Werken als Virtual Assistant: past deze baan bij jou?

Droom je er wel eens van om een eigen bedrijf te beginnen als Virtual Assistant, maar ben je er nog niet helemaal zeker van of de baan wel bij je past? Ontdek in deze blog of een carrière als zelfstandig VA wat voor jou is.

Wat doet een Virtual Assistant?

Als Virtual Assistant ondersteun je ondernemers op afstand. Je pakt allerlei taken op zoals events plannen, facturen versturen of de website van je klant bijhouden. Dit doe je op freelancebasis, vanuit je huis of eigen kantoor. Zo kun je zelf je tijd indelen, je klanten kiezen én je tarieven bepalen. Het is veelzijdig werk, omdat je ondersteunende taken combineert met je eigen ondernemerschap.

Personal Assistant/Virtual Assistant Floor Schliekelmann vertelt: “Eigenlijk doe ik alles wat online kan. De basis is inbox- en agendabeheer, administratie, vluchten boeken, maar soms ook privétaken zoals restaurants reserveren. En voor een event heb ik bijvoorbeeld de marketing gedaan, e-mails, automatische e-mails instellen. Doordat ik dit soort tijdrovende taken overneem, kan de opdrachtgever doen waar die echt goed in is.” In je werk krijg je veel te maken met belangrijke én vertrouwelijke informatie. Hierdoor word je ook een soort sparringpartner op afstand. Floor merkt dat in ieder geval wel: “Klanten bellen mij ook weleens om stoom af te blazen, of om hun frustratie te uiten. Soms zie ik een mail binnenkomen in de inbox van de klant waarvan ik weet: die gaat mij zo bellen om hierover te sparren.”

Meer weten over wat je als VA allemaal doet? Lees ook ons artikel ‘Wat doet een Virtual Assistant?’

Hoe word je Virtual Assistant?

Hoe je Virtual Assistant wordt? Door je in te schrijven bij de KvK en gewoon te beginnen! Natuurlijk heb je wel een ondersteunende achtergrond nodig, zodat je begrijpt wat het werk inhoudt. Bijvoorbeeld de Schoevers-opleiding Virtual Assistant (VA) of een andere Schoevers-opleiding. Of ervaring als supportprofessional in organisaties, aangevuld met VA-specifieke kennis over ondernemerschap (bijvoorbeeld via de opleiding Ondernemerschap voor de Virtual Assistant).

Floor kwam zelf bij toeval terecht in het supportprofessionalvak. De functie van Personal Assistant bleek haar goed te liggen. Daarom ging ze werken bij een online assistant-bureau. “In het begin heb ik daar zoveel fouten gemaakt en ben ik zo hard op mijn bek gegaan. Dat heeft me gebracht waar ik nu ben. Op een gegeven moment dacht ik: nu weet ik genoeg om voor mezelf te beginnen.”

Virtual Assistant Linda de Jong werkte na haar Schoevers-opleiding HBO Associate degree Officemanagement eerst fulltime op kantoor. Na een paar jaar deed ze een VA-opleiding en begon naast haar vaste baan met VA-klussen. Al vrij snel kreeg ze veel aanvragen en opdrachten. “Dat werd wel druk naast een baan,” vertelt Linda. “Uiteindelijk liep het zo goed, dat ik heb besloten mijn baan op te zeggen.”

Hoe bepaal ik mijn werkwijze als Virtual Assistant?

Als Virtual Assistant ben je je eigen baas. Je kunt dus helemaal zelf je werkwijze kiezen. Floor werkt bijvoorbeeld met abonnementen: “Klanten nemen abonnementen bij me af, van 20 tot 40 uur werk per maand. Als ik zie dat ze tegen het einde van hun abonnement aanlopen, dan vraag ik of ze willen dat ik doorga of dat ik mijn werkzaamheden moet stilleggen.”

Linda: “In het begin was het wel even zoeken naar een fijne workflow. Ik heb nu met mijn opdrachtgevers afgesproken dat zij elke maandag doorgeven wat er die week gedaan moet worden. De acties die moeten plaatsvinden deel ik vervolgens voor mezelf in. Spoedjes pak ik tussendoor natuurlijk ook gewoon op.”

