Wat doet een juridisch secretaresse? Taken en werkplekken

Wat doet een juridisch secretaresse precies?

Een juridisch secretaresse ondersteunt advocaten, notarissen en juristen met secretariële taken en juridische kennis. Je combineert het werk van een secretaresse met kennis van juridische termen, procedures en termijnen. De functie bestaat grofweg uit vier onderdelen:

• juridische correspondentie en stukken opstellen en verwerken;
• dossiers beheren en termijnen bewaken;
• het eerste aanspreekpunt zijn voor cliënten en andere partijen; 
• agenda's, besprekingen en zittingen plannen.

Die ondersteunende taken lijken op het eerste gezicht op het werk van elke secretaresse. Het verschil zit 'm in de gevolgen: een gemiste termijn in een procedure is vaak niet meer te herstellen.

De taken van een juridisch secretaresse

Welke taken je precies hebt, hangt af van je werkplek. Deze werkzaamheden kom je bijna overal tegen.

Juridische correspondentie opstellen

Brieven, e-mails en conceptstukken in de juiste juridische vorm: dat is een groot deel van je werk. Denk aan concepten van overeenkomsten, akten of volmachten die de advocaat of notaris daarna controleert en ondertekent. Een correcte aanhef, de juiste titulatuur en een zorgvuldige formulering zijn daarbij belangrijk. Ook weet je wanneer een brief aangetekend verstuurd moet worden.

Dossierbeheer en termijnen bewaken

Als juridisch secretaresse zorg je ervoor dat elk dossier compleet en actueel is. Dossierbeheer in de advocatuur betekent stukken ordenen, nieuwe correspondentie toevoegen en bijhouden hoe een zaak ervoor staat. Tegelijk houd je de termijnen in de gaten. Wanneer moet een stuk binnen zijn? Wat is de volgende roldatum? Veel kantoren werken met een digitaal dossiersysteem, maar het overzicht ligt bij jou.

Processtukken voorbereiden en juridische documenten verwerken

Processtukken werk je uit op basis van de instructies of het concept van de advocaat, zodat die zich op de inhoud kan richten. Voordat een stuk wordt ingediend, controleer je de opmaak, de bijlagen en de termijnen. Juridische documenten verwerken vraagt kennis van termen als bezwaar, beroep, akte en volmacht. Uitleggen aan de cliënt hoeft niet, begrijpen wel.

Agendabeheer en cliëntcontact

Het plannen van afspraken, besprekingen en zittingen hoort bij het dagelijkse werk, en daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor cliënten. Agendabeheer voor een advocaat is soms flink puzzelen, want een zitting schuift niet op voor een bespreking. Belt er een cliënt die gespannen is over de zaak? Dan blijf je rustig en weet je precies wat wel en niet gedeeld mag worden. Inhoudelijk advies hoort daar niet bij en vertrouwelijkheid is vanzelfsprekend. Ook het notuleren van besprekingen valt vaak onder de taken.

Waar werkt een juridisch secretaresse?

Een juridisch secretaresse werkt op een advocatenkantoor of notariskantoor, bij een rechtbank of gerechtsdeurwaarder, of op de juridische afdeling van een bedrijf of overheidsorganisatie. Op elke werkplek ziet het vak er net iets anders uit.

Op een advocatenkantoor

Op een advocatenkantoor draait veel om procedures en deadlines. Naast de administratieve werkzaamheden, zoals het openen van nieuwe dossiers en het bijhouden van declarabele uren, werk je aan processtukken en bewaak je de roldatums. Cliëntcontact op een advocatenkantoor vraagt om tact: mensen bellen vaak op een spannend moment in hun leven. Op grotere kantoren heet je functie soms team assistant en ondersteun je een hele sectie advocaten. Dat de rol ook een springplank kan zijn, lees je in het verhaal van Demi, die als team assistant begon.

Op een notariskantoor

Op een notariskantoor staan akten centraal. Je bereidt akten voor bij de verkoop van een huis, een testament of de oprichting van een bv. Je vraagt stukken op, plant de afspraak voor het passeren en laat alle partijen weten wat ze moeten meenemen. Het tempo is anders dan in de advocatuur, maar nauwkeurigheid is minstens zo belangrijk. Eén verkeerd cijfer in een akte heeft grote gevolgen.

Bij een rechtbank of gerechtsdeurwaarder

Bij een rechtbank ondersteun je de planning en de administratieve afhandeling van zaken. Je verwerkt binnenkomende stukken, helpt bij het plannen van zittingen en verstuurt oproepen. De functie heet daar vaak administratief juridisch medewerker, maar het werk ligt dicht bij dat van een juridisch secretaresse. Bij een gerechtsdeurwaarder draait het vaker om het betekenen van stukken en om incasso's. Je verwerkt opdrachten, houdt dossiers bij en hebt veel contact met schuldeisers en schuldenaren.

