Van uitvoerend naar strategisch: de stap naar co-management

Uitvoerend werk krijgt een strategische laag

Als managementassistent regel je de afspraak, verzamel je de stukken en zorg je dat je manager goed voorbereid aan tafel zit. Als comanager denk je vooraf mee over de inzet van dat gesprek: welke ruimte is er om te onderhandelen, wat is het slechtste scenario en wie moet er nog worden geraadpleegd. Dat verschil zit niet in extra uren werk. Het zit in het moment waarop je aanschuift: niet nadat de koers al is bepaald, maar tijdens het bepalen ervan.

Uitvoerende taken verdwijnen niet als je deze stap zet. Agendabeheer, correspondentie en het organiseren van overleggen blijven bij managementsupport horen. Het verschil zit in de manier waarop je ze aanpakt. Wil je eerst je basis als managementassistent verstevigen? Bekijk dan ons opleidingsaanbod voor managementassistenten.

Zo ziet dat verschil er in de praktijk uit:

Je wordt de sparringpartner van je manager

Als sparringpartner help je je manager een situatie van meerdere kanten te bekijken. Je stelt vragen, legt verbanden en benoemt wat je opvalt. Een vraag als "Wat betekent deze keuze voor het team?" maakt een besluit vaak al scherper.

Meedenken betekent niet dat je de verantwoordelijkheid van je manager overneemt. Je helpt bij het maken van afwegingen, je manager blijft eindverantwoordelijk. Tenzij jullie daar samen andere afspraken over maken.

Maak afspraken over de ruimte die je krijgt

Strategisch meedenken werkt alleen met het juiste inzicht in doelen en besluitvorming. Krijg je alleen losse taken toebedeeld, dan blijft het lastig om verbanden te leggen. Bespreek daarom met je manager:

• welke doelen en prioriteiten nu belangrijk zijn;
• bij welke onderwerpen je eerder aan tafel kunt zitten;
• welke informatie je daarvoor nodig hebt;
• waarover je zelf advies mag geven;
• welke taken je zelfstandig mag overnemen.

Duidelijke afspraken geven je de kaders waarbinnen je zelf initiatief kunt nemen.

Hoe zet je deze stap concreet? Vier stappen die werken

Weet je al dat je je richting comanager beweegt, maar wil je eerst weten wat dat precies inhoudt? In de blog Van managementassistent naar comanager: dit is het verschil lees je de signalen en de vaardigheden die bij een comanager horen. Hier lees je hoe je de stap daadwerkelijk zet.

Stap 1: claim een dossier

Kies een dossier dat al gedeeltelijk bij je ligt, zoals een onboarding, een reorganisatie of een leverancierscontract. Vraag je manager expliciet of je dit dossier mag trekken, inclusief de inhoudelijke kant. Een kleine succeservaring geeft je het bewijs en het zelfvertrouwen voor de volgende stap.

Stap 2: maak het gesprek met je manager expliciet

Wachten tot je manager uit zichzelf meer ruimte aanbiedt, werkt zelden. Plan er zelf een moment voor: "Ik merk dat ik steeds vaker meedenk over besluiten in plaats van ze alleen uit te voeren. Ik wil dat structureler oppakken, hoe kijk jij daarnaar?" Vraag concreet naar wat je nodig hebt, zoals mandaat om beslissingen voor te bereiden, toegang tot bepaalde overleggen of ruimte voor een eigen voorstel. Hoe specifieker je vraag, hoe makkelijker je manager ja kan zeggen.

Stap 3: bouw zichtbaarheid op bij stakeholders

Een comanager blijft niet onzichtbaar buiten de eigen kring. Begin klein: beantwoord een informatieverzoek of vertegenwoordig je manager bij een overleg met overzichtelijk risico. Spreek vooraf af wie je precies vertegenwoordigt en waar je grenzen liggen.

Stap 4: als de ruimte niet vanzelf komt

Niet elke manager geeft die ruimte automatisch, en soms is het je eigen twijfel die je tegenhoudt. Vraag dan om een proefperiode voor één dossier, met een vast evaluatiemoment. Verzamel intussen bewijs van je bijdrage: momenten waarop je al invloed had op een besluit of een risico op tijd signaleerde. Krijg je die ruimte niet? Schakel dan een HR-adviseur in om objectief mee te kijken.

Een training versnelt de overstap

Een training geeft je de woorden en een gestructureerde aanpak voor deze stap, in plaats van dat je het alleen moet uitvogelen. In de Training Co-management oefen je het meedenken op strategisch niveau en het voeren van precies dit soort gesprekken met je manager. Wil je ook aan de persoonlijke kant van deze overstap werken, zoals zelfvertrouwen en eigenaarschap nemen? Dan sluit de Training Persoonlijk Leiderschap daarop aan. Het volledige aanbod vind je op de pagina Co-management.

Veelgestelde vragen over de stap naar comanagement

Hoelang duurt de stap van managementassistent naar comanager?  
De overgang van managementassistent naar comanager verloopt meestal geleidelijk, over meerdere maanden en dossier voor dossier, in plaats van in één keer. Hoe snel het gaat, hangt vooral af van hoeveel ruimte je manager geeft en hoe actief je er zelf om vraagt.

Moet ik mijn ambitie om comanager te worden bespreken met mijn manager?  
Ja, dat werkt beter dan afwachten tot je manager het zelf signaleert. Zonder een expliciet gesprek blijft het onduidelijk of je manager de groei richting comanager ook zo ziet, en loop je het risico dat je wel meer taken oppakt maar niet het bijbehorende mandaat krijgt.

Wat kan ik doen als mijn manager niet openstaat voor meer mandaat richting comanagement?  
Vraag dan om een kleine, tijdelijke stap in plaats van een definitieve rolverandering, bijvoorbeeld één dossier voor een vaste periode. Blijft de ruimte structureel uit, bespreek de overstap naar comanager dan met een HR-adviseur of de leidinggevende van je manager.

Verandert mijn functietitel mee als ik de overstap naar comanager maak?  
Niet per se. Comanagement is een manier van werken, geen officiële functietitel. Je kunt managementassistent, officemanager of directiesecretaresse blijven heten en toch al als comanager functioneren.

Twijfel je nog of je klaar bent voor deze stap? Bekijk het opleidingsaanbod binnen Executive Support of plan een gratis adviesgesprek met een studieadviseur.