Secretaresse

Voor wie is het programma Secretaresse?

Je hebt ambitie en wilt graag secretaresse worden of je bent actief in een secretariële rol en wilt je kennis en vaardigheden uitbreiden in een opleiding met het Schoevers-diploma. Na afloop van deze vakopleiding kun je als secretaresse een team of afdeling ondersteunen of zelf als persoonlijk secretaresse voor de directeur of manager werken. Indien je nog niet over voldoende computervaardigheden beschikt, kies dan voor de Schoevers-opleiding Secretaresse (Incl. Microsoft Office).

Voor het programma gelden geen specifieke vooropleidingseisen.

Doel en opzet

Voor een secretaresse zijn uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk) en organisatietalent noodzakelijk. Je bent als secretaresse het eerste aanspreekpunt voor klanten. Je bent verantwoordelijk voor de juiste verwerking van e-mails en telefoontjes en voert ondersteunende administratieve werkzaamheden uit. Daarnaast help je af en toe bij het opzetten van een project. In deze zeer boeiende opleiding wordt aandacht besteed aan alle essentiële kennis en vaardigheden die je hiervoor nodig hebt. Omdat het werk van de secretaresse ook meer moderne online aspecten kent, komen deze vanzelfsprekend ook aan de orde.

Het programma wordt verzorgd door ervaren vakdocenten en kent een zeer praktijkgerichte aanpak. Door veel te oefenen met opdrachten krijg je de leerstof snel onder de knie. Als je al een bij het programma passende werkomgeving hebt, merk je dat direct. Je leert dingen die je meteen in je eigen werk kunt toepassen. Ook wordt er in het programma gebruikgemaakt van praktijkgericht lesmateriaal. Daarnaast heb je toegang tot een prettige online leeromgeving waar je veel informatie vindt, zoals een leerwijzer, praktijkopdrachten en extra praktijkinformatie. Via de leeromgeving kun je ook communiceren met je medestudenten en je docent.

Voorbereiding

Als je de lessen voorbereidt, haal je meer rendement uit de bijeenkomsten. Houd als richtlijn aan dat je ongeveer evenveel tijd bezig bent met de voorbereiding als de duur van de lestijd.

Klassikaal, e-learning of virtual classroom

Je kunt dit programma klassikaal volgen op een locatie naar keuze. Omdat je binnen een groep veel van elkaar leert, bieden we je een alternatieve locatie aan wanneer er voor jouw voorkeurslocatie onvoldoende aanmeldingen zijn.

Behoefte aan meer flexibiliteit? Met de lesvariant e-learning studeer je in je eigen tijd en in je eigen tempo op afstand. Je wordt online begeleid door een ervaren docent.

Voor de unieke combinatie van beide lesvarianten kies je voor virtual classroom. Hierbij volg je de lessen op vaste tijdstippen, met een docent én digitaal. Voor meer informatie over onze opleidingsvarianten, zie de pagina Opleidingsvarianten op onze website.

Programma

Bij het aantal lessen wordt uitgegaan van de avondvariant. Bij de dagvariant heb je altijd 2 lessen op dezelfde dag. In het programma komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Klantgerichte communicatie en ontvangst

(6 lessen)

• Persoonlijke uitstraling
• Houding, gedrag en stemgebruik
• Denken en werken vanuit de klant
• Professionele contactvaardigheden
• Telefoonetiquette
• Inzet van e-mail, chat en Skype in klantcontact
• Verdelen van aandacht; telefoon, bezoek aan balie en inkomende e-mails
• Luisteren, samenvatten en doorvragen
• Omgaan met lastige situaties en klachten
• Ontvangst van gasten
• Actief aandacht geven aan wachtende gasten

Correct Nederlands

(6 lessen)

• Basis grammatica
• Werkwoordstijden
• D’s en t’s
• ‘t Kofschip/fokschaap
• Voltooid deelwoord
• Samenstellingen
• Tussen-n en tussen-s
• Meervouden
• Hoofdletters
• Vele/velen, u/uw, hun/hen en grote/grootte

Plannen en organiseren

(4 lessen)

• Doelen bepalen
• Prioriteiten stellen
• Planning of draaiboek maken
• Locatie en catering regelen
• Afhandelen van het event

Notuleren

(6 lessen)

• Voorbereiding van de vergadering
• De rol van de notulist
• vergaderdoelen
• Verschillende verslagvormen en hun kenmerken
• Luistertechnieken
• Het maken en uitwerken van aantekeningen
• Actiepunten- en besluitenlijsten opstellen
• Een kernachtig verslag schrijven
• Notuleren en digitalisering
• Omgaan met vertrouwelijke stukken

Online werken en agendabeheer

(6 lessen)

• Online ondersteunen van het management
• Ontwikkelingen in het vakgebied van de supportprofessional
• Digitaal documentmanagement
• Online tools voor samenwerking
• Virtueel vergaderen
• E-mailetiquette
• Diverse agenda’s/mailboxen beheren
• Vergadercycli plannen, personen uitnodigen

Communicatieve vaardigheden

(4 lessen)

• Basisbegrippen communicatie
• Gesprekstechnieken
• Feedback geven en ontvangen
• Presenteren en vergaderen
• Telefonische, digitale en schriftelijke communicatie
• Communicatie bij conflicten

Diploma

De module Klantgerichte communicatie en ontvangst rond je af met een mondeling examen. De module Correct Nederlands sluit je af met een digitaal examen. De overige modules worden afgerond met een praktijkgerichte opdracht. Na succesvolle afronding van alle modules ontvang je het instituutsdiploma ‘Secretaresse’.

Op basis van dit Schoevers-diploma word je opgenomen in het Schoevers Kwaliteit Register. Een officieel register waarmee je aantoont dat je er een van Schoevers bent en over de juiste kwaliteiten beschikt. Door je te blijven ontwikkelen in je vak blijf je in het register ingeschreven. Dat biedt veel voordelen voor de toekomst. Zie voor meer informatie Schoevers Register.