Op de juridische afdeling van een bedrijf of overheidsorganisatie

Op een juridische afdeling ondersteun je bedrijfsjuristen of juridisch adviseurs. Contractbeheer is hier vaak een groot deel van je werk. Je houdt bij welke contracten lopen, wanneer ze aflopen en wie er moet tekenen. Je werkt nauw samen met collega's van andere afdelingen, zoals inkoop of HR.

Welke vaardigheden heeft een juridisch secretaresse nodig?

Een juridisch secretaresse heeft vooral nauwkeurigheid, discretie en juridische kennis nodig. Dit zijn de vaardigheden die in elke werkomgeving terugkomen:

• Nauwkeurigheid: een verkeerde datum of naam in een stuk kan grote gevolgen hebben voor een zaak.
• Discretie: je werkt dagelijks met vertrouwelijke informatie over mensen en bedrijven.
• Stressbestendigheid: termijnen schuiven niet op, ook niet als er drie zaken tegelijk spelen.
• Taalgevoel: je schrijft foutloos en voelt aan wanneer een formulering juridisch net anders moet.
• Juridische kennis: je begrijpt wat er in een stuk staat en wat er daarna moet gebeuren.

Veel van deze vaardigheden heb je als secretaresse al in huis. De juridische kennis leer je erbij.

Welke opleiding heb je nodig als juridisch secretaresse?

Voor de meeste functies heb je een secretariële basis nodig, aangevuld met juridische vakkennis. Welke opleiding bij je past, hangt af van waar je nu staat.

Begin je zonder secretariële achtergrond? Dan past de Vakopleiding Juridisch Secretaresse bij jou. Deze wordt gegeven op MBO-niveau en er gelden geen specifieke vooropleidingseisen. Je ontwikkelt de secretariële vaardigheden voor de juridische beroepspraktijk en leert juridische stukken te begrijpen en correspondentie op correcte wijze te voeren.

Heb je al een diploma (directie)secretaresse of managementassistent? Dan kun je voor de kortere opleiding Juridisch Secretaresse kiezen. In zeven maanden vul je je cv aan met de juridische kennis die je in deze werkomgeving nodig hebt.

Schoevers leidt al meer dan 110 jaar supportprofessionals op, met docenten die het vak uit de praktijk kennen. Alle routes op een rij vind je bij de opleidingen tot juridisch secretaresse. Twijfel je nog of je je wilt specialiseren? Bekijk dan eerst alle secretaresseopleidingen.
 

Veelgestelde vragen over de juridisch secretaresse

Is een juridisch secretaresse hetzelfde als een legal secretary?

Ja. Legal secretary is de letterlijke vertaling van juridisch secretaresse. Internationale kantoren gebruiken daarnaast titels als team assistant, practice assistant of legal PA, en je komt ook weleens juridisch secretaris tegen. De taken zijn grotendeels hetzelfde: je ondersteunt advocaten of juristen met correspondentie, dossiers en planning.

Kun je zonder ervaring juridisch secretaresse worden?

Ja, dat kan. Veel werkgevers vragen wel om een afgeronde secretariële opleiding en bij voorkeur ervaring in de juridische sector. Met een opleiding die secretariële vaardigheden en juridische kennis combineert, sta je sterker bij je eerste sollicitatie. Ervaring bouw je daarna op in de praktijk.

Wat is het verschil tussen een juridisch secretaresse en een juridisch medewerker?

Een juridisch secretaresse richt zich vooral op secretariële en organisatorische ondersteuning, met juridische kennis als basis. Een juridisch medewerker werkt meer inhoudelijk en zoekt bijvoorbeeld wet- en regelgeving uit of beoordeelt dossiergegevens. In de praktijk overlappen de functies soms, zeker op kleinere kantoren.

Wat verdient een juridisch secretaresse?

Wat je verdient als juridisch secretaresse, hangt af van je ervaring, je verantwoordelijkheden en de werkgever. Schoevers Professionals ziet dat het salaris voor starters begint vanaf ongeveer € 2.600 bruto per maand bij een volledige werkweek. Als medior juridisch secretaresse verdien je vaak tussen € 4.000 en € 4.500 bruto per maand, en als senior kom je richting € 5.000. Bij grote, internationale advocatenkantoren liggen de salarissen voor starters en ervaren juridisch secretaresses regelmatig hoger. Een actueel beeld krijg je bij de vacatures via Schoevers Professionals. 

Hulp nodig bij je keuze?

Nog aan het twijfelen welke route bij je past? Dat is oké. Vraag een persoonlijk opleidingsadvies aan, dan kijk je samen met een studieadviseur wat past bij jouw ervaring en ambitie.