Word er een van Schoevers

Bij Schoevers leiden we de beste managementondersteuners van Nederland op. Het kan zijn dat je als assistent voor één persoon aan de slag gaat, maar je kunt ook werken voor een complete directie. Of misschien ondersteun je wel een grote organisatie samen met een heel team van managementassistenten.

Als je er een van Schoevers bent, dan ben je heel klantgericht. Je kunt meerdere dingen tegelijk en schakelt snel. Timemanagement is voor jou geen probleem en je beschikt over goede digitale vaardigheden. Word, Excel en PowerPoint hebben voor jou geen geheimen. Bovendien heb je een proactieve houding. Je ziet werk al liggen, voordat iemand je gevraagd heeft om het op te pakken. Ook werk je heel nauwkeurig en resultaatgericht. Deze vaardigheden maken jouw onmisbaar voor het management, want jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed verloopt. Dat doe je onder andere door:

  • Telefoontjes en e-mails te beantwoorden
  • Zelfstandig contact te onderhouden met klanten, leveranciers en andere externe partijen
  • De agenda bij te houden en afspraken in te plannen
  • Vergaderingen voor te bereiden en tijdens de besprekingen aantekeningen te maken
  • Teksten te vertalen en redigeren
  • Projecten uit te voeren of misschien zelfs wel te leiden
  • Het bewaken van deadlines en najagen van actiepunten
  • Het ondersteunen van afdelingen als facilitair, HR en financieel
  • Het ondersteunen van marketingwerkzaamheden, bijvoorbeeld het beheren van een social media-account
  • Het organiseren van bijvoorbeeld personeelsuitjes, beursbezoeken of seminars
  • Het boeken van reizen

Als managementondersteuner kun je veel verschillende functienamen dragen,  zoals (directie)secretaresse, managementassistent, personal assistant of executive assistant. Daarnaast is de functie van officemanager ontstaan, waarbij je niet alleen de directie of het management ondersteunt, maar een complete afdeling of organisatie. Een aantal oud-Schoeversstudenten vertellen je over de functies waarin zij terecht zijn gekomen:

Michelle Beenes – Directiesecretaresse
HBO Associate degree Officemanagement (2010 t/m 2012)
Michelle werkt nu als directiesecretaresse, dankzij haar Schoevers-diploma. Haar functie bestaat uit algemene secretariële werkzaamheden, zoals het beheren van complexe agenda’s, het verwerken van de e-mailbox en post van de directeur, het afhandelen van nationaal en internationaal telefoonverkeer en het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten. Daarnaast voert zij commerciële werkzaamheden uit, houdt ze zich bezig met facturatie en personeelszaken en coördineert ze facilitaire zaken. Michelle: “Als directiesecretaresse heb ik een voorbeeldfunctie en ben ik het visitekaartje van het bedrijf. Ik ben trots op alle belangrijke rollen die ik inneem binnen de organisatie en ga na werktijd met een goed en voldaan gevoel naar huis”.

Valerie Vermeij – Supportmedewerker (Employee Support)
HBO Associate degree Officemanagement & HBO Bachelor Communicatie & Organisatie (2013 t/m 2016)
Vol enthousiasme vertelt Valerie dat ze elke werkdag opstaat met het gevoel dat ze iets leuks gaat doen. Ze werkt bij een bedrijf dat gespecialiseerd is in het bemiddelen van technisch personeel uit Oost-Europa binnen diverse vakgebieden. Hier is zij verantwoordelijk voor het supporten van de medewerkers. “Onze medewerkers komen in een voor hun vreemd land. Het is dan ook niet zo gek dat zij verschillende vragen hebben over de dagelijkse gang van zaken in Nederland en de projecten waarin ze werkzaam zijn”, vertelt Valerie. Valerie beheert de mailbox en is verantwoordelijk voor alle soorten hulpvragen van de medewerkers. Dat is best wel uitdagend, omdat de medewerkers hoofdzakelijk in het Engels communiceren.

Jolanda van Velsen – Virtual Assistant
MBO Management Assistant (1997 t/m 1998)
Jolanda heeft in haar carrière al verschillende functies uitgeprobeerd, van teamsecretaresse tot HR-manager. Maar na alle mooie uitdagingen begon het bij Jolanda te kriebelen: ze wilde heel graag een eigen onderneming opstarten. “Ik krijg heel veel energie van ontzorgen, ondersteunen, sparren, plannen en organiseren”, vertelt Jolanda. Inmiddels is Jolanda fulltime aan het werk als Virtual Assistant. Het secretaressevak heeft zich de laatste jaren sterk ontwikkeld. Er wordt heel veel gebruik gemaakt van online tools en een secretaresse hoeft niet meer per sé bij haar baas op kantoor aanwezig te zijn. Vanuit huis kan Jolanda ondernemers ondersteunen op het gebied van office support en HR-support. “Mijn doel is om als Virtual Assistant nog meer ondernemers te ontzorgen”.

Lilliane Van Den Bogaert-Jaspers – Secretaresse van een generaal
MBO Directiesecretaresse & ESA-opleiding (1982 t/m 1984)
Lilliane heeft in het verleden wel een hele bijzondere functie gehad: ze werkte bij de Koninklijke Landmacht als secretaresse van een generaal. “Deze baan was heel speciaal”, vertel Lilliane. “Ik had eigenlijk een gewone kantoorbaan, maar er zat een bijzonder randje aan mijn werk. Voor ik in mijn functie startte, kreeg ik eerst een militaire opleiding. Ik moest schieten, schuttersputjes graven, een hindernisbaan nemen, in een groen uniform lopen en militaire rangen leren. Daarna ging ik in Apeldoorn als secretaresse aan de slag op een stafafdeling. Een paar keer per jaar ging ik op oefening naar Duitsland in mijn groene pak. Daar liep ik het ene moment rond met een (ongeladen) automatisch wapen, het andere moment verrichtte ik kantoorwerkzaamheden in een container van een vrachtwagen. Ik zorgde met name voor de administratieve ondersteuning van een aantal hoge officieren.”