Checklist: Virtual Assistant worden? Volg deze stappen!

Misschien verlang jij er al een tijdje naar – zelf bepalen waar, wanneer en vooral met wie je als supportprofessional werkt. Als Virtual Assistant kan dat, want dan ga je als zelfstandig ondernemer aan de slag. Ben jij klaar om de stap te zetten? Vink de checklist af om vliegend van start te gaan! 

#1 – Bepaal waar jouw focus ligt als VA 

Als Virtual Assistant bepaal jij zelf voor wie je gaat werken en welk takenpakket je met de opdrachtgever afspreekt. Daar komt een enorme keuzevrijheid bij kijken. Als supportprofessional weet je immers precies hoeveel banen er wel niet zijn binnen ons vakgebied. Van officemanager tot PA, ondersteuners zijn in elke organisatie onmisbaar. Als VA stel je jouw eigen aanbod samen en heb je zelfs de vrijheid om voor elke opdrachtgever iets anders te doen. Zolang je het werk op afstand kunt vervullen, valt het binnen de mogelijkheden. 

Breng voordat je begint in kaart waar jouw talenten liggen, maar ook wat je het leukste vindt om te doen. Schrijf op wat jouw unique selling points zijn. Waarvoor moeten bedrijven specifiek bij jou aankloppen? Zorg dat je dat op papier hebt staan! 

Zijn er dingen die je graag wilt doen, maar nog moet leren? Overweeg dan om jezelf eerst bij te scholen met een opleiding voordat je aan je nieuwe avontuur begint. Opleidingsinstituut Schoevers heeft een ruim aanbod specifiek voor Virtual Assistants.

#2 – Lees je in over ondernemerschap 

Je bent als VA meer dan een supportprofessional op afstand. Virtual Assistants worden vaak ingehuurd door andere zelfstandig ondernemers die zonder ondersteuning zouden verdrinken in hun werk. Dat betekent dat de kans groot is dat je terechtkomt bij een opdrachtgever die op zoek is naar iemand die voor hen als een rots in de branding is. Daarnaast ben je als Virtual Assistant niet alleen ondersteuner, maar je hebt ook een eigen bedrijf te runnen. Je bent dus niet alleen goed in je taken als supportprofessional, maar weet ook hoe je jezelf verkoopt aan de klant. 

Ondernemerschap is een vak apart. Zorg er dus voor dat je weet waar je aan begint. Naast het uitvoeren van je werkzaamheden moet je actief klanten werven en opdrachten binnenhalen, maar ook je eigen boekhouding op orde houden. Klinkt het allemaal overweldigend en weet je niet waar je moet beginnen? Bij Schoevers kun je de module Ondernemerschap voor de Virtual Assistant volgen om je op weg te helpen. 

#3 – Op naar de Kvk! 

Heb jij je focus bepaald en je ingelezen over ondernemerschap en weet je zeker dat je er helemaal klaar voor bent? Tijd om nu echt aan de slag te gaan! Een eigen onderneming begint met een KvK-inschrijving. Dit is dan ook meteen de eerste investering die je doet in je nieuwe bedrijf: een inschrijving kost € 75-. Daarnaast moet je voordat je bij de KvK aanklopt een aantal zaken voorbereiden, zoals je bedrijfsnaam en rechtsvorm. Zodra je bij de KvK staat ingeschreven, word je ook meteen aangemeld bij de Belastingdienst. Dat hoef je dus niet nog apart te doen. De inschrijving doe je uiterlijk één week nadat je bent gestart met je onderneming. 

#4 – Bepaal jouw uurtarief 

Belangrijk onderdeel is natuurlijk welk uurtarief je gaat hanteren. Voordat je dit bepaalt, moet je weten met welke kosten je te maken hebt. Je kunt dan terugrekenen wat je per uur moet vragen om uit te komen. Allereerst heb je de btw en inkomstenbelasting die je moet afdragen. Die belastingen moet je zelf opzijzetten. Daarnaast heb je een potje nodig voor het geval je ziek bent, op vakantie gaat, of met bijzonder verlof wil. Vergeet ook je pensioen niet! Al die dingen moet je in je achterhoofd houden bij het berekenen van je uurtarief. Volgens het Financieele Dagblad kost een VA tegenwoordig tussen de € 40,- en € 70,- per uur. Dat klinkt misschien veel, maar als je rekening houdt met alle genoemde kostenposten, is dat zeker geen gek bedrag. Ook zijn er uren die je niet aan de klanten kunt doorrekenen, zoals de uren die je aan je eigen administratie besteedt. 

VA Floor Schliekelmann: 

“Ik bied mijn opdrachtgevers abonnementen aan, van 20 tot 40 uur per maand. Als ik zie dat ze tegen het einde van hun abonnement aanlopen, dan vraag ik of ze willen dat ik doorga of dat ik mijn werkzaamheden moet stilleggen. Bijna iedereen zegt dan: ga maar door!” 

Meer weten? Lees hier het verhaal van Virtual Assistant Floor Schliekelmann. 

#5 – Zet jezelf op de kaart 

Wie klanten wil, moet zichtbaar zijn. Niet alleen zodat opdrachtgevers je kunnen vinden, maar ook zodat je professioneel overkomt. Ontwerp een logo (of laat dit doen door een freelance vormgever) en zet een website op poten. Op die website moet duidelijk zijn wie jij bent, wat je voor de klant kunt betekenen en hoeveel het kost om je in te huren. Heb je referenties van vorige werkgevers? Zet ze er zeker bij! Laat je netwerk op LinkedIn en andere social media weten dat je voor jezelf begonnen bent. Hoe meer mensen van het bestaan van jouw onderneming afweten, hoe groter de kans dat iemand een keer bij je aanklopt. Toch moet je ook zelf op jacht en je eigen marketing vormgeven. 

#6 – Begin bij je eigen netwerk 

De eerste klant binnenslepen kan een uitdaging zijn. Je staat immers nog niet bekend als goed functionerend VA en op Google ben je misschien nog lastig te vinden. Begin daarom altijd binnen je eigen netwerk. Benader vorige werkgevers, oud-collega’s en ga naar netwerkborrels voor VA’s. Vaak zijn jullie geen concurrenten, maar komt het erop neer dat je klanten doorverwijst. Er is genoeg werk en iedereen heeft een eigen specialisme. Ook een mooie kans: ga op zoek naar een interim-baan. Een VA is voor veel bedrijven een oplossing wanneer ze een tijdelijke vervanger zoeken. 

Op zoek naar meer tips? 

Aan de hand van bovenstaande checklist kun jij een goed begin maken met je carrière als zelfstandig Virtual Assistant. Maar er komt natuurlijk nog veel meer kijken bij een baan als supportprofessional én zelfstandig ondernemer op afstand. Kun jij nog meer tips gebruiken? Download het gratis E-zine van Schoevers: jouw ultieme gids naar een carrière als Virtual Assistant.