Vind je het leuk om samen met collega's de afdeling Beleid te ondersteunen? Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Secretaresse voor het Beleidssecretariaat voor 36 uur per week. Is dit iets voor jou? Dan maken wij graag kennis met jou.

Als secretaresse bij onze opdrachtgever is geen dag hetzelfde. Jij bent de onmisbare spin in het web en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je taken zijn veelzijdig en afwisselend – van plannen en organiseren tot het creëren van een warme ontvangst voor gasten. Concreet betekent dit dat jij je bezighoudt met:

• Agendabeheer & coördinatie – je managet dagelijks meerdere agenda’s en stemt af met commissies, werkgroepen, projectgroepen en interne en externe relaties. Je regelt alles: van afspraken en vergaderingen tot logistieke support en het reserveren van ruimtes en locaties;
• Evenementorganisatie – je organiseert en begeleidt bijeenkomsten en events binnen jouw focusgebied. Denk aan het opstellen van uitnodigingen, het regelen van locaties, het ontvangen van gasten en het verzorgen van badges. Ook zet je presentaties klaar of stuur je ze na afloop door;
• Relatie- & CRM-beheer – je houdt administratieve gegevens van leden, stakeholders en andere relaties actueel in het CRM-systeem;
• Reis- en verblijfplanning – je boekt reizen en hotels op basis van verzoeken of reisplannen van collega’s;
• Attenties & persoonlijke touch – je regelt attenties zoals bloemen of kaartjes, en weet daarmee altijd nét dat extraatje toe te voegen; 
• Documentatie & archivering – je onderhoudt een digitaal archief, signaleert belangrijke stukken en zorgt voor correcte verwerking van vergaderstukken en andere relevante documenten; 
• Samenwerking & vervanging – bij afwezigheid neem je taken van collega’s binnen het secretariaat soepel over, zodat de continuïteit altijd gewaarborgd blijft.

Wij zijn op zoek naar gepassioneerde en getalenteerde kandidaten die klaar zijn voor de eerste of volgende stap in hun carrière.

Als onderdeel van het aanbod van deze organisatie kun je het volgende verwachten:

• Salaris tussen € 2.832 en € 4.017 bruto per maand (o.b.v. 36 uur) excl. 8% vakantiegeld;
• Een afwisselende baan voor 36 uur per week waarvan je minimaal 2,5 dag op kantoor werkt;
• 13e maand;
• Een lerende organisatie waar jouw persoonlijke ontwikkeling hoog in het vaandel staat, onder meer door opleiding, coaching en uitdagend werk;
• Een open, mensgerichte werkcultuur met gedreven professionals die streven naar het leveren van kwaliteit en het maken van impact voor onze leden en de maatschappij;
• Flexibele werktijden en thuiswerken is mogelijk. Ook aan inrichting van de thuiswerkplek, internetvergoeding en vitaliteitsvergoeding is gedacht;
• 6 weken vakantie op jaarbasis bij een fulltime dienstverband van 36 uur (extra dagen kopen is mogelijk);
• Ov-kaart;
• Zakelijke laptop en mobiel;
• Bijdrage aan een goed en premievrij pensioen;
• En daarnaast een Schoevers opleidingscheque twv € 500,-.

Wij nodigen je van harte uit om te reageren op deze vacature voor Secretaresse Beleid als jij jezelf herkent in het volgende profiel:

• Je beschikt over MBO+ werk- en denkniveau en hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een ondersteunende rol, bijvoorbeeld als secretaresse of managementassistent;
• Je hebt uitstekende digitale vaardigheden en ruime ervaring met Office 365; ook SharePoint kent voor jou geen geheimen;
• Je communiceert foutloos en professioneel in het Nederlands en hebt daarnaast een goede beheersing van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent sterk in timemanagement, houdt overzicht en kunt snel schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten;
• Je bent beschikbaar voor 36 uur per week (32 uur is bespreekbaar). Vrijdag is een vaste werkdag.

Herken jij je niet 100% in dit profiel, maar denk je wel dat deze functie goed bij je past? Dan nodigen we je uit om toch te reageren. We staan open voor een verrassende match!

Onze opdrachtgever is een proactieve, zelfsturende organisatie met ongeveer 80 collega’s. De sfeer is open, informeel en sterk gericht op samenwerking. Vanuit de hoofdvestiging op de Amsterdamse Zuidas werkt een enthousiast team elke dag samen om de organisatie vooruit te brengen.

Binnen het Team Business Support werk je samen met vier secretaresses beleid, drie directiesecretaresses, een office assistant en een medewerker verenigingssupport. Het team wordt aangestuurd door de Teamlead Business Support. Samen zorgen jullie ervoor dat de organisatie soepel blijft draaien en dat de collega’s optimaal worden ondersteund.

Als Secretaresse Beleid ondersteun je administratief en secretarieel één of meerdere focusgebieden, zoals Veiligheid, Retail & Digital, Poortwachter, Toezicht, Duurzaamheid & Zakelijk of Dienstverlening. Je hebt een eigen aandachtsgebied, maar samen met je collega’s zorg je ook voor de wekelijkse kantoorbezetting en continuïteit van de ondersteuning. Bij afwezigheid vervang je elkaar en sta je samen sterk.

Wat deze rol bijzonder maakt, is dat je veel zelfstandigheid hebt en volop ruimte krijgt voor eigen initiatief. Er wordt actief gekeken naar manieren om het werk slimmer en leuker te maken – denk bijvoorbeeld aan nieuwe digitale tools om planning en samenwerking te verbeteren. Het team volgt de ontwikkelingen binnen het supportvak op de voet, zodat we de organisatie steeds beter en toekomstgericht kunnen ondersteunen.

Kortom: een veelzijdige en zelfstandige functie in een hecht team, waarin jouw bijdrage écht het verschil maakt.

Spreekt deze functie je aan en ben jij er klaar voor om te groeien in je functie en loopbaan? Wij ontvangen graag jouw curriculum vitae (bij voorkeur met foto) en motivatiebrief in Word-format via het sollicitatieformulier. Is deze vacature niets voor jou, maar ken jij iemand voor wie deze functie perfect is? Het delen van deze vacature wordt zeer op prijs gesteld. Schoevers Professionals, Let’s Grow!

Wil je meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met ons op. We zijn te bereiken via telefoonnummer: 035 – 750 61 45 of mail ons op [email protected].