er een van Schoevers bent en over de juiste kwaliteiten beschikt. Door je te blijven ontwikkelen in je vak blijf je in het register ingeschreven. Dat biedt veel voordelen voor de toekomst. Zie voor meer informatie Schoevers Register.