Menu
Opleidingsadvies

“Ik zou best mezelf willen inhuren als secretaresse.”

Jane Booij (37) werkt op interim basis als Personal Assistant bij een investeringsbedrijf in Amsterdam. In Schoevers Talks vertelt ze je de komende tijd over haar carrière en deelt ze haar visie op het vak. “Door meer verantwoordelijkheid te nemen, kun je jezelf onderscheiden.”

Veelzijdige functie

Inmiddels werkt Jane al twintig jaar als supportprofessional in diverse branches. “Nu werk ik voor de eigenaar van Amerborgh,” vertelt Jane. “Wij investeren met name in de kunst- en cultuursector (zoals Soldaat van Oranje), maar we hebben ook een hotelgroep (Pillows), een HR-platform, een leasemaatschappij...."

Wat houdt haar functie precies in? “Wat je doet als personal assistant, verschil per bedrijf. In mijn geval regel ik alles wat los en vast zit, zowel zakelijk als privé. Denk aan agendabeheer tot evenementen tot reizen, reünies en privé-administratie. En ik werk voor een vrij kleine organisatie, dus dat betekent eigenlijk dat ik ondertussen ook hoofd IT, hoofd HR en hoofd facilitair ben.”

Het beestje een naam geven

Waarom personal assistant? “Om eerlijk te zijn til ik niet zo zwaar aan die titel,” zegt Jane. “Je moet het beestje toch een naam geven, maar uiteindelijk komt wat ik doe neer op secretaressewerk. En het grappige is, als ik zeg dat ik personal assistant of management assistant ben, dan vragen mensen me wat het inhoudt. Als ik zeg dat ik secretaresse ben, dan valt het kwartje. Maar ik noem me meestal personal assistant, omdat ik ook privétaken regel.”

Hoe wist ze dat dit vak iets voor haar was? “Ik ben vrij jong gaan werken. Dingen regelen op kantoor sprak me wel aan. Ik dacht: ik ga dit heel even doen. Maar uiteindelijk kwam ik in mijn rol zo hoog in de organisatie, bij de directie of zelfs eigenaar, en dat krijg je in een ander vakgebied niet zo snel. Hier hoor ik vaak dingen die andere mensen in een organisatie niet horen. Dat vind ik eigenlijk wel heel leuk – ik ben van nature nieuwsgierig. Bovendien is het vak heel boeiend en uitdagend. Geen dag is hetzelfde.”

Kapitein op het schip

Als personal assistant heb je nauw contact met diegene voor wie je werkt. Hierbij is goede afspraken maken essentieel, vertelt Jane. “Bij agendabeheer bijvoorbeeld, daar kan maar één kapitein op het schip zijn. Wij hebben daarom afgesproken: als er op een bepaald moment niets in de agenda staat, kan ik er iets inplannen. Maar er zijn wel kaders. Bijvoorbeeld niet meer dan drie avonden per week een afspraak. Dus als die drie avonden vol zitten, dan komt er niks meer bij. Als hij privédingen heeft, dan zet hij dat er ook in, of vraagt aan mij of ik dat doe. Anders werkt het niet.”

Jane is dus de baas over de agenda. Maar hoe bepaalt ze welke prioriteiten er zijn? “Dat is een mix tussen er gevoel voor hebben en weten wat er speelt.” En wat gaat er mis als zij er een week niet is? “Dan worden dingen niet zo snel en goed opgepakt. Ik weet natuurlijk wat er speelt en waar de gevoeligheid ligt, waar de focus op ligt, wat belangrijk is. Als ik er niet ben, mist net even die fijngevoeligheid.”

Vertrouwenspersoon én sparringpartner

Door haar unieke positie weet Jane precies wat er speelt in verschillende lagen van het bedrijf. Hoe is dat voor haar? “Ik merk dat als je de secretaresse van de baas bent, mensen ook vaak dingen vertellen waarvan ze hopen dat ik het doorspeel. Soms doe ik dat, als ik denk dat het relevant is.”

Hoe belangrijk is discretie hierin? “Dat ligt heel erg aan hoe gevoelig iets is. Ik probeer toch wel altijd ook de ander enigszins te beschermen, dus ik zeg niet altijd van wie het komt. Dus ja, in onze functie krijg je op een kleinere organisatie toch sneller de rol van vertrouwenspersoon.”