Hoe deel ik mijn dag in als Virtual Assistant?

’s Ochtends vroeg beginnen en dan vroeg klaar zijn, of juist andersom: zelf je dag indelen is een groot pluspunt van het vak. Je kunt dus doen wat bij je past – hoewel je wel altijd rekening houdt met de werktijden van de klant. Als jij alleen in de avonduren werkt, is het een stuk lastiger om te schakelen dan wanneer je overdag bereikbaar bent.

Virtual Assistant Melissa Köhler-van der Hulst pakt het als volgt aan. “Ik begin mijn dag met het bekijken van mijn mailbox en die van mijn klanten om te zien wat er ligt qua werk. Dan maak ik een indeling voor die dag. Meestal werk ik van 9 uur tot 17.30 uur. Ik pas me aan de werktijden van de mensen met wie ik samenwerk aan. Maar ik kan natuurlijk ook ’s avonds werken als ik dat wil.”

Linda: “Soms ben ik de hele ochtend met de paarden bezig, ga ik in de middag werken en werk ik in de avond door. Zo deel ik mijn werk in op basis van mijn privésituatie.”

Floor: “Ik start wel vaak rond 9 uur. Vaak ga ik tussendoor sporten, dus dan ben ik anderhalf uur uit de lucht en dan werk ik weer wat langer door, tot ongeveer 19.00 uur. Maar ik heb soms ook dagen dat ik maar drie uurtjes werk. Dus dat verschilt echt elke dag.”

Ben ik geschikt als Virtual Assistant?

Een goede Virtual Assistant is in de eerste plaats een goede supportprofessional: ondersteunend, proactief en communicatief vaardig. Deze laatste vaardigheid is extra belangrijk, omdat je niet meer samen op kantoor zit en je dus extra duidelijk moet zijn over deadlines, benodigde input en werkwijzen.

Maar volgens Floor is empathie de belangrijkste eigenschap van een goede VA. “Je moet je inleven in je klanten, anders kun je niet optimaal ontzorgen. Als je bijvoorbeeld ziet dat de klant een volgeboekte agenda heeft, kun je bijvoorbeeld voorstellen dat je een minder belangrijke afspraak verzet. Dan laat je echt weten dat je iemand ziet.”

Daarnaast ben je een ondernemer: avontuurlijk ingesteld, je prefereert flexibiliteit boven vastigheid en vaart graag je eigen koers. Je bent zelfstandig en kunt jezelf goed motiveren.

Dit maakt dat deze functie niet voor iedereen is, stelt Floor. “Sommige mensen zijn gewoon niet ondersteunend. En ondernemen is ook niet voor iedereen. Het is veel onzekerder dan loondienst. Maar dat is persoonsgebonden: ik zie mezelf niet zo snel meer voor een werkgever werken. Als ik mensen hoor over ‘ik heb nog een x aantal vakantiedagen’, dan krijg ik al kriebels. Het is niet zo dat ik om de haverklap vakantie neem, want dat doe ik juist minder dan de meeste mensen – het is meer het gevoel.”

Gratis E-zine: jouw ultieme gids naar een carrière als VA

Op zoek naar meer inspiratie over een carrière als Virtual Assistant? Download het gratis E-zine Supportprofessional en eigen baas, zo word je Virtual Assistant!. In dit digitale magazine ontdek je alles over een baan als Virtual Assistant, inclusief waardevolle tips & tricks en persoonlijke verhalen van succesvolle VA’s.

Word een Virtual Assistant van Schoevers

Wil jij straks met je eigen onderneming je klanten op de beste manier ondersteunen? Met jouw Schoevers VA-diploma laat je zien dat je meer waard bent! Bij Schoevers kun je verschillende opleidingen en korte modules volgen om als VA een stevige basis te ontwikkelen, of om bepaalde skills en kennis bij te spijkeren. In september gaan onze opleidingen weer van start! Zorg jij ervoor dat je er ook bij zit?