Hoe schrijf ik een goede e-mail? De e-mailetiquette

We mailen heel wat af. Van snelle berichtjes naar collega’s tot serieuze aanvragen bij externe partijen. Een e-mail versturen is simpel, maar als je het goed wilt doen, moet je met een paar dingen rekening houden. Want hoe heurt het eigenlijk?

Stel je ontvanger centraal

Een mail naar die collega die naast je zit is anders dan een mail naar een klant. Bedenk daarom van tevoren welke toon passend is – net zoals je geen heel joviale toon gebruikt naar een onbekende, is het gek om een hele formele mail te schrijven naar iemand met wie je regelmatig samenwerkt. Bedenk ook: welke (achtergrond)informatie heeft mijn ontvanger al over het onderwerp waarover ik mail, en wat weet hij of zij nog niet?

Kom to the point

Een e-mail heeft altijd een doel. Stel dat doel vast voordat je begint te schrijven. Zo schep je duidelijkheid – voor jezelf én voor de ontvanger.
 
Wil je
… informatie geven?
… antwoord krijgen op een vraag?
… dat de ontvanger een bepaalde handeling uitvoert?
 
Alleen als je dit zelf weet, kun je het duidelijk maken aan diegene die je mailt. Kun je geen doel verzinnen? Dan is het waarschijnlijk niet nodig om deze e-mail te versturen. Scheelt jou ook weer werk!
 
Kijk na afloop nog eens kritisch naar je tekst: is je boodschap duidelijk? De juiste onderwerpregel kan hierbij helpen: niet ‘vraagje’ maar ‘Verzoek XYZ’.

Let op je toon

Hoewel het belangrijk is om duidelijk te zijn, moet je ook de gevoelens van je ontvanger in je hoofd houden. Bij een e-mail zie je geen gezichtsuitdrukkingen en hoor je geen stemnuances. Hierdoor kunnen mailtjes – zeker kritische mailtjes of verzoeken – wat bot overkomen. Dit kun je voorkomen door ook positieve dingen te benoemen. Als je feedback op een project stuurt, bedank diegene dan ook voor het werk dat gedaan is en benoem wat er wél goed is gegaan.

Let op je woordgebruik

En dan hebben we het niet alleen over informele taal die beter gereserveerd kan blijven voor vrienden en familie, maar ook juist over te ‘deftig’ taalgebruik. Dit is vaak ouderwets en daardoor krijgt je e-mail onbedoeld een vreemde toon. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van woorden als ‘gaarne’ (graag), ‘inzake’ (over) en ‘thans’ (nu, tegenwoordig). Deze woorden leiden af van je boodschap.

CC niet iedereen

De CC-functie is heel handig om mensen ergens van op de hoogte te stellen. Maar gebruik hem verstandig. We hebben tegenwoordig allemaal een overvolle inbox: veel mensen ergeren zich eraan als ze onnodig in de CC te staan.

Dubbelcheck: klopt het?

Controleer aan het einde altijd nog even of er geen typfouten in je e-mails staan. Bij externen is dat natuurlijk belangrijker dan bij mensen die je dagelijks spreekt. En: controleer ook nog eens of je de naam van de ontvanger goed gespeld hebt. Het lijkt een open deur, maar het zal je verbazen hoe vaak dit misgaat. Een naam goed spellen voorkomt dat je meteen 1-0 achterstaat bij de aanhef.

Betere e-mails leren schrijven?

Wil jij betere e-mails leren schrijven? We helpen je graag om je correspondentievaardigheden te ontwikkelen. Volg bijvoorbeeld de opleiding Bedrijfscorrespondentie. Of volg, als je veel in het Engels schrijft, de training English Writing Skills. Meer weten over wat we voor jou kunnen betekenen? Bel ons op 035 - 7 506 140 of neem contact op via de website. We helpen je graag verder!

Alle deeltijdopleidingen in één overzicht

Wil jij op je gemak al onze opleidingen bekijken? Vraag dan hier onze studiegids aan. Je kunt kiezen voor een studiegids van onze deeltijdopleidingen.

Wij helpen je graag met een persoonlijk opleidingsadvies!

Telefonisch zijn wij bereikbaar van maandag tot en met donderdag tussen 08:00 uur tot 18:00 uur en op vrijdag tot 17:00 uur. Je kunt ons ook een bericht sturen via Whatsapp, van maandag tot en met vrijdag van 10:00 tot 16:00 uur.

 ​     035 - 7 506 140
      06 - 10 454 608
      Stuur ons een bericht