Officemanager of secretaresse?

Naamgeving is binnen het vakgebied managementondersteuning niet bepaald transparant: de een heeft het over (directie)secretaresse, de ander over assistent of PA. Wat deze functies gemeen hebben, is dat ze een of meerdere managers ondersteunen. Naast deze secretariële functies is de functie van officemanager ontstaan: zij (of hij) speelt een unieke rol in het werkveld. De officemanager is er namelijk niet uitsluitend voor de directie of het management, maar ondersteunt een complete afdeling of organisatie.

Wat is officemanagement?

Zoals de naam al zegt: de officemanager is degene die het reilen en zeilen op kantoor managet, zodat de overige medewerkers zich volledig kunnen focussen op hun eigen werkzaamheden. De officemanager heeft dus een faciliterende functie, met secretariële, organiserende en soms leidinggevende taken. Voor deze functie is meestal flink wat ervaring of een gedegen (HBO-)opleiding noodzakelijk. Er is geen vaste omschrijving voor het takenpakket, omdat dit verschilt naar gelang de grootte en de samenstelling van het personeelsbestand. Toch is er wel sprake van een 'grijs gebied': veel officemanagers besteden een aanzienlijk deel van hun tijd aan secretariële werkzaamheden, net zoals veel secretaresses geregeld officemanagementtaken uitvoeren.

Wat doet een officemanager?

Over welke taken hebben we het dan? Dat zijn er nogal wat, aangezien de officemanager die spreekwoordelijke 'spin in het web' is waar zo vaak over wordt gesproken. Natuurlijk zijn er de algemene secretariële taken, zoals:

• Inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post)
• Agendabeheer
• Agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen
• Uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten
• Beheren van het archief en contracten

Daarnaast zijn er enkele specifieke taken die de officemanager onderscheiden van andere managementondersteuners:

• Personeelsadministratie
• Aansturen van een of meerdere secretaresses
• Facilitaire ondersteuning (zoals inkoop en voorraadbeheer)
• Opstellen van facturen
• Budgettering

Competenties van de officemanager

Om deze werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren, heb je als office manager – naast een goede HBO-opleiding – de volgende competenties nodig:

• Nauwkeurig en kritisch, zowel richting je eigen werk als dat van collega's
• Taalgevoelig: niet alleen spelling, maar ook de juiste toon weten te vinden
• Besluitvaardig: je kunt knopen doorhakken en zelfstandig beslissingen nemen
• Probleemoplosser: je overziet situaties snel en komt met een passende oplossing
• Klantgericht: je zet altijd een stapje extra voor de externe én de interne klant (jouw afdeling)

Officemanager-opleidingen

De vraag naar HBO-niveau stijgt binnen het hele vakgebied, maar voor office managers is het eigenlijk een minimale vereiste. Daarom bieden we bij Schoevers al onze voltijd officemanagementopleidingen aan op HBO-niveau.

Heb jij al enkele jaren werkervaring in een secretariële functie en overweeg je een overstap richting officemanagement? Of maken deze taken al deel uit van jouw pakket en wil je jouw kennis en vaardigheden bekronen met een HBO-diploma? Kies dan voor een van onze deeltijdopleidingen officemanagement. 

Officemanager Ellen Verheul: "De reden dat ik voor het vak officemanager heb gekozen, is omdat ik ervan hou om mensen te verzorgen en dingen te regelen. Daarnaast vind ik het prettig om er verzorgd en representatief uit te zien, wat als officemanager belangrijk is."