Van administratief medewerker naar managementassistent: zo maak je de stap

Wat doet een managementassistent?

Een managementassistent ondersteunt het management bij de dagelijkse werkzaamheden, zodat je manager zich kan richten op de hoofdzaken. Als managementassistent:

• ben je het eerste aanspreekpunt voor je manager of managementteam, intern en extern;
• beheer je agenda’s en bewaak je de voortgang van afspraken en acties;
• organiseer je vergaderingen en bijeenkomsten, van uitnodiging tot draaiboek;
• ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
  

Wat is het verschil met een administratief medewerker?

Als administratief medewerker zorg je dat informatie en processen kloppen. Als managementassistent zorg je dat het management zijn werk goed kan doen. Je schuift van verwerken naar vooruitdenken.

Stel dat je manager maandagochtend binnenloopt en de week anders blijkt te lopen. Een overleg wordt verplaatst, een klant komt eerder en het verslag van vorige week moet nog af. Jij had het al gezien en hebt een voorstel klaarliggen. Dat is het verschil, in één scenario.

Zo word je managementassistent in vijf stappen

De stap naar managementassistent zet je door te kijken wat je al kunt, bewust nieuwe taken op te pakken, een passende opleiding te kiezen, in de praktijk te leren en je ambitie te bespreken. Zo pak je dat aan.

Stap 1: kijk wat je al in huis hebt

Je begint niet bij nul. Nauwkeurig werken, overzicht houden en zakelijk communiceren doe je al elke dag. Maak een lijstje van taken die al richting managementondersteuning gaan, zoals agendabeheer, notuleren of het voorbereiden van overleggen. Dat lijstje helpt je straks bij je opleidingskeuze en in het gesprek met je leidinggevende.

Stap 2: zoek bewust taken op richting het management

Groeien begint vaak met één taak die je naar je toe trekt. Bied aan om het teamoverleg te organiseren, te notuleren of de agenda van je afdelingshoofd over te nemen als een collega op vakantie is. Zo laat je zien wat je kunt. En je ontdekt of de rol echt bij je past. Wil je je goed voorbereiden op zo’n taak? Een korte Training Notuleren helpt je op weg.

Stap 3: kies de opleiding die bij jouw situatie past

Met een opleiding vul je je praktijkervaring aan met actuele kennis en dat zien werkgevers terug op je cv. Let bij je keuze op twee dingen: welk diploma werkgevers in jouw sector vragen en of je de opleiding kunt combineren met je werk. Grofweg heb je twee routes:

• Een vakopleiding. Je leert de praktijk van het vak, zonder specifieke vooropleidingseisen. Een voorbeeld is de vakopleiding Managementassistent.
• Een erkende MBO-opleiding. Met MBO Office & Management Support Specialist niveau 4 haal je een officieel erkend diploma. Je hebt minimaal een diploma op MBO-niveau 2, een VMBO-diploma (kader, gemengd of theoretisch) of een overgangsbewijs HAVO/VWO naar het vierde leerjaar nodig. Heb je die vooropleiding niet? Met een goede motivatie en ruime werkervaring kun je een toelatingstoets maken.

Vraagt jouw sector vaak om een erkend MBO-diploma, dan ligt niveau 4 voor de hand. Wil je zonder vooropleidingseisen starten en je richten op de praktijk van het vak, dan past een vakopleiding goed.

Stap 4: gebruik je huidige baan als leerplek of stage

Je hoeft je baan niet op te zeggen om door te groeien. Veel opleidingen volg je naast je werk, klassikaal, online of via e-learning in je eigen tempo. Bij een MBO-opleiding kan je eigen werkplek soms zelfs als stageplek gelden, als je werkgever een erkend leerbedrijf is. Wat je in de les leert, pas je de volgende werkdag al toe.

Stap 5: bespreek je ambitie met je leidinggevende

Je leidinggevende is vaak je beste bondgenoot. Vertel welke taken je al oppakt, welke rol je ambieert en welke opleiding daarbij past. Veel werkgevers hebben een opleidingsbudget voor hun medewerkers, dus vraag ernaar bij HR of je leidinggevende.

Wat levert de overstap naar managementassistent je op?

Als managementassistent krijg je meer verantwoordelijkheid, meer zicht op hoe je organisatie werkt en een rol waarin je echt het verschil maakt. Je handelt niet alleen af, je denkt mee. Je manager rekent op jouw overzicht, juist op de drukke dagen.

En het hoeft niet de laatste stap te zijn. Veel managementassistenten groeien later door naar een rol waarin ze nog nauwer met het management samenwerken. Hoe die stap eruitziet, lees je in de blog Van managementassistent naar co-manager: dit is het verschil.

Klaar om managementassistent te worden?

Je hebt de basis al. Met de juiste opleiding maak je zichtbaar wat je kunt. Benieuwd welke opleiding bij jouw situatie past? Bekijk de opleidingen tot managementassistent.

Veelgestelde vragen over managementassistent worden

Heb ik een vooropleiding nodig voor de opleiding tot managementassistent?

Of je een vooropleiding nodig hebt, hangt af van de opleiding die je kiest. Voor de vakopleiding Managementassistent van Schoevers gelden geen specifieke vooropleidingseisen. Voor de MBO-opleiding Office & Management Support Specialist niveau 4 heb je minimaal een diploma op MBO-niveau 2, een VMBO-diploma (kader, gemengd of theoretisch) of een overgangsbewijs HAVO/VWO nodig. Heb je die vooropleiding niet, dan kun je bij voldoende motivatie en ruime werkervaring een toelatingstoets maken.

Hoelang duurt de opleiding tot managementassistent?

Zowel de vakopleiding als de MBO-opleiding niveau 4 duurt veertien maanden. Reken naast de lessen op voorbereidingstijd: ongeveer evenveel tijd als de les zelf duurt.

Kan ik de opleiding combineren met mijn werk?

Ja, de opleiding tot managementassistent volg je naast je werk. Je kiest zelf of je klassikaal studeert, via de Virtual Classroom of via e-learning. Bij de MBO-opleiding kan je huidige werkplek als stageplek gelden, als je werkgever een erkend leerbedrijf is.

Betaalt mijn werkgever de opleiding?

Of je werkgever je opleiding tot managementassistent betaalt, verschilt per organisatie. Veel werkgevers hebben een opleidingsbudget voor medewerkers, dus vraag bij HR of je leidinggevende na wat er mogelijk is.\

Zet de stap naar managementassistent

Je hebt de basis voor de stap naar managementassistent al in huis. Met de juiste opleiding maak je zichtbaar wat je kunt. Twijfel je nog welke opleiding bij jouw situatie past? Bekijk de opleidingen tot managementassistent of plan een gratis adviesgesprek met een studieadviseur. Samen bekijk je welke route aansluit op waar jij nu staat.