Past werken als Virtual Assistant bij mij?

Zit je erover te denken om voor jezelf te beginnen als Virtual Assistant? Maar twijfel je nog of het bij je past? Ontdek in deze blog of deze baan wat voor jou is.

Wat doe je als Virtual Assistant?

Als Virtual Assistant ondersteun je ondernemers op afstand. Je pakt allerlei taken op, zoals events plannen, facturen versturen of de website van je klant bijhouden. Dit doe je op freelancebasis, vanuit je huis of eigen kantoor. Zo kun je zelf je tijd indelen, je klanten kiezen én je tarieven bepalen. Het is veelzijdig werk, omdat je ondersteunende taken combineert met je eigen ondernemerschap. 

Personal Assistant/Virtual Assistant Floor Schliekelmann vertelt: “Eigenlijk doe ik alles wat online kan. De basis is inbox- en agendabeheer, administratie, vluchten boeken, maar soms ook privétaken zoals restaurants reserveren. En voor een event heb ik bijvoorbeeld de marketing gedaan, e-mails, automatische e-mails instellen. Doordat ik dit soort tijdrovende taken overneem, kan de opdrachtgever doen waar die echt goed in is.”

In je werk krijg je veel te maken met belangrijke én vertrouwelijke informatie. Hierdoor word je ook een soort sparringpartner op afstand. Floor merkt dat in ieder geval wel: “Klanten bellen mij ook weleens om stoom af te blazen, of om hun frustratie te uiten. Soms zie ik een mail binnenkomen in de inbox van de klant waarvan ik weet: die gaat mij zo bellen om hierover te sparren.”

Meer weten over wat je als VA allemaal doet? Lees ook ons artikel ‘Wat voor taken heb je als Virtual Assistant (VA)?’

Hoe word ik Virtual Assistant?

Hoe je Virtual Assistant wordt? Door je in te schrijven bij de KvK en gewoon te beginnen! Natuurlijk heb je wel een ondersteunende achtergrond nodig, zodat je begrijpt wat het werk inhoudt. Bijvoorbeeld een Schoevers-opleiding Virtual Assistant (VA) of een andere Schoevers-opleiding. Of ervaring als supportprofessional in organisaties, aangevuld met VA-specifieke kennis over ondernemerschap (bijvoorbeeld via de opleiding Ondernemerschap voor de Virtual Assistant).

Floor kwam zelf bij toeval terecht in het supportprofessionalvak. De functie van Personal Assistant bleek haar goed te liggen. Daarom ging ze werken bij een online assistant-bureau. “In het begin heb ik daar zoveel fouten gemaakt en ben ik zo hard op mijn bek gegaan. Dat heeft me gebracht waar ik nu ben. Op een gegeven moment dacht ik: nu weet ik genoeg om voor mezelf te beginnen.”

Virtual Assistant Linda de Jong werkte na haar Schoevers-opleiding HBO Associate degree Officemanagement eerst fulltime op kantoor. Na een paar jaar deed ze een VA-opleiding en begon naast haar vaste baan met VA-klussen. Al vrij snel kreeg ze veel aanvragen en opdrachten. “Dat werd wel druk naast een baan,” vertelt Linda. “Uiteindelijk liep het zo goed, dat ik heb besloten mijn baan op te zeggen.”

Hoe bepaal ik mijn werkwijze als Virtual Assistant?

Als Virtual Assistant ben je je eigen baas. Je kunt dus helemaal zelf je werkwijze kiezen. Floor werkt bijvoorbeeld met abonnementen: “Klanten nemen abonnementen bij me af, van 20 tot 40 uur werk per maand. Als ik zie dat ze tegen het einde van hun abonnement aanlopen, dan vraag ik of ze willen dat ik doorga of dat ik mijn werkzaamheden moet stilleggen.”

Linda: “In het begin was het wel even zoeken naar een fijne workflow. Ik heb nu met mijn opdrachtgevers afgesproken dat zij elke maandag doorgeven wat er die week gedaan moet worden. De acties die moeten plaatsvinden deel ik vervolgens voor mezelf in. Spoedjes pak ik tussendoor natuurlijk ook gewoon op.”

Hoe deel ik mijn dag in als Virtual Assistant?

