Interview met Kelly Moerbeek, Secretaresse van het Jaar, executive assistant bij NN Group

Hoe lang werk je al als managementassistent?
Dit jaar alweer 25 jaar en het verveelt me nog steeds niet.

Hoe lang werk je voor je huidige manager? En wat is de langste periode dat je voor dezelfde persoon hebt gewerkt?
Ik werk nu bijna 2 jaar voor mijn huidige manager, maar dat is zeker niet de langste periode. De langste samenwerkingsperiode was 8 jaar.

Hoe kunnen een manager en zijn assistent volgens jou het beste samenwerken om een goed team te vormen?
Het belangrijkste is vertrouwen en harmonie. Als er sprake is van vertrouwen, dan kan een manager open over alles communiceren. Als assistent ben je daardoor veel meer betrokken en daar kun je dan je werkwijze op afstemmen. Het is geweldig als je als assistent een steentje kunt bijdragen aan het succes van je manager.

Wat is het leukste en wat is het zwaarste aan jouw functie?
Als assistent ben je de verbindende schakel tussen je manager en andere mensen. Jij legt contacten en zorgt dat het zakelijke leven van je manager een stukje makkelijker en vlotter verloopt.

Het lastigste is dat iedereen altijd verwacht dat jij met een oplossing komt. Soms zou je willen dat je een toverstafje had, maar als je het geluk hebt dat je flexibele collega's hebt dan kunnen er al magische dingen gebeuren. Het is altijd lastig om een vergadering te plannen voor grote groepen, want iedereen heeft een overvolle agenda, dus dan kom je met wederzijds begrip een heel eind.

Wat was voor jou de aanleiding om je in te schrijven voor de Secretaresse van het Jaar-verkiezing?
Ik heb mezelf niet opgegeven, een van mij collega's heeft me aangemeld. Ik verklaarde haar eerst voor gek, want ik ben niet iemand die graag op de voorgrond komt. Aan de andere kant vond ik het wel een eer dat ze dacht dat ik dit kon winnen, dus uiteindelijk heb ik ja gezegd.

Heb je je in de aanloop naar de verkiezing zorgen gemaakt?
Nou en of. Je weet van tevoren niet wat je te wachten staat, maar ik wist wel dat ik tijdens deze competitie over m'n eigen grenzen heen zou moeten stappen en me in het onbekende moest wagen.

Aan welke vereisten moet je voldoen om deel te nemen en hoe verloopt zo'n verkiezing?
De genomineerden moeten uitgebreide ervaring hebben, want de winnaar wordt een echte ambassadeur voor het vak. Je krijgt ook een voorbeeldfunctie voor de nieuwe generatie assistants: je hoopt dat je ze inspireert om hetzelfde vak te beoefenen als jij.

Toen mijn nominatie was goedgekeurd, moest ik eerst een aantal vragen beantwoorden om dieper in te gaan op mijn ervaring en mijn kijk op het vak. De jury koos vervolgens 6 kandidaten, die allemaal een persoonlijke video moesten maken. In het filmpje moest ik laten zien wat ik allemaal doe op een dag. Dus je ziet me achter de computer zitten, een event organiseren, een meeting bijwonen en nog veel meer. Ook moest ik een elevator pitch opnemen. Dat is een korte presentatie van jezelf, waarbij je met de camera pal in je gezicht moet vertellen waarom jij de beste kandidaat bent. Het geheel mocht maximaal 3 tot 5 minuten lang zijn.

De laatste 3 kandidaten gingen door naar de finale. Daar moesten we ieder een presentatie van 6 tot 8 minuten geven voor de ruim 150 aanwezigen. Daar sta je dan, terwijl iedereen naar je kijkt, te vertellen hoe jij je baan nog waardevoller maakt en waarom je zo bijzonder bent. 

Uit hoeveel deelnemers ben jij uiteindelijk gekozen als winnaar?
Er waren 82 mensen genomineerd, waarvan er 65 ook echt hebben deelgenomen.

Waarom ben jij tot winnaar uitgeroepen?
Ik denk door gewoon mezelf te zijn. Ik heb mijn eigen verhaal verteld, gebaseerd op mijn ervaringen van de afgelopen 25 jaar. Alle dingen die je doet, maken je tot wie je nu bent. Als je lastige dingen tot een goed einde brengt, dan groei je daardoor; je leert hoe je moet omgaan met dingen die je vervelend vindt. Ook werk je door de jaren heen met veel verschillende mensen, en van iedereen leer je weer wat nieuws. Je kunt dit werk ook niet in je eentje doen. Iedereen met wie je werkt heeft zijn eigen talenten en samen vorm je een geweldig team.

Wat vond je manager van je overwinning?
Die was echt supertrots op me!

Heeft je overwinning je nog iets opgeleverd op persoonlijk of professioneel vlak?
Jazeker, maar dat realiseerde ik me eigenlijk pas na een paar weken. Voor mij zijn de dingen die ik op mijn werk en in mijn dagelijks leven doe heel normaal, maar door de reacties die ik krijg van familie, vrienden, (oud-)collega's en buren merk ik dat iedereen ontzettend trots is.

Toen ik bezig was met de vragenlijst, de video en de presentatie kwamen er heel veel herinneringen naar boven. Wat heb ik allemaal gedaan? Wat vond ik leuk en wat niet? Alle beslissingen die ik door de jaren heen heb genomen. Bij elkaar is het nogal wat, maar als ik kijk naar wie ik nu ben en waar ik sta in het leven, dan ben ik ontzettend gelukkig.

Wat zou je toekomstige deelnemers willen aanraden?
Geniet vooral van de ervaring. Er is geen goed of fout, het draait alleen maar om jouzelf!

Waarom moeten mensen zich aanmelden voor een evenement als dit?
Je gaat je eigen grenzen verleggen, nieuwe dingen doen. Je beseft wat je allemaal al hebt bereikt en gaat jezelf meer waarderen. En deze nieuwe ervaring gaat ook weer meespelen in de keuzes die je in de toekomst gaat maken.

Wat is er in de loop van de jaren veranderd aan de positie van de managementassistent?
Dat hangt voor een groot deel af van het bedrijf waar je voor werkt, maar in het algemeen zou ik zeggen dat je 10 jaar geleden de secretaresse was die voor een manager werkte. De manager gaf opdrachten en die voerde je uit. Dat is echt wel veranderd. Tegenwoordig ben je veel meer ondersteunend en werk je met je manager. Daardoor heb je veel meer vrijheid in hoe je je baan invult.

Hoe ziet de toekomst van de managementassistent er volgens jou uit? En verwacht je daarbij nog kansen om te groeien? Waar wil je en kun je over 10 jaar zijn?
Ik verwacht dat managementassistenten steeds meer deel gaan uitmaken van het team, meer ingezet worden bij projecten en over het algemeen meer bij de gang van zaken betrokken worden. Je wordt op die manier meer een business manager.

Dat zou echt mijn droombaan zijn en daarmee wil ik wel doorgaan tot aan mijn pensioen.

Tot slot: wat zijn de drie belangrijkste eigenschappen voor een écht goede managementassistent?
Betrouwbaar
Begripvol
Ondersteunend

Onze website maakt gebruik van cookies.