In 7 stappen een event plannen als supportprofessional

Je hebt als supportprofessional vast weleens iets geregeld rondom een evenement, van het plannen van een vergadering met externen tot het organiseren van een teamuitje. Zulke momenten vragen om overzicht, flexibiliteit én organisatietalent. Jij bent vaak degene die ervoor zorgt dat alles klopt. Niet zomaar omdat het moet, maar omdat je weet hoe belangrijk beleving en verbinding zijn. In deze blog lees je hoe je in 7 stappen een succesvol evenement opzet, met praktische tips die je sterker maken in je rol als organisator. 

Jouw rol als supportprofessional bij events 

Als supportprofessional ben jij de schakel tussen idee en uitvoering. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt dat alles en iedereen op het juiste moment op de juiste plek is. Je werkt samen met collega’s, leveranciers en soms ook met externe partners. Denk aan taken als: 

• Het opstellen van een projectplan of draaiboek 
• Budgetbeheer en onderhandelen met leveranciers 
• Locaties scouten en reserveren 
• Coördineren van catering, techniek en logistiek 
• Uitnodigingen versturen en de gastenlijst beheren 
• Aansturen op de dag zelf 
• Evalueren en opvolgen na afloop 

Met jouw organisatietalent, oog voor detail en probleemoplossend vermogen ben jij onmisbaar voor het succes van elk event. 

De 7 stappen voor een succesvol evenement 

Stap 1 – Bepaal het doel en de doelgroep 

Wat wil je bereiken met het event, en voor wie organiseer je het?  Hoe beter je het doel en de doelgroep scherp hebt, hoe gerichter je keuzes maakt voor locatie, sfeer en communicatie. 

Veelvoorkomende soorten evenementen: 

• Interne events: teambuildingdagen, afdelingsuitjes, jubileumvieringen 
• Zakelijke bijeenkomsten: vergaderingen, seminars, productlanceringen 
• Klantgerichte events: VIP-diners, open dagen, netwerkborrels 
• Beurzen en exposities: standorganisatie, materiaalbeheer, logistiek 
• Online of hybride events: webinars, livestreams of combinaties daarvan 

Elk type vraagt om een andere aanpak. Jij schakelt als supportprofessional moeiteloos tussen deze vormen en zorgt ervoor dat alles klopt, van uitnodiging tot afsluiting.  
 
Praktijktip: Plan een brainstorm met de belangrijkste betrokkenen. Gebruik de 5W+H-methode (Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe) om niets over het hoofd te zien. 

Stap 2 – Stel een projectplan en budget op 

Een goed plan is de basis. Leg de planning, verantwoordelijkheden en het budget vast. Denk aan locatiekosten, catering, techniek en personele inzet. 

Praktijktip: Gebruik een projectmanagementtool zoals Trello of Asana. Ze hebben een gratis versie waarmee je overzichtelijk werkt én taken eenvoudig kunt verdelen. 

Stap 3 – Kies en boek een passende locatie 

De locatie bepaalt de sfeer én het gemak voor je gasten. Let op bereikbaarheid, capaciteit, technische voorzieningen en uitstraling. 

Praktijktip: Bezoek de locatie altijd vooraf. Zo kun je de ruimte beter inschatten en weet je precies wat je kunt verwachten. 

Stap 4 – Regel logistiek en leveranciers 

Denk aan catering, decoratie, techniek, vervoer en eventueel overnachtingen. Maak duidelijke afspraken met leveranciers over leveringstijden en verwachtingen. 

Praktijktip: Maak een overzicht met alle leveranciers, contactpersonen en deadlines. Zo houd je grip én voorkom je verrassingen. 

Stap 5 – Communiceer met je doelgroep 

Een goed event verdient zichtbaarheid. Bepaal hoe je je doelgroep uitnodigt en informeert: via mail, social media of persoonlijk. 

Praktijktip: Gebruik een tool als Mailchimp voor het versturen van uitnodigingen. Naast een betaalde versie is er ook een gratis variant beschikbaar. Hiermee kun je eenvoudig opvolgen, herinneren en achteraf bedanken. 

Stap 6 – Bereid de uitvoering tot in de puntjes voor 

Werk een draaiboek uit. Wie doet wat, wanneer en hoe? Zorg dat iedereen goed geïnstrueerd is, zodat je op de dag zelf het overzicht bewaart. 

Praktijktip: Organiseer een korte briefing vooraf. Zo weet iedereen precies wat er van hen verwacht wordt en werk je met meer rust. 

Stap 7 – Evalueer en volg op 

Na afloop is het tijd om terug te kijken. Wat ging goed? Wat kan beter? Verzamel feedback van deelnemers én betrokkenen. 

Praktijktip: Stuur direct na afloop een bedankmail met eventueel een korte vragenlijst. Dit toont betrokkenheid én levert waardevolle inzichten op. 

Wil je je verder verdiepen in eventorganisatie? 

Met de juiste kennis en tools word jij nóg sterker in je rol als eventorganisator. Bij Schoevers bieden we opleidingen die perfect passen bij supportprofessionals die zich willen ontwikkelen in eventmanagement: 

• HBO Programma Event- en Projectmanagement: leer hoe jij professionele evenementen en projecten van begin tot eind organiseert. Je ontwikkelt skills in planning, communicatie, budgetbeheer en stakeholdermanagement, zodat je met meer zelfvertrouwen een leidende rol kunt pakken. 
• MBO Eventmanagement: leer stap voor stap hoe je een succesvol event opzet en uitvoert. Je ontdekt hoe je een draaiboek maakt, slim samenwerkt met leveranciers en zorgt voor een strak georganiseerde uitvoering. 
• Training Event Planner: ga direct aan de slag met alles wat komt kijken bij het organiseren van een event. Je oefent met realistische situaties en gaat naar huis met concrete tools die je meteen kunt toepassen in je werk. 

Met deze opleidingen ontwikkel je niet alleen je vaardigheden, maar ook je zelfvertrouwen, je zichtbaarheid en je waarde op de werkvloer. 

Klaar om jouw eventskills te versterken? 

Als supportprofessional ben jij vaak degene die de touwtjes stevig in handen houdt bij het organiseren van een evenement. Wil je je verder verdiepen in eventmanagement en met nog meer vertrouwen en expertise je rol pakken binnen de organisatie? 

Bekijk dan onze opleidingen in eventmanagement  of neem contact met ons op voor persoonlijk advies – we helpen je graag bij het maken van de volgende stap in jouw professionele ontwikkeling. 

Wil je daarnaast inspiratie opdoen en van dichtbij ervaren hoe een professioneel georganiseerd event eruitziet? Bezoek dan het Schoevers Leerfestival voor de supportprofessional. Je ontmoet vakgenoten, volgt inspirerende sessies en gaat gegarandeerd naar huis met nieuwe inzichten en energie.