Secretaresse van het Jaar 2019

De bosrijke omgeving van Papendal biedt een mooie, sportieve context voor de verkiezing van de Secretaresse van het Jaar. In de woorden van Jochem Schellens, de directeur van sportcentrum en congreshotel Papendal: “Wij zijn niet vies van een wedstrijdje!” Dat geldt ook voor de Nederlandse managementondersteuners, want we ontvingen enorm veel nominaties!

Middagprogramma

Maar voordat de strijd tussen de finalisten losbarst, is er eerst een leerzaam middagprogramma. De aanwezigen konden kiezen uit drie workshops en gaan enthousiast aan de slag. Docente Ilse Herbert geeft de workshop ‘De kracht van verbinding’. Ze legt uit dat dit onderwerp dicht grenst aan persoonlijk leiderschap. Om optimaal te kunnen verbinden is namelijk goede communicatie nodig. En goede communicatie begint met goed luisteren. Dat blijkt wel tijdens de eerste oefening, waarbij de deelnemers een ruimte in elkaars huis moeten tekenen op basis van een mondelinge beschrijving. Bij het bekijken van de resultaten wordt flink gelachen: de getekende ruimtes komen lang niet altijd overeen met de beschrijving. Goed luisteren blijkt dus echt een kunst te zijn. Ilse legt uit: “Als in een verhaal informatie ontbreekt, dan vul je die zelf aan op basis van wat jou logisch lijkt of wat past in de context. We zijn zo verschrikkelijk goed in tussen de regels door lezen, dat we niet meer doorhebben dat daar onze aandacht naartoe gaat, in plaats van naar wat er echt wordt gezegd.” Ze geeft aan dat als je goed wilt verbinden en misverstanden wilt voorkomen, je je hier heel erg van bewust moet zijn: “Vaak zijn we zo druk met luisteren naar wat er niét gezegd wordt, dat we niet horen wat er wél gezegd wordt.”

In de workshop van Gerda Pluijmert draait het ook om communicatie, maar dan het belang van goede, duidelijke schriftelijke communicatie. Tijdens de schrijfoefeningen is het muisstil in de zaal, zo geconcentreerd zijn de deelnemers op hun teksten. Vervolgens gaan ze in groepjes hun teksten nog verder verbeteren en finetunen. Gerda spoort haar publiek niet alleen aan om correct Nederlands te gebruiken, maar ook om te denken vanuit de lezer en te kiezen voor positief woordgebruik. En wat volgens haar ook heel belangrijk is: “Leer te schrappen. Gebruik niet onnodig veel woorden. Het mag allemaal wel wat directer. Maar houd wel in de gaten: kort is niet hetzelfde als kort door de bocht!”

De derde workshop gaat over digitaal verbinden. In een tijd waarin digitalisering een steeds belangrijkere rol gaat spelen in de werkzaamheden van de managementondersteuner, speelt goede kennis van technologie een sleutelrol. Hoe kan het werk handiger? Welke nieuwe tools kan ik gebruiken en welke zijn echt een investering van mijn tijd waard? Docente Vanessa Simons-Kelly spoort haar publiek niet alleen aan om nieuwe technieken, programma’s en apps uit te proberen, maar ook om het maximale te halen uit de applicaties die ze al gebruiken. Want daar valt vaak nog veel winst te behalen. Ze benoemt een aantal veelvoorkomende irritatiepunten uit het Microsoft Officepakket, die voor de aanwezigen een feest van herkenning zijn. Vervolgens komt ze met praktische tips en trucs om nog sneller en efficiënter met de software te kunnen werken. De reacties zijn zeer enthousiast. Vanessa vertelt na afloop: “Iedereen denkt dat ‘ie alles wel weet over de software waarmee zij of hij werkt. Dat geldt zeker voor ondersteuners die het werk al langere tijd doen. Maar altijd als ik zo’n training geef, hoor ik na ongeveer een kwartier iemand verrast uitroepen: ‘O, kan dat ook?’ Na afloop krijg ik ook regelmatig van deelnemers te horen dat ze wilden dat ze mijn training 10 jaar eerder hadden gevolgd!”