Zou iedere supportprofessional die verantwoordelijkheid moeten kunnen nemen? “Om verder te komen en jezelf te ontwikkelen, is dit wel belangrijk. Zo kun je jezelf onderscheiden.”

Wereldkampioen problemen oplossen

Jane heeft dus behoorlijk veel verantwoordelijkheid. “Als er een HR-afdeling zou zijn, dan zou ik daar sommige dingen door laten oppakken. Maar nu voel ik me hier verantwoordelijk voor. Dat zit gewoon in me. Als jij ergens mee zit, dan zou ik altijd de tijd en moeite nemen om te kijken of ik je daarbij kan helpen.”

Want dat is iets wat Jane heel goed kan: problemen oplossen. “Ik denk dat ik alle problemen tot op zekere hoogte wel weet op te lossen. Ik hoor vaak: ‘Als we het aan Jane vragen, komt het wel goed’. Een supermooi compliment. Ik heb ook niet vaak dat ik geen idee heb hoe ik iets moet oplossen.”

Dat zit gewoon in haar, stelt Jane. “Bij mij is dat verantwoordelijkheidsgevoel enorm – misschien wel een beetje té. Ik rust niet tot iets perfect is.”

De ideale secretaresse

Jane is heel flexibel. “Ik heb best vaak events in de avonduren en in het weekend. Daar plan ik mijn privéleven wel omheen, ja.” Staat ze ook 24/7 ‘aan’? “Ja, eigenlijk wel. Maar ik word niet vaak onverwachts om half twaalf ’s avonds gebeld. Ik heb liever dat ik ’s avonds wordt gebeld dan dat ik er de volgende dag achter kom en dat het dan helemaal geëscaleerd is en ik er dan juist meer werk aan heb.”

Ze vervolgt: “Wat hierbij misschien ook meespeelt: ik ben natuurlijk interim, dus mijn eigen baas. Dan ben je denk ik ook wel flexibeler.”

Die flexibiliteit is een eigenschap van de ideale secretaresse, zegt ze. “Ik denk dat als ik mezelf zou kunnen inhuren als secretaresse, dat ik dan best gelukkig zou kunnen zijn.”

De eigenschappen van de supportprofessional

Welke eigenschappen zijn volgens Jane – naast flexibiliteit – nog meer belangrijk voor de supportprofessional? “Mensenkennis, discretie, overzicht bewaren, goed kunnen organiseren… En je moet ook wel een beetje een whizzkid zijn, dat je begrijpt hoe alle online tools werken. En psychologische kennis hebben, weten hoe het politieke spel op kantoor werkt. Dat helpt je uiteindelijk veel verder.”

Sommige van deze dingen kun je jezelf aanleren. “Er zijn best wel wat trucjes omtrent organiseren of agendabeheer, maar je moet er ook echt gevoel bij hebben. Zo moet je wel snappen dat je tussen twee afspraken genoeg tijd moet plannen om van A naar B te komen.”

Jane vervolgt: “Bijleren kun je op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door online filmpjes, er staat zoveel online. Of door met andere secretaresses te praten, bij netwerkbijeenkomsten of gewoon op kantoor. Gewoon aan elkaar vragen: ‘hoe doe jij dat?’. Zo leren jullie van elkaar.”

Meer van Jane

Benieuwd wat Jane nog meer te vertellen heeft over haar werk? Volg haar op Instagram, LinkedIn, Facebook en YouTube voor de Schoevers Talks-vlogs. Hierin ontdek je hoe haar dagen eruitzien, haar beste tips voor supportprofessionals, en meer!

Zelf werken als PA

Wil jij ook graag de steun en toeverlaat zijn van een directeur of manager, zodat diegene zich optimaal kan focussen op zijn of haar eigen taken? Volg dan de opleiding tot Personal Assistant. Je wordt het verlengstuk van je leidinggevende. Je weet waar je leidinggevende mee bezig is en welke werkzaamheden de prioriteit hebben. Na de opleiding ben je helemaal klaar om te werken als personal assistant.

Het Schoevers Kwaliteit Register ®

Het Schoevers Kwaliteit Register is een keurmerk waarmee je aantoont dat je op topniveau bent opgeleid. Het SKR® wordt gecontroleerd door een onafhankelijke commissie en breed gedragen in het bedrijfsleven. Wie in het register opgenomen is, behoort tot een exclusief netwerk van ambitieuze managementondersteuners. (Potentiële) werkgevers zien meteen: jij levert Schoevers-kwaliteit.