Menu

5 tips om effectief te communiceren op afstand

Inmiddels werken velen van ons alweer een behoorlijke tijd vanuit huis. En dat gaat in de meeste gevallen best goed. Maar de communicatie… die kan soms nog wel wat soepeler. Daarom 5 tips om beter te communiceren op afstand.

Zoek elkaar bewust op

Als je samen op een kantoor werkt, zie je elkaar regelmatig voor werkoverleg of om gewoon een praatje te maken. Als iedereen op afstand werkt, zit iedereen meer in z’n eigen wereldje. Natuurlijk hoef je niet de hele dag met iedereen in contact te zijn, maar probeer elkaar wel regelmatig op te zoeken: per telefoon, mail of chat.

Begrijp je bijvoorbeeld een mailtje niet helemaal, maar denk je dat het te veel gedoe is om het te vragen? Doe het tóch. Als je bij elkaar zou zijn, zou je het waarschijnlijk ook vragen. Het kost nu even wat meer moeite, maar zo begrijpt diegene ook dat hij of zij volgende keer wat duidelijker moet communiceren.

Laat je gezicht zien

Waarom communiceren op afstand zo lastig is? Omdat we geen non-verbale signalen binnenkrijgen. Gezichtsuitdrukkingen, lichaamshoudingen en zelfs stiltes zijn ontzettend veelzeggend. In de mail of chat vallen dit soort signalen weg. Bellen is al beter, omdat je uit iemands stem en manier van praten ook veel informatie kan halen.

Maar videobellen is nóg beter, omdat je zo iemands gezichtsuitdrukking kunt zien en zo eerder doorhebt of iemand tevreden is, ergens over twijfelt, teleurgesteld is of een grapje maakt. Nog een voordeel: omdat je hersenen het verschil niet doorhebben tussen iemand ‘in het echt’ zien en iemand op een scherm zien, voel je je direct meer verbonden met deze persoon.

Besteed ook wat aandacht aan smalltalk

Misschien denk je dat je gewoon efficiënt bent door meteen ter zake te komen, heel handig is het niet. Door een beetje te kletsen over de thuiswerksituatie of over het weekend, weet je beter hoe iemand zich voelt. Bovendien verbeter je zo jullie band, en dat zorgt er weer voor dat je elkaars communicatie-uitingen beter begrijpt en kunt plaatsen. Ook ontwikkel je meer empathie voor elkaar, en dat kun je goed gebruiken als de rest van de communicatie even niet zo lekker verloopt…

Verwacht dat anderen je niet begrijpen

Ben je gewend om aan een half woord genoeg te hebben? Op afstand is dat een stuk lastiger. Dat werkt zelfs dubbel: de kans dat iemand je verkeerd begrijpt is groter én het duurt langer voordat je doorhebt dat iemand jou verkeerd begrijpt.

Wees daarom zo uitgebreid mogelijk. Als je een vraag stelt, leg dan ook uit wat de context is en wat je hoopt in het antwoord te zien. Als je een opdracht geeft, vertel dan precies wat je wilt dat er wordt gedaan.

Laat weten wat je nodig hebt

Anderen kunnen – zeker vanaf een afstand – niet raden wat jij nodig hebt. Als je iets wilt, vraag er dan expliciet om. En wees hier zo specifiek en duidelijk mogelijk in. Als je meerdere vragen hebt in één mail, maak er dan een lijstje van, en verkies “Kun je me het onderzoeksrapport over XYZ sturen?” boven “Mag ik wat info over onderzoeksrapport XYZ?” Stel je vraag bij voorkeur ook aan één persoon in plaats van een groep, zodat diegene zich verantwoordelijk voelt, en zeg erbij wanneer je het wilt ontvangen.

Denk er ook aan jouw collega’s te vragen wat zíj nodig hebben. Dit doen ze misschien niet uit zichzelf. Maar als je ze helpt om hun wensen expliciet te maken, maak je het werk voor zowel hen als voor jezelf een stuk makkelijker.

Meer leren over effectief communiceren? In de Schoevers-opleiding Effectief Communiceren en Beïnvloeden leer je hoe je je persoonlijke kwaliteiten kunt inzetten om op een positieve manier invloed uit te oefenen op anderen. 

Bekijk onze nieuwe studiegids

Naast je baan een opleiding of training volgen? Bekijk het vernieuwde aanbod van Schoevers in onze studiegids 2021/2022. Of je nu net begint of al heel ervaren bent, een basisopleiding zoekt of je wilt specialiseren: je vindt jouw supportprofessional-opleiding in onze nieuwe studiegids. Blader hem op je gemak door en kies je opleiding.

Wij helpen je graag met een persoonlijk opleidingsadvies!

Telefonisch zijn wij bereikbaar van maandag tot en met vrijdag tussen 08:00 uur tot 18:00 uur. Je kunt ons ook een bericht sturen via Whatsapp, van maandag tot en met vrijdag van 08:00 tot 18:00 uur.

 ​     035 - 7 506 140
      06 - 10 454 608
      Stuur ons een bericht