Wat is notuleren en waarom is het belangrijk?

Wat is notuleren? 

Notuleren betekent dat je bijhoudt wat er tijdens een vergadering wordt besproken en besloten. Het klinkt simpel, maar dat is het niet altijd. Als supportprofessional luister je, selecteer, schrijf en probeer je ondertussen de lijn van het gesprek te volgen.  

Een goede notulist hoort wat écht belangrijk is. Je bent niet alleen een snelle typist, maar luistert ook scherp. Je hoort de rode draad in gesprekken, herkent actiepunten en vertaalt lange discussies naar korte, duidelijke zinnen. Daarmee help je je collega’s om afspraken na te komen en houd je projecten op koers.  

Eigenlijk vormen notulen het geheugen van de organisatie. Zonder dat geheugen raak je snel het overzicht kwijt.  

Waarom is notuleren belangrijk? 

Notulen maken verschil tussen ‘iets bespreken’ en ‘iets doen’. Ze zorgen ervoor dat afspraken niet verdwijnen in het lawaai van de dag. Als supportprofessional geef jij structuur en duidelijkheid. 

Bovendien: een goed verslag straalt professionaliteit uit. Collega’s weten dat ze op jou kunnen rekenen: als zij het noteert, klopt het. Dat vertrouwen is goud waard. 

Voor jou als supportprofessional is notuleren dus niet alleen een praktische taak; het laat zien dat jij overzicht houdt, zorgvuldig werkt en verantwoordelijkheid neemt. Dat maakt je zichtbaar en onmisbaar. 

Hoe moet je notuleren? 

Een goede voorbereiding is het halve werk. Lees de agenda, weet wie er aanschuift en welke onderwerpen op tafel komen. Dan herken je sneller wat belangrijk is.  

Tijdens de vergadering schrijf je geen roman. Je noteert alleen wat ertoe doet: 

• Besluiten: wat is er afgesproken? 
• Actiepunten: wie doet wat, en wanneer? 
• Toelichting: waarom is iets besloten? 

Gebruik korte zinnen en houd de toon neutraal. En werk het verslag bij voorkeur direct uit, zolang het nog vers in je geheugen zit.  

En een tip uit de praktijk: maak een eigen sjabloon. Zo werk je sneller en blijft je verslag consistent.  

Notuleren met AI 

De komst van kunstmatige intelligentie heeft het notuleren een stuk eenvoudiger gemaakt. Notuleren met AI bespaart tijd en concentreert op de inhoud. AI-tools kunnen gesprekken automatisch opnemen, uittypen en samenvatten. Dat bespaart jou tijd, zeker bij lange vergaderingen.  

Toch blijft jouw rol onmisbaar. Een AI hoort geen nuance, herkent geen ondertoon en weet niet wie iets met een knipoog zei. Jij wel. Daarom werkt notuleren met AI het best als hulpmiddel, niet als vervanging. Jij bewaakt de kwaliteit en de context. 

Bij Schoevers leer je hoe je deze moderne hulpmiddelen inzet op een manier die bijdraagt aan je efficiëntie én kwaliteit. Zo blijf je als supportprofessional relevant en waardevol in een vakgebied dat steeds digitaler wordt.  

Wil jij tijd overhouden voor werkzaamheden die jouw aandacht echt nodig hebben? Volg dan de Training AI en ChatGPT voor de Supportprofessional en leer hoe je AI-tools zo efficiënt mogelijk inzet. 

Notuleren als professionele vaardigheid 

Goed kunnen notuleren laat zien dat je beschikt over belangrijke vaardigheden: luisteren, samenvatten, structureren en zorgvuldig formuleren. Die kwaliteiten komen in vrijwel elke functie van pas, of je nu officemanager, projectassistent of HR-supportspecialist bent. 

Bij Schoevers zien we notuleren dan ook als een basisvaardigheid voor iedere professional die met overleg, besluitvorming of projecten te maken heeft. Het geeft je zelfvertrouwen, maakt je werk overzichtelijker en vergroot je zichtbaarheid in de organisatie. 

Veel Schoeversstudenten merken dat ze na een opleiding niet alleen sneller kunnen notuleren, maar ook beter begrijpen hoe vergaderingen verlopen en hoe ze invloed kunnen uitoefenen op het proces. Dat maakt je niet alleen een nauwkeurige notulist, maar ook een proactieve sparringpartner.  

Wil jij je notuleervaardigheden verder ontwikkelen? Met de Module Notuleren leer je hoe je vergaderingen, helder, snel en professioneel vastlegt. In korte tijd ontdek je praktische technieken om de kern uit gesprekken te halen en zelfverzekerd een duidelijk verslag te schrijven. 

Ontwikkel jezelf met Schoevers 

Wil jij je verder ontwikkelen in notuleren, verslaglegging en communicatieve vaardigheden? Bij Schoevers ontdek je hoe je met structuur, taalgevoel en moderne tools zoals AI meer overzicht brengt in je werk. Onze opleidingen en trainingen zijn praktisch, inspirerend en afgestemd op de dagelijkse praktijk.  

Ontdek onze opleidingen en ervaar hoe jij als supportprofessional elke vergadering meer waarde kunt geven. Twijfel je welke opleiding het beste past bij jouw ambities, neem dan contact op voor persoonlijk opleidingsadvies. We denken graag met je mee.