De skills die elke supportprofessional nodig heeft

Als supportprofessional ben je de spin in het web van je organisatie. Dat betekent dat je van veel verschillende markten thuis moet zijn. Bekijk hier een aantal belangrijke skills voor supportprofessionals en hoe dit terugkomt in het werk van Personal Assistant Jane Booij.

Prioriteiten stellen

Als supportprofessional ben je vaak verantwoordelijk voor planningen en de agenda van een of meerdere managers. Dat betekent dat jij vaak moet bepalen wat belangrijk genoeg is om vandaag gedaan te worden – en wat nog wel even kan blijven liggen. Maar hoe bepaal je wat prioriteit heeft?

“Dat is een mix tussen er gevoel voor hebben en weten wat er speelt,” stelt Jane. Met andere woorden, je wordt er beter in naarmate je meer over je organisatie weet. Als Jane er een weekje niet is, worden dingen ook minder goed opgepakt. “Ik weet natuurlijk wat er speelt en waar de gevoeligheid ligt, waar de focus op ligt, wat belangrijk is. Als ik er niet ben, mist net even die fijngevoeligheid.”

Flexibiliteit

Wie verantwoordelijk is voor de agenda, moet behoorlijk flexibel zijn. Plannen veranderen, er schuift ineens een belangrijk project tussen, of je wordt ’s avonds gebeld voor een spoedje. Als supportprofessional kijk je altijd vooruit en maak je een planning, maar je houdt er ook altijd rekening mee dat die nog kan veranderen.

Jane wordt niet vaak buiten werktijd gebeld, maar ze houdt er rekening mee dat het kán gebeuren. “Ik heb liever dat, dan dat ik er de volgende dag achter kom en dat het dan helemaal geëscaleerd is en ik er dan juist meer werk aan heb.”

Goed kunnen organiseren

Een andere belangrijke skill van de supportprofessional is organiseren. Jij zorgt ervoor dat de hele planning op rolletjes loopt en dat er gebeurt wat moet gebeuren. Jane: “Er zijn best wel wat trucjes omtrent organiseren of agendabeheer, maar je moet er ook echt gevoel bij hebben. Zo moet je wel snappen dat je tussen twee afspraken genoeg tijd moet plannen om van A naar B te komen.”

Verantwoordelijkheid nemen

Je hebt als supportprofessional dus veel verschillende verantwoordelijkheden. Jij moet immers werkzaamheden proactief in gang zetten en acties ondernemen als het nodig is. Daar is veel gevoel van eigenaarschap voor nodig. Jane: “Dat is heel belangrijk in deze functie. Als je dat niet hebt, kan dat lastig zijn voor een werkgever. Bij mij zelf is dat verantwoordelijkheidsgevoel enorm – misschien wel een beetje té. Ik rust niet tot iets perfect is.”

Jane heeft nog eens extra veel verantwoordelijkheid: doordat ze de eigenaar van de organisatie ondersteunt, is ze eigenlijk ook een vertrouwenspersoon van de organisatie. Mensen komen snel naar haar toe als ze ergens mee zitten. Zou iedere supportprofessional die verantwoordelijkheid moeten kunnen nemen? “Om verder te komen en jezelf te ontwikkelen, is dit wel belangrijk,” stelt Jane. “Zo kun je jezelf onderscheiden.”

Op zoek naar meer controle in je werk?

Verlang jij naar meer controle over je werk en ben je op zoek naar een solide basis die jou helpt om steviger in je schoenen te staan in je functie? Met een Schoevers-opleiding zoals de Kort HBO Officemanagement of de HBO Associate degree Officemanagement vergaar jij het inzicht en de diepgaande kennis waarmee jij als supportprofessional op HBO-niveau kunt functioneren.

Heb je vragen of kun je wel wat hulp gebruiken bij het maken van je ontwikkelplan? Meld je geheel vrijblijvend aan voor een persoonlijk adviesgesprek. Onze opleidingsadviseurs helpen je graag bij het kiezen van de opleiding die bij je past.