Let’s connect!

“Natuurlijk kijk ik vooruit naar de toekomst. Ik wil dat supportprofessionals zich veel bewuster worden van de mogelijkheden van de digitalisering. Maar wat er straks juist nodig zal zijn, is een verbindende factor. En dat is precies een rol die de secretaresse kan vervullen.” Dat waren mijn woorden tijdens de Secretaresse van het Jaar-verkiezing af. Graag vertel ik je hoe ik die verbindende factor zie.

Verbinding in de functie

Een deel van onze traditionele taken wordt overgenomen door computers. Persoonlijk ben ik daar heel blij om. Ik ben dan ook een groot voorstander van digitalisering en geloof absoluut niet dat ons vak overgenomen gaat worden door computers. Wij kunnen immers iedere dag een stapje extra zetten om zo het verschil te maken. Het takenpakket van een secretaresse bestaat niet alleen meer uit het beheren van de mailbox en het maken van afspraken. Wij mogen actief meedenken en pakken zelfstandig projecten op. Hierdoor zijn wij inhoudelijk veel meer betrokken, waardoor wij de verbinding tussen personen en projecten kunnen maken.

Verbinding met anderen

Voor een goede werksfeer vind ik persoonlijk contact belangrijk. Als het druk is, dan heb ik snel de neiging om personen te mailen in plaats van te bellen onder het mom dat dat sneller gaat. Ik zet vervolgens mijn mail in wachten op en ik ga verder met de volgende taak. De taak gaat dus helemaal niet sneller. Het kan zelfs zijn dat ik geen reactie ontvang, waardoor ik nogmaals actie moet ondernemen. Helemaal niet handig, niet sneller en niet goed voor de onderlinge relatie.
Intern probeer ik zo veel mogelijk naar collega’s toe te stappen. Mocht ik op een andere locatie zijn dan mijn collega, dan bel ik even op om het contact warm te houden en de taak te bespreken.
Hetzelfde geldt voor externe contactpersonen. Ik bel die persoon het liefste op om het een en ander te bespreken of iets te organiseren. Naderhand stuur ik dan een korte bevestiging van het gesprek op. Zo bouw ik een onderlinge relatie op, gaat de taak sneller en heeft iedereen achteraf zwart-op-wit wat er besproken is. Superhandig!

Verbinding via een online samenwerkingsprogramma 

Om mensen met elkaar te verbinden vanaf verschillende locaties is een goed online samenwerkingsprogramma nodig. Ik heb mijn collega’s enthousiast gemaakt over Microsoft Teams door onder andere bedrijfsbrede presentaties te organiseren.  Door gebruik te maken van een online samenwerkingsprogramma maakt het niet meer uit vanuit welke locatie je werkt; je kunt je werkzaamheden vanaf iedere locatie uitvoeren. Je werkt dan online aan je persoonlijke takenlijst of project en bewaakt zelf de voortgang. Bij vergaderingen blijft het persoonlijke aspect behouden door de camerafunctie die automatisch start. De online vergaderingen kunnen opgenomen worden en acties voeg je makkelijk toe aan hetzelfde bestand. Veel online programma’s hebben ook een app, waardoor je echt overal en altijd bij jouw informatie kunt. In het kader van Het Nieuwe Werken: beschouw een goed online samenwerkingsprogramma als jouw persoonlijke online werkplek.

Verbinding via social media

Social media is hot, maar waarom eigenlijk? Men is via social media vrij makkelijk benaderbaar, waardoor een gesprek snel tot stand kan komen. Zelf gebruik ik actief LinkedIn om verschillende redenen: de naamsbekendheid van mijn werkgever vergroten, mijn netwerk opbouwen en onderhouden, het volgen van ontwikkelingen op de markt en binnen ons vakgebied.
Er zijn al veel samenwerkingen door LinkedIn tot stand gekomen dankzij de korte lijntjes die dit medium heeft. Door actief te reageren op content van (partner)bedrijven onderhoud je jouw netwerk en groeit de naamsbekendheid van jouw werkgever. Twee vliegen in één klap dus. Op LinkedIn worden veel nieuwe ontwikkelingen gedeeld, een mooie kans om hier op deze luchtige manier mee in aanraking te komen. Wat ik heel interessant vind zijn de blogs/tips/vlogs van vakgenoten. Niet alleen de inhoud is interessant, maar hierdoor breid ik mijn netwerk nog verder uit met secretaresses/officesmanagers/personal assistants/virtual assistants, enzovoort.  Iedereen heeft zijn eigen manier van werken ontwikkeld en het is ontzettend interessant om te leren van ervaringen van mensen uit hetzelfde vakgebied. Laten we elkaar als vakgenoten versterken #letsconnect.

Brochure deeltijdopleidingen

Op je gemak alle deeltijdopleidingen bekijken? Vraag dan onze brochure aan.

Heb je vragen of wil je graag persoonlijk opleidingsadvies?

Neem dan contact met ons op

 ​     035 - 7 506 140
      06 - 10 454 608
     Stuur bericht