Zo krijg je meer voor elkaar: 7 tips om je communicatieve vaardigheden te verbeteren.

Dit scenario is slechts één van de vele dagelijkse uitdagingen waarmee jij als supportprofessional wordt geconfronteerd. De manier waarop je op dit soort situaties reageert, kan bepalend zijn voor zowel de werkrelatie met je collega’s als jouw eigen werkdruk. Om de verwachtingen van de mensen die jij ondersteunt goed te kunnen managen, heb je sterke communicatieve vaardigheden nodig. In deze blog delen we zeven praktische tips waarmee jij op communicatief vlak steviger in je schoenen kunt staan. 

1. Luister actief naar de behoeften van de ander 

Als ondersteunend professional is het essentieel om actief te luisteren naar de behoeften en zorgen van je collega's, gasten of klanten. Wanneer een collega naar je toe komt met een hulpvraag, wacht dan even met reageren. Luister eerst aandachtig naar hun specifieke behoeften. Door vragen te stellen en empathie te tonen, help je hen zich gehoord en begrepen te voelen. Herhaal het probleem waar ze hulp bij nodig hebben, zodat je zeker weet dat jullie op één lijn zitten. Dat helpt ook misverstanden en onnodige werkzaamheden te voorkomen. Een handige methode die je hierbij kan helpen is de LSD-techniek met als vuistregel: luisteren, samenvatten, doorvragen. 

2. Wees duidelijk en beknopt in je communicatie 

Collega's hebben vaak haast en willen snel antwoord op hun vragen. Als supportprofessional is het belangrijk om helder en beknopt naar hen te communiceren. Bijvoorbeeld, als jouw manager om hulp vraagt bij het voorbereiden van een vergadering, zorg er dan voor dat de instructies die je aan je manager meegeeft in overzichtelijke bulletpoints zijn opgeschreven. Voorkom dat je te veel in detail treedt en beperk je communicatie tot de kernpunten. Vind je het lastig om grote stukken informatie bondig samen te vatten? AI-tools als ChatGPT kunnen je hierbij helpen. 

3. Toon empathie naar de ander toe 

Collega's waarderen het wanneer ze merken dat je begrip hebt voor hun situatie. Als officemanager of HR-medewerker heb je bijvoorbeeld regelmatig te maken met collega’s die bij jou aankloppen met een probleem. Het is dan belangrijk dat je niet alleen oog hebt voor het belang van management of de organisatie in het geheel, maar ook rekening houdt met persoonlijke omstandigheden en laat blijken dat je die in acht neemt. Ook wanneer je niet direct aan de wensen van een ander kan voldoen, helpt het wanneer je een moment neemt om hun kant van het verhaal aan te horen en daar begrip voor te tonen. 

4. Wees proactief in het ondersteunen van anderen 

Anticipeer op de behoeften van je collega’s of manager voordat ze erom vragen. Bijvoorbeeld, als je merkt dat een collega regelmatig hulp nodig heeft bij het organiseren van vergaderingen, overweeg dan om een gestandaardiseerd vergaderformat te maken om het proces te stroomlijnen en toekomstige vragen te voorkomen. Daarmee voorkom je dat jouw hulp elke keer weer nodig is en bovendien help je de collega om zelfstandig verder te kunnen werken. Dat bespaart jullie allebei een hoop tijd. 

5. Pas je communicatiestijl aan naar de voorkeuren van de ander 

Niet elke collega communiceert op dezelfde manier. Sommigen geven de voorkeur aan persoonlijk overleg, terwijl anderen liever e-mails ontvangen. Als supportprofessional is het belangrijk om je communicatiestijl aan te passen aan de voorkeuren van je collega's om een effectieve samenwerking te waarborgen. Houd voor jezelf bij welke communicatiestijl past bij de personen waar je veel mee samenwerkt. Wees ook duidelijk naar je collega’s over wat jij zelf een prettige manier van communiceren vindt. Een productieve samenwerking komt immers altijd van twee kanten. 

6. Wees geduldig en begripvol 

Soms hebben mensen meer tijd nodig om hun vraag uit te leggen of om jou te begrijpen. Als supportprofessional is het cruciaal om geduldig te blijven, zelfs in uitdagende situaties. Neem de tijd om het probleem grondig te bespreken en complexe concepten indien nodig op een begrijpelijke manier uit te leggen. Ook al ben jij bijvoorbeeld zeer tech-savvy en weet je direct hoe een bepaald systeem werkt, jouw manager heeft hier misschien veel meer moeite mee. Onthoud: wat voor jou vanzelfsprekend is, is dat niet direct voor een ander. 

7. Maak gebruik van feedback 

Leer van elke interactie met collega’s of zakenrelaties door feedback te verzamelen en te analyseren. Vraag bijvoorbeeld na afloop van een samenwerking om feedback over de geboden ondersteuning. Gebruik deze inzichten om je ondersteunende vaardigheden voortdurend te verbeteren en een nog waardevollere bijdrage te leveren aan het team. Werk je veel in projecten? Plan dan altijd een evaluatie in na afloop van een project en noteer actiepunten om in een volgend project beter samen te werken. 

Ontwikkel jouw communicatieve vaardigheden 

Sterke communicatieve vaardigheden vormen de kern van effectieve ondersteuning in elke professionele omgeving. Als supportprofessional is het ontwikkelen van deze vaardigheden essentieel om een positieve impact te hebben op zakenrelaties, collega’s en de algehele bedrijfsprestaties. 

Wil je jouw communicatieve vaardigheden verder ontwikkelen? Bij Schoevers kun je verschillende korte modules en trainingen volgen die jou helpen om op communicatief vlak steviger in je schoenen te staan. Bekijk ons aanbod aan communicatietrainingen hier.