5 tips om effectief te communiceren op afstand

In de huidige wereld waarin thuiswerken volledig is geïntegreerd, staan we als supportprofessionals voor een belangrijke uitdaging: hoe blijven we vanuit onze verbindende rol effectief en krachtig communiceren op afstand? Hier zijn vijf tips om deze uitdaging aan te gaan. 

1. Zoek elkaar bewust op 

Het is belangrijk regelmatig contact te zoeken met je collega’s, zelfs als iedereen vaak op afstand werkt. Dit kan via telefoon, e-mail of chat. Als je iets niet begrijpt, vraag het dan toch. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en verbetert de algehele communicatie. Bijvoorbeeld, als je een complexe taak krijgt toegewezen via e-mail, kan het nuttig zijn om een follow-upgesprek te hebben om eventuele onduidelijkheden weg te nemen. Dit kan bijvoorbeeld via een Zoom- of Teams-meeting, waarbij je de mogelijkheid hebt om je scherm te delen en specifieke punten te bespreken. 

2. Laat je gezicht zien 

Videobellen is een effectieve manier om te communiceren omdat je zo iemands gezichtsuitdrukking kunt zien. Dit helpt om de stemming en intentie van de ander beter te begrijpen. Bovendien voel je je meer verbonden met de persoon aan de andere kant van het scherm. Als supportprofessional kun je bijvoorbeeld een wekelijkse videoconferentie organiseren om de voortgang van projecten te bespreken en eventuele problemen aan te pakken. Dit kan ook een goede gelegenheid zijn om over nieuwe ideeën te brainstormen en feedback te krijgen. 

3. Besteed ook wat aandacht aan smalltalk 

Smalltalk helpt om een betere band met je collega’s te creëren. Het helpt ook om beter te begrijpen hoe iemand zich voelt, wat kan bijdragen aan een betere samenwerking en communicatie. Begin bijvoorbeeld met een informeel gesprek over het weekend of hobby’s voordat je een formeel werkgerelateerd onderwerp aansnijdt. Dit kan helpen om een meer ontspannen en open sfeer te creëren, wat de communicatie bevordert. 

4. Verwacht dat anderen je niet begrijpen 

Communicatie op afstand kan soms lastig zijn. Wees daarom zo duidelijk en uitgebreid mogelijk. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat je boodschap duidelijk overkomt. Als supportprofessional kun je bijvoorbeeld gedetailleerde instructies geven bij het toewijzen van taken om ervoor te zorgen dat iedereen de verwachtingen begrijpt. Dit kan door het gebruik van projectmanagementtools zoals Trello of Asana, waar je taken kunt toewijzen en de voortgang kunt volgen. Het is ook altijd goed om nog even persoonlijk te checken of alles helder is, of dat er nog vragen zijn. 

5. Laat weten wat je nodig hebt 

Wees duidelijk en specifiek in wat je nodig hebt van anderen. Dit maakt het voor hen makkelijker om je te helpen. Daarnaast is het ook van belang om de vraag terug te stellen aan je collega’s, waardoor je beter inspeelt op speciale behoeftes. Je kan bijvoorbeeld specifieke deadlines en deliverables communiceren om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Bijvoorbeeld, als je een rapport nodig hebt voor een vergadering, kun je duidelijk communiceren wanneer het rapport nodig is, wie waar verantwoordelijk voor is en welke informatie het moet bevatten. 

Meer leren over effectief communiceren? In de Schoevers-opleiding Effectief Communiceren en Beïnvloeden leer je hoe je je persoonlijke kwaliteiten kunt inzetten om op een positieve manier invloed uit te oefenen op anderen. 

Kom naar hét Leerfestival voor de Supportprofessional 

Wil jij jezelf verder verdiepen in de principes van effectieve communicatie? Meld je dan aan voor hét Leerfestival voor de Supportprofessional op donderdag 11 april 2024 op Fort de Batterijen. 

In een inspirerende festivalsetting kun je tijdens dit evenement deelnemen aan verschillende workshops, waaronder “Krachtig communiceren” en de “Kracht van andersom denken.” 

Meld je nu aan!

Er zijn ook andere thema’s en workshops die zich richten op andere belangrijke competenties van een supportprofessional, zoals digitale ontwikkeling (AI) en vitaliteit. Bovendien krijg je de kans om te netwerken met andere professionals in jouw vakgebied. Jij bepaalt je eigen programma! Meld je direct aan