Drie tips om meer beleving toe te voegen aan jouw online event

Online bijeenkomsten zijn de nieuwe norm, zowel tijdens als na de pandemie. Als supportprofessional ben jij vaak de drijvende kracht achter deze digitale ontmoetingen, of het nu gaat om vergaderingen, webinars of teambuilding. De uitdaging is om deelnemers geboeid en betrokken te houden in een digitale omgeving waar afleiding op de loer ligt. In deze blog delen we daarom drie waardevolle tips om online evenementen tot leven te brengen en de betrokkenheid naar een hoger niveau te tillen.

Tip 1 | Verstuur een uitnodiging die opvalt

In de digitale jungle van e-mails en uitnodigingen is het essentieel om op te vallen. In plaats van een standaard e-mailuitnodiging, probeer een visueel aantrekkelijke uitnodiging te ontwerpen die de aandacht trekt. Denk aan een creatieve poster of video die de kernpunten van het evenement benadrukt. Het doel is om deelnemers nieuwsgierig te maken en hen alvast een voorproefje te geven van wat ze kunnen verwachten. Met gebruiksvriendelijke tools als Canva kun je moeiteloos opvallende uitnodigingen maken die je e-mailontvangers zeker zullen waarderen.

Tip 2 | Stimuleer interactie

Een van de grootste uitdagingen van online evenementen is het behouden van de betrokkenheid van deelnemers. Niets is zo saai als een eenzijdige presentatie zonder enige vorm van interactie. Dus, hoe zorg je ervoor dat iedereen actief deelneemt? Begin door voorafgaand aan het evenement contact te leggen. Houd persoonlijke gesprekken om de verwachtingen van deelnemers te begrijpen en hun specifieke behoeften te achterhalen. Vervolgens kun je interactieve elementen toevoegen, zoals polls, enquêtes of quizzen, om de betrokkenheid tijdens het evenement te stimuleren.

Een handige tool om eenvoudig online polls en enquêtes te maken, is SurveyMonkey. Hiermee kun je gerichte vragen stellen en waardevolle inzichten verzamelen die de discussies tijdens het evenement kunnen verrijken. Daarnaast is Kahoot een goede optie voor het organiseren van leuke en uitdagende quizzen waarmee je de deelnemers kunt betrekken en meer luchtige momenten kunt toevoegen aan je evenement.

Tip 3 | Maak de beleving tastbaar

Een digitaal evenement is in essentie afstandelijker dan een fysieke bijeenkomst. Dat maakt het moeilijker om er een persoonlijke belevenis van te maken voor de deelnemers. Een slimme manier om dit wel te bereiken, is door de beleving tastbaar te maken.

Stuur bijvoorbeeld een goodiebag naar alle genodigden voordat het online evenement begint. In dit pakketje stop je spullen die de deelnemers tijdens het evenement kunnen gebruiken. Denk aan kleine geschenken, promotiemateriaal of samples van nieuwe producten die tijdens de bijeenkomst worden besproken. Door de deelnemers fysiek te betrekken, kun je een gevoel van nieuwsgierigheid en gemeenschap creëren, zelfs als ze zich op verschillende locaties bevinden.

Investeer in jouw toekomst als eventmanager

Het succesvol organiseren van online evenementen vereist niet alleen praktische tips, maar ook een diepgaand begrip van evenementenplanning en -beheer. Met het HBO-programma Hospitality en Eventmanagement ontwikkel je de kennis en vaardigheden die nodig zijn om te excelleren in de dynamische wereld van evenementen. Van strategische planning en marketing tot operationele uitvoering en evaluatie, deze opleiding biedt een stevige basis in het optuigen van een succesvol (online) evenement.