De touwtjes in handen hebben

Een van de veranderingen in het takenpakket van de moderne supportprofessional is de rol die wij spelen bij het werken in projecten. We zijn van notulist uitgegroeid tot projectlid, projectassistent of zelfs projectmanager. We hebben nieuwe verantwoordelijkheden naar ons toegetrokken en zorgen voor overzicht, optimale verbinding tussen alle betrokken partijen en natuurlijk: gehaalde deadlines.

Ik neem jullie graag mee in een case bij mijn huidige werkgever.
 
Voor het einde van dit jaar wil SnelStart een ondernemingsraad opgericht hebben. Leden van de ondernemingsraad overleggen namens alle medewerkers met de werkgever over het ondernemingsbeleid en de personeelsbelangen. Een ondernemingsraad heb je niet zomaar. Je moet rekening houden met diverse wettelijke bepalingen en de termijnen die hieraan verbonden zijn.  Aangezien een ondernemingsraad bij SnelStart nieuw is, is er een verkiezingscommissie in het leven geroepen. Deze bestaat uit drie assistentes, waaronder ikzelf. De rol van de verkiezingscommissie is om het gehele traject in goede banen te leiden en om collega’s van informatie te voorzien.

Het creëren van overzicht

Toen ik akkoord kreeg van de directie om met mijn twee collega’s de verkiezingscommissie te voeren, heb ik direct de handen uit de mouwen gestoken en een online projectteam aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld in Microsoft Planner of Trello. Met een goede planning is de kans dat taken te laat worden afgerond of zelfs vergeten minimaal en dat is natuurlijk een voorwaarde om het project zo succesvol mogelijk te laten verlopen. Ik heb alle te nemen stappen als taken toegevoegd in de planner van het team. Bij iedere taak heb ik een duidelijke omschrijving toegevoegd van de taak en de wettelijke deadline die hieraan gekoppeld is. Toen de planning volledig ingevuld was, heb ik mijn collega’s toegevoegd aan het team, zodat de planning voor iedereen inzichtelijk was.

Bewaken van deadlines

Deadlines bewaken is erg eenvoudig in een online planningsprogramma. Het programma stuurt je meldingen die je eraan herinneren dat taken voor de juiste datum afgerond moeten worden. Door te sorteren op de afloopdatum, zie je precies wie welke taak op welke datum uitgevoerd moet hebben. Ook kun je de voortgang van een taak inzichtelijk maken en opmerkingen toevoegen. Als het ernaar uitziet dat een collega een taak niet voor de uiterste datum gaat redden, dan kun je vragen naar de status hiervan. Indien nodig kun je zelf bijspringen of versterking inschakelen om alsnog de deadline te halen.

Zorgen voor een goede afstemming

Om goed samen te kunnen werken, is afstemming van belang. De planning is opgesteld op basis van deadlines en de werkdagen van de projectleden. Natuurlijk kan het altijd voorkomen dat een collega niet aan een taak toekomt of uitvalt door ziekte. Omdat de projectinformatie voor iedereen inzichtelijk is, wordt het voor de andere collega’s een stuk makkelijker om zo’n taak over te nemen.
Daarnaast is regelmatig evalueren met de teamleden echt belangrijk om het project te laten slagen. Je denkt misschien: “Ik heb mijn taken volgens afspraak afgerond, waarom is er dan toch een evaluatie nodig?” Toch raad ik je echt aan om dit wel te doen. Door veel samen te overleggen, verloopt het traject soepeler en succesvoller. Je leert van elkaar en komt samen tot nieuwe ideeën die leiden tot een beter eindresultaat.   
 
Alle informatie rondom het project – zoals de doorlopen roadmap en de wettelijke bepalingen – is als naslagwerk in het online projectteam opgeslagen. De huidige werkgroep stapt straks uit het team, maar de informatie blijft vrij toegankelijk voor de toekomstige ondernemingsraad #TeamWork

Brochure deeltijdopleidingen

Op je gemak alle deeltijdopleidingen bekijken? Vraag dan onze brochure aan.

Heb je vragen of wil je graag persoonlijk opleidingsadvies?

Neem dan contact met ons op

 ​     035 - 7 506 140
      06 - 10 454 608
     Stuur bericht