’s Ochtends vroeg beginnen en dan vroeg klaar zijn, of juist andersom: zelf je dag indelen is een groot pluspunt van het vak. Je kunt dus doen wat bij je past – hoewel je wel altijd rekening houdt met de werktijden van de klant. Als jij alleen in de avonduren werkt, is het een stuk lastiger om te schakelen dan wanneer je overdag bereikbaar bent.

Virtual Assistant Melissa Köhler-van der Hulst pakt het als volgt aan. “Ik begin mijn dag met het bekijken van mijn mailbox en die van mijn klanten om te zien wat er ligt qua werk. Dan maak ik een indeling voor die dag. Meestal werk ik van 9 uur tot 17.30 uur. Ik pas me aan de werktijden van de mensen met wie ik samenwerk aan. Maar ik kan natuurlijk ook ’s avonds werken als ik dat wil.”

Linda: “Soms ben ik de hele ochtend met de paarden bezig, ga ik in de middag werken en werk ik in de avond door. Zo deel ik mijn werk in op basis van mijn privésituatie.”

Floor: “Ik start wel vaak rond 9 uur. Vaak ga ik tussendoor sporten, dus dan ben ik anderhalf uur uit de lucht en dan werk ik weer wat langer door, tot ongeveer 19.00 uur. Maar ik heb soms ook dagen dat ik maar drie uurtjes werk. Dus dat verschilt echt elke dag.”

Ben ik geschikt als Virtual Assistent?

Een goede Virtual Assistant is in de eerste plaats een goede supportprofessional: ondersteunend, proactief en communicatief vaardig. Deze laatste vaardigheid is extra belangrijk, omdat je niet meer samen op kantoor zit, en je dus extra duidelijk moet zijn over deadlines, benodigde input en werkwijzen.

Maar volgens Floor is empathie de belangrijkste eigenschap van een goede VA. “Je moet je inleven in je klanten, anders kun je niet optimaal ontzorgen. Als je bijvoorbeeld ziet dat de klant een volgeboekte agenda heeft, kun je bijvoorbeeld voorstellen dat je een minder belangrijke afspraak verzet. Dan laat je echt weten dat je iemand ziet.”

Daarnaast ben je een ondernemer: avontuurlijk ingesteld, je prefereert flexibiliteit boven vastigheid en vaart graag je eigen koers. Je bent zelfstandig en kunt jezelf goed motiveren.

Dit maakt dat deze functie niet voor iedereen is, stelt Floor. “Sommige mensen zijn gewoon niet ondersteunend. En ondernemen is ook niet voor iedereen. Het is veel onzekerder dan loondienst. Maar dat is persoonsgebonden: ik zie mezelf niet zo snel meer voor een werkgever werken. Als ik mensen hoor over ‘ik heb nog een x aantal vakantiedagen’, dan krijg ik al kriebels. Het is niet zo dat ik om de haverklap vakantie neem, want dat doe ik juist minder dan de meeste mensen – het is meer het gevoel.”

Virtual Assistant worden

Ben jij nu overtuigd dat werken als Virtual Assistant wat voor jou is? Bij Schoevers vind je verschillende opleidingen en trainingen waarmee je jezelf ontwikkelt tot Virtual Assistant. We hebben zowel aanbod dat is gericht op ervaren supportprofessionals die nu voor zichzelf willen beginnen, als voor mensen die eerder in een ander vakgebied werkten. 

In de opleiding Virtual Assistant (VA) leer je in zes maanden de basis van het vak. Je ontdekt wat er allemaal komt kijken bij werken op afstand en leert omgaan met de verschillende systemen die je hiervoor nodig hebt. In het tweede deel van de opleiding ontdek je wat je moet doen om als zelfstandig Virtual Assistant te kunnen werken. Waar moet je allemaal op letten? Hoe haal je opdrachten binnen?

Heb jij de werkzaamheden van de Virtual Assistant al onder de knie, maar wil je nog leren hoe je als Virtual Assistant voor jezelf begint? Na de opleiding Ondernemerschap voor de Virtual Assistant ben jij er klaar voor om als online dienstverlener aan de slag te gaan. Je focust je in deze opleiding drie maanden lang op zaken als personal branding, het opzetten van een ondernemersplan en jezelf promoten en opdrachten binnenhalen. Hierdoor krijg jij de skills én het zelfvertrouwen om zelfstandig aan de slag te gaan.

Heb je nog vragen over deze opleidingen? Bel ons op 035 − 7 506 140 of stel ze online. Onze opleidingsadviseurs vertellen je graag meer.