Onmisbaar zijn, ook online! Zo manage je relaties als Virtual Assistant
Het mooiste van ons vak als managementondersteuners is misschien wel de diepe connectie die we aangaan met de personen die we ondersteunen. Zonder ons zit menig manager met de handen in het haar. Dat schept niet alleen een sterke professionele, maar ook emotionele band.
Maar wanneer je altijd op afstand werkt als Virtual Assistant, is die band niet vanzelfsprekend. Je ziet elkaar dan (bijna) nooit face-to-face en dat maakt het vormen van zo’n connectie een stuk lastiger. Toch kun je ook als supportprofessional op afstand een hele mooie tijd hebben met opdrachtgevers én collega’s. Ontdek hoe met onze tips & tricks!
1. Leer elkaar kennen
Neem de tijd om je opdrachtgever(s) te leren kennen. Niet alleen op professioneel, maar ook op persoonlijk vlak. Plan aan het begin van de werkweek een weekstart in en bespreek naast werk ook je weekend. Vanaf afstand gaat dit niet vanzelf, je komt elkaar immers niet toevallig tegen bij het koffiezetapparaat. Je moet hier dus echt actief tijd aan besteden. Ook aan het begin of het einde van een meeting is het een goed moment om die persoonlijke band verder op te bouwen.
VA Floor Schliekelmann:
“Als je merkt dat het moeilijk is om een band op te bouwen met je opdrachtgever, praat er dan over met elkaar. Zo kom je erachter wat iemand fijn vindt en wat hen daadwerkelijk interesseert.”
2. Vier successen en mijlpalen
Wanneer jouw opdrachtgever een mooi resultaat boekt waar jij aan hebt meegewerkt, pak dan een moment om dit samen te vieren. Feliciteer je opdrachtgever persoonlijk met het behalen van doelen of het voltooien van een project. Zo straal je betrokkenheid uit en dat wordt altijd gewaardeerd. Stuur ook eens een attentie om persoonlijke mijlpalen te vieren, zoals verjaardagen, verhuizingen, of geboortes.
Extra tip!
Ben je ergens heel trots op en is je opdrachtgever dat ook? Vraag dan of je er een casus van mag maken voor op je website. Veel opdrachtgevers vinden dat leuk en willen hier zelfs graag bij helpen. Voor potentiële nieuwe klanten is zo’n testimonial ook een goede graadmeter voor jouw skills.
3. Ben je in de gelegenheid? Ga even langs
Natuurlijk is een van de mooiste voordelen van een baan als VA dat je vanuit huis kunt werken. Maar toch kan het fijn zijn om af en toe eens je gezicht te laten zien bij een opdrachtgever die niet te ver bij je vandaan zit. Dit is misschien lastiger als je voor internationale klanten werkt, maar plan zeker eens een momentje bij je opdrachtgever op kantoor in als dat haalbaar is voor je. Ga ook mee op bedrijfsuitjes! Laat je opdrachtgever weten dat je hier interesse in hebt, zodat ze weten dat ze je kunnen uitnodigen.
4. Toon proactiviteit
Om die waardevolle connectie te creëren waarin je echt de steun en toeverlaat van je opdrachtgever bent, moet je assertief zijn en proactiviteit tonen. Ga niet zitten wachten tot de opdrachtgever jouw uren voor je indeelt. Identificeer mogelijke verbeteringen of nieuwe kansen en deel deze met hen. Jij werkt voor meerdere organisaties en hebt daarom een flinke dosis kennis en ervaring die bij hen ontbreekt. Maak daar gebruik van! Proactiviteit wordt gewaardeerd en waardering is een goed fundament om verder te bouwen.
5. Wees empathisch
Als VA ben je ondernemer en daarmee niet gebonden aan een werkgever, maar dat betekent niet dat je geen rekening hoeft te houden met de moeilijkheden van een opdrachtgever. Toon begrip en empathie wanneer een opdrachtgever te maken heeft met tegenslagen of lastige uitdagingen. Wees ondersteunend en bied indien mogelijk hulp aan. Toon oprecht interesse in het welzijn van het bedrijf en laat zien dat je bereid bent om een stapje extra te zetten om hen te helpen.
Handige tools voor elke VA
Om de samenwerking met jouw opdrachtgevers en collega’s op afstand nog soepeler te laten verlopen, helpt het enorm om je te verdiepen in handige tools die het werk van een Virtual Assistant makkelijker én beter maken. Met de Module Tools voor de Virtual Assistant van Schoevers krijg je de handvatten aangereikt voor een efficiënte en vooral ook leuke digitale samenwerking.
Volg ons op
