Van managementassistent naar co-manager: dit is het verschil

Wat doet een managementassistent?

Als managementassistent ben je de schakel die alles bij elkaar houdt. De taken van een managementassistent gaan over agendabeheer, correspondentie, het voorbereiden van overleggen en het bewaken van deadlines. Je werk draait om uitvoering: je zorgt dat besluiten die anderen nemen, soepel doorlopen in de organisatie. Dat vraagt al veel overzicht en mensenkennis, maar de beslissingen zelf liggen nog bij je manager.

Wat verandert er als je co-manager wordt?

Wat doet een co-manager dan eigenlijk? Vooral dit: steeds meer meedenken over hoe en waarom iets gebeurt, in plaats van alleen te zorgen dat het gebeurt. Co-manager ben je dan ook niet van de ene op de andere dag. Sommige organisaties noemen deze rol sparringpartner of managementpartner, andere co-manager, maar de kern is hetzelfde.

Als co-manager sta je naast je manager, niet eronder. Je denkt mee over een lastige personeelskwestie, bereidt een strategisch besluit inhoudelijk voor of neemt zelfstandig contact op met een stakeholder namens de directie. Je bent een sparringpartner geworden, niet alleen een uitvoerder.

Vijf concrete verschillen tussen managementassistent en co-manager/sparringpartner

De overgang van managementassistent naar co-manager is een logische stap in je carrièrepad, en zit vooral in de aard van je bijdrage, niet in het aantal uren dat je werkt. Dit zijn de belangrijkste verschillen in taken en verantwoordelijkheid:

• Van uitvoeren naar meebeslissen. Als managementassistent voer je besluiten uit. Als co-manager denk je mee vóórdat een besluit valt en heb je daar invloed op.
• Van ondersteunen naar sparren. Je manager gebruikt je niet alleen om zaken uit handen te nemen, maar ook om ideeën te toetsen.
• Van reactief naar proactief. Waar je eerder reageerde op wat er op je pad kwam, signaleer je nu risico's en kansen voordat je manager erom vraagt.
• Van taken naar verantwoordelijkheid. Je krijgt eigenaarschap over een dossier of proces, niet alleen de uitvoering ervan.
• Van assistentie naar gezag. Collega's en soms ook externe partijen behandelen je als iemand met een mandaat, niet als doorgeefluik.
  

Herken je dit al in je eigen werk?

Veel supportprofessionals, ook wel managementsupport professionals genoemd, zetten deze stap zonder dat ze het zo benoemen. Een paar signalen dat je al richting co-manager beweegt:

• Je bereidt niet alleen overleggen voor, maar geeft ook je eigen advies over de agenda.
• Collega's stappen eerst naar jou, voordat ze naar de directeur gaan.
• Je neemt tijdens afwezigheid van je manager zelfstandig beslissingen die verder gaan dan de dagelijkse gang van zaken.
• Je herkent de machtsverhoudingen binnen de organisatie en weet daar handig mee om te gaan.

Herken je twee of meer van deze punten? Dan doe je al meer dan je functietitel dekt.

Welke vaardigheden vraagt de overstap naar co-manager?

De overstap naar co-manager vraagt meer dan organisatietalent alleen. Je bent de verbindende schakel tussen management, collega's en andere betrokkenen en die strategische ondersteuning vraagt om strategisch denken naast communicatieve vaardigheden.

Belangrijke vaardigheden zijn onder andere:

• helder en overtuigend communiceren, ook als je het niet met iemand eens bent;
• prioriteiten stellen als belangen van verschillende afdelingen botsen;
• initiatief tonen zonder op je handen te blijven zitten;
• luisteren, signaleren en anticiperen op wat er binnen de organisatie speelt.

Wil je weten hoe je deze vaardigheden concreet opbouwt? In de blog Co-manager worden: wat moet je weten over co-management? lees je meer over de route van supportprofessional naar co-manager en welke opleidingen daarop aansluiten.

Hoe zet je de stap naar co-manager?

Een vaste route naar co-manager bestaat niet. Vaak groei je in de rol doordat je manager je steeds meer ruimte geeft. Een gerichte training versnelt die ontwikkeling: je krijgt een gestructureerde aanpak in plaats van dat je het zelf moet uitvogelen.

Schoevers leert studenten al meer dan 110 jaar wat het is om naast een manager of directeur te staan, niet eronder. In de Training Co-management werk je aan meedenken en beslissen op strategisch niveau, herkennen van machtsposities binnen je organisatie en een volwaardige sparringpartner worden voor het management. Deze training vormt de basis, maar sluit niet overal even goed op aan. Werk je nauw samen met directie of bestuur, dan past de Training Co-management en Executive Support beter: hierin werk je ook aan zelfpresentatie en samenwerken met topmanagement. Wil je sterker leren adviseren en anderen overtuigen, dan is de Training Co-management, Beïnvloeden en Overtuigen een logische vervolgstap.

Deze trainingen maken deel uit van het programma Allround Co-manager binnen Executive Support.

Veelgestelde vragen over managementassistent en co-manager

Is co-manager hetzelfde als sparringpartner van je manager? In de kern wel. Co-manager is de term die Schoevers gebruikt voor een managementassistent die is doorgegroeid naar een gelijkwaardige, strategische rol naast de manager. Andere organisaties noemen dat sparringpartner. Het gaat om dezelfde ontwikkeling: van uitvoeren naar meedenken en meebeslissen.

Is co-manager een officiële functietitel? Nee. Co-management is een manier van werken, geen vaste functietitel. Je kunt managementassistent, officemanager of directiesecretaresse heten en toch al als co-manager functioneren.

Kan elke managementassistent doorgroeien naar co-manager? De meeste supportprofessionals hebben de basis al in huis: overzicht houden, plannen en schakelen tussen belangen. Wat vaak ontbreekt, is de ruimte en het vertrouwen om die vaardigheden strategisch in te zetten. Een training helpt je die ruimte te claimen.

Heb ik een opleiding nodig om co-manager te worden? Nodig niet per se, maar het is wel behulpzaam. Een opleiding geeft je een stevigere basis, concrete oefening in lastige gesprekken en erkenning die verder reikt dan je eigen organisatie.

Twijfel je nog of co-management bij jou past? Bekijk de doorgroeimogelijkheden en het opleidingsaanbod binnen Executive Support of neem contact op met een studieadviseur. Samen bekijk je welke training aansluit op waar jij nu al staat.