Ontmoeting in de hal

Terwijl de bezoekers van het middagprogramma genieten van een heerlijke maaltijd, stromen de gasten voor het avondprogramma binnen. Een van hen is Kelly Moerbeek, de winnares van 2017. Ze vindt het enig om er weer bij te zijn. “Het is zo’n prachtig jaar geweest! Het gaat in deze periode ook weer helemaal leven. Mensen in mijn netwerk zien op LinkedIn en op Facebook dat mijn verkiezing twee jaar geleden was en van hen krijg ik ook nu nog hele leuke reacties.” Toen zij Secretaresse van het Jaar werd, kreeg ze veel steun van haar voorgangster en die traditie heeft ze zelf ook voortgezet. “Het klikte heel goed met Jolanda, mijn opvolgster. We hebben gedurende haar jaar veel contact gehouden. Toen zij werd uitgenodigd om de gong te luiden om de beurs te openen, vroeg ze mij mee, dat was ontzettend leuk.” Ook in haar eigen familie heeft ze een mentorrol: “Mijn dochter doet inmiddels MBO Managementassistent. Net als ik vindt ze het leuk om dingen te regelen. Ze ziet zichzelf helemaal in die rol en vertelt vol trots op school dat haar moeder Secretaresse van het Jaar is geweest!”

Avondprogramma

Als iedereen binnen is, gaan de deuren van de grote zaal open. Ondanks de wedstrijd van Ajax en de enorme files op de A12 zijn bijna alle stoelen bezet. Presentator René Mioch trapt de avond af: “In mijn vak maak ik heel wat award-uitreikingen mee, maar bijna allemaal in het buitenland. In Nederland zijn we niet zo van de awards. En daarom is het zo fijn dat we nu een avond hebben waarop we zeggen: ‘Wat heb je dat ontzettend goed gedaan!’” Als eerste nodigt hij Schoevers-directeur Rob Rijbroek uit op het podium, die van de gelegenheid gebruikmaakt om zijn eigen assistent Petra in het zonnetje te zetten. Daarna legt hij de gedachte uit achter de verkiezing: “Zelf ben ik vooral op strategisch niveau bezig: wat wil Schoevers, waar gaan we naartoe. Dat betekent dat ik weinig tijd overhoud voor uitvoerende taken. Daarom probeer ik mensen om me heen te verzamelen die die taken van me kunnen overnemen.”

Daarna is het de beurt aan de directeur van Papendal om de aanwezige managementondersteuners te vertellen over zijn faciliteiten. Een slimme zet, want zij zijn ook steeds vaker verantwoordelijk voor het organiseren van events. Hij herinnert zijn luisteraars daarom nog eens extra aan de mooie, sportieve gedachte achter Papendal: “Door voor onze locatie te kiezen, sponsor je een van de Nederlandse topsporters!” Businesspartner Pimm Solutions neemt daarna het stokje over, met een informatieve video over het ontzorgende karakter van haar diensten.

De eerste gastspreker van de avond is André Bolhuis. André werd met het Nederlands herenhockeyelftal Europees kampioen en Wereldkampioen en is voorzitter van sportkoepel NOC*NSF. Hij weet het publiek onmiddellijk te boeien met de opmerking: “Wisten jullie dat 80% van de Nederlandse olympische medailles is gewonnen door vrouwen?” Zo’n statement valt bij dit publiek natuurlijk goed. Hij vervolgt zijn verhaal met vergelijkingen en voorbeelden uit de sportwereld, ondersteund door video’s met triomfantelijke sporters en glorieuze momenten. “Een sporter, zelfs een individuele sporter, kan nooit de top bereiken als hij geen teamplayer is. Alleen door samen te werken en de verbinding te zoeken, kom je tot maximale prestaties!” Met een blik op de finalisten vervolgt hij: “Waar één iemand wint, zijn er twee die niet winnen. Doe wat je kunt, haal het beste uit jezelf, dan ben je altijd een winnaar. En dat geldt voor jullie allemaal!”
Dit is een mooie aanleiding voor René Mioch om de finalisten voor te stellen: Emy van Meel, Renate Smidt en Alianne Ballemans. Ook kan het publiek kennismaken met de vakjury, die bestaat uit Dianne van de Rijt, manager Sales bij Schoevers, Leonie Schipperus, oprichter en CEO van Pimm® Solutions,
columnist en televisiepresentator Jort Kelder, Secretaresse van het Jaar 2018 Jolanda Maasakkers en Annelies Bessels, zelf managementondersteuner en daarnaast voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Directie- en managementondersteuners (NVD).

Voordat de kandidaten hun presentaties gaan houden voor het publiek, is er nog een momentje om Ellen Muller in het zonnetje te zetten. Zij wist uiteindelijk net de finale niet te behalen, maar krijgt van jurylid Jort Kelder een prachtige bos bloemen als eerbetoon aan de 50 jaar die zij inmiddels in het vak zit.

