Digitale tools die elke managementassistent moet kennen

Agenda- en e-mailbeheer: rust in je hoofd

Een groot deel van je werk draait om plannen en afstemmen. Een goed ingericht mailsysteem en agenda maken daarin echt verschil. Met Microsoft Outlook beheer je je e-mails, afspraken en taken op één plek. Door slim gebruik te maken van categorieën, vlaggen en agenda-overlays zie je snel wat prioriteit heeft.

Werk je met meerdere agenda’s tegelijk, bijvoorbeeld die van een leidinggevende en een team? Dan helpt het om vaste momenten te reserveren voor afstemming. Zo voorkom je losse eindjes en houd je overzicht, ook op drukke dagen.

Wil jij meer uit Microsoft Outlook halen en efficiënter omgaan met je e-mail en agenda?  

Ontdek de training Outlook Tips & Tricks voor Ervaren Gebruikers en leer over slimme functies, zoals geavanceerde agenda-instellingen, sjablonen en uitgebreide zoekmogelijkheden.

Samenwerken en afstemmen: alles op één plek

Veel organisaties werken hybride. Dat betekent dat overleg, bestanden en berichten vaak digitaal samenkomen. Microsoft Teams is een veelgebruikt programma voor chatten, online vergaderen en het delen van documenten. Door kanalen logisch in te richten, vind je informatie eenvoudig terug en weet iedereen waar hij of zij moet zijn.

Ook gedeelde omgevingen zoals Google Workspace (gratis variant) bieden houvast. Documenten staan op één centrale plek en kunnen door meerdere mensen tegelijk worden bewerkt. Daardoor hoeven verschillende versies niet heen en weer gemaild te worden, en dat geeft rust in de samenwerking.

Taken en projecten: overzicht houden

Naast dagelijkse werkzaamheden krijg je vaak te maken met projecten, events of deadlines die verder vooruit liggen. Digitale planningshulpmiddelen helpen je om taken te verdelen en voortgang te volgen. Tools als Trello (gratis variant) en Asana werken met borden en lijsten. Je ziet in één oogopslag wat loopt, wat afgerond is en wat aandacht vraagt.

Voor veel managementassistenten voelt dit prettig, omdat je structuur aanbrengt zonder alles in je hoofd te hoeven bewaren. Dat geeft ruimte om proactief mee te denken en vooruit te plannen.

Wil je sterker staan in projecten?

Ontdek de projectmanagement-opleidingen van Schoevers en ontwikkel vaardigheden waarmee je overzicht houdt en professioneel bijdraagt aan elk project.

Documenten en kennis organiseren

Notities, afspraken, procedures en ideeën: ze zwerven al snel rond in losse bestanden. Met Notion of OneNote (gratis variant) kun je informatie logisch ordenen. Denk aan vergadernotities, draaiboeken of persoonlijke to do’s.

Door je kennis vast te leggen, bouw je aan je eigen professionele basis. Dat maakt je minder afhankelijk van losse briefjes en geeft vertrouwen, zeker wanneer je meerdere taken naast elkaar uitvoert.

Slim omgaan met data en overzichten

Cijfers, lijsten en schema’s horen ook bij het werk. Microsoft Excel blijft daarvoor een veelgebruikte tool. Je hoeft geen expert te zijn om er voordeel van te hebben. Met basisfuncties maak je al duidelijke overzichten, planningen of kostenlijsten.

Veel managementassistenten merken dat hun werk prettiger wordt zodra ze Excel beter begrijpen. Het helpt je om informatie helder te presenteren en sneller antwoord te geven op vragen uit de organisatie.

Wil jij groeien in je rol als managementassistent?

Ontdek de managementassistent-opleidingen van Schoevers en ontwikkel de vaardigheden waarmee je overzicht houdt, meedenkt en stevig staat in je werk.

AI als ondersteunend hulpmiddel

Steeds vaker wordt ook AI ingezet als assistent bij dagelijkse taken. Met ChatGPT kun je bijvoorbeeld teksten herschrijven, ideeën ordenen of een opzet maken voor een verslag. Zie het als een extra paar handen, niet als vervanging van jouw kennis en inzicht.

Belangrijk is dat jij bepaalt wat je gebruikt en wat niet. Jouw oordeel en gevoel voor context blijven leidend.

Slimmer werken met AI, op een manier die bij jou past?

Volg de Training AI en ChatGPT voor de Supportprofessional en vergroot je zekerheid in digitale ondersteuning.

Digitale tools maken je werk overzichtelijker, maar ze doen hun werk pas echt goed wanneer jij weet hoe je ze inzet. Digitale vaardigheden gaan over plannen, keuzes maken en informatie helder organiseren. Het zijn die vaardigheden die bepalen of een tool je rust geeft of juist extra ruis oplevert. Door hier bewust mee om te gaan, versterk je je rol en vergroot je je zelfvertrouwen in het dagelijks werk.

Blijven groeien met Schoevers

Digitale tools zijn waardevol, maar ze komen pas echt tot hun recht als jij weet hoe je ze inzet in jouw rol. Bij Schoevers leer je niet alleen werken met handige hulpmiddelen, maar ontwikkel je ook vaardigheden als plannen, communiceren en organiseren. Dat versterkt je zelfvertrouwen en laat zien hoe belangrijk jouw rol is binnen een organisatie.

Als supportprofessional maak jij écht het verschil, elke dag weer. Door te investeren in jezelf vergroot je je zekerheid en je mogelijkheden.

Wil jij je verder ontwikkelen? Ontdek onze opleidingen bij Schoevers.

Heb je vragen of wil je persoonlijk advies? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.