De presentaties

Tijdens de finale houden de 3 overgebleven kandidaten een presentatie voor het publiek en de vakjury. Emy van Meel trapt af. Zij vertelt dat ze als ondersteuner een soort ‘verlengstuk’ is van haar manager, die achter de schermen van alles regelt. Dat doet ze dan ook als een echte duizendpoot: “Complexe taken? Geef ze maar aan mij! Echt, hoe meer vragen ik krijg, hoe leuker ik het vind. En als ik iets niet weet? Dan zoek ik het wel uit!” Ze geeft aan dat het voor een professional noodzakelijk is om te blijven leren en zich te ontwikkelen: “Je moet veranderen om jezelf te blijven.”

Na een aantal vragen van de vakjury is het de beurt aan Renate Smidt. Zij gaat in op de veranderende rol van de managementondersteuner: “Vroeger speelde de ondersteuner vooral een rol op de achtergrond. Tegenwoordig ben je juist veel meer de spin in het web.” Haar belangrijkste taak is ervoor te zorgen dat haar manager zich kan focussen op wat hij moet doen. Dat betekent dat ze veel moet regelen en overnemen. Volgens haar is het daarbij vooral belangrijk dat je als ondersteuner stevig in je schoenen staat. Op de vraag of zij denkt dat het beroep van secretaresse gaat verdwijnen antwoordt ze stellig: “Dat gaat niet gebeuren!”

Als laatste is Alianne Ballemans aan de beurt. Zij geeft aan hoe diep haar liefde voor het vak zit: “Plannen en organiseren zit in mijn bloed, daar word ik heel gelukkig van. Ik sta pas echt in mijn kracht als ik heel veel dingen mag regelen.” Zij ziet zichzelf zeker als een spil in de organisatie: “Door mijn inzet zijn mijn collega’s goed geïnformeerd en voelen zij zich meer met elkaar verbonden.”

Mentale sportschool

De presentatie van Irene van Gameren en Robbert van Opstal is één grote sportmetafoor. Deze begint met een warming-up voor de hele zaal, waar iedereen enthousiast aan meedoet. Daarna presenteren ze het einddoel: succes. Als je iets wilt, zul je een doel moeten hebben. Wat wil je bereiken? Dit verschilt voor iedereen, wat ook blijkt als hij deze vraag aan de 3 finalisten stelt. Voor Emy is het doel “geluk, gezondheid en genieten”, Renate gaat voor “persoonlijke groei” en Alianne is pas gelukkig als ze “goed in haar vel zit”.

Volgens Irene en Robbert is verbinding vooral ‘contact maken’. Een belangrijke factor daarbij is oogcontact, omdat dit het contact heel menselijk maakt. Ze dagen de aanwezigen uit om elkaar in tweetallen een minuut lang in de ogen te kijken, zonder te spreken. Eerst wordt er nog even gegiecheld, maar al snel heerst er een intense stilte in de zaal. Als de minuut voorbij is, mogen mensen vertellen wat het oogcontact met ze heeft gedaan. Veel mensen geven aan dat ze er heel rustig van werden en dat er een intense verbinding werd opgebouwd. In de woorden van een van de gasten: “Ik dacht bij mezelf, ik ken je niet, maar ik vind je een fijn mens!”

Verbinden lukt niet altijd, leggen Irene en Robbert uit. Dit heeft te maken met je karakter. En daarbij leggen ze gelijk uit: je karakter is niet wie je bént, maar wat je doét. Iedereen is anders en iedere karakterstijl vraagt om een andere benadering. Aan de hand van voorbeelden introduceren ze de 7 karakterstijlen: analyticus, sociale, topman/-vrouw, leider, redder, regelaar en loyalist. Als je weet wat iemands favoriete karakterstijl is, weet je wat haar of hem beweegt en wordt het makkelijker om verbinding te maken. Aan het einde van hun presentatie geven ze daarom een aantal handige tips om verbinding te maken met de verschillende typen karakters.

De uitreiking

Terwijl het publiek de workout van de mentale sportschool volgt, neemt de jury de presentaties van de finalisten door en kijkt nog een keer goed naar de cv’s. Na de cooling down roept juryvoorzitter Dianne van de Rijt de dames naar voren op het podium. Ze prijst de vakkundige prestatie van Emy en het zorgzame karakter van Alianne, maar geeft aan dat de jury ondanks die geweldige eigenschappen toch heeft gekozen voor Renate, vanwege haar vakkennis en haar blik op de toekomst. Renate ontvangt uit handen van Dianne een opleidingscheque ter waarde van € 2.500,- en de trofee waar het allemaal om te doen was. Zij mag zich vanaf nu een jaar lang Secretaresse van het Jaar noemen.