Blog van VA Hinke: Jaarplan. V. Done. Maar Hoe Dan?

Hoe is het gesteld met jouw plannings- en organisatievaardigheden? Kun jij aan het eind van het jaar zeggen dat het jaarplan en de jaardoelen van jouw organisatie zijn gerealiseerd? Of heb je af en toe het gevoel dat je wordt geleefd door de waan van de dag? Want lopen er niet altijd collega's bij je binnen met vragen? Zijn er niet altijd weer die spoedklussen? Dat je aan het eind van de dag denkt: "Ik ben enorm druk geweest, heb belangrijke dingen gedaan... maar wat heb ik eigenlijk bereikt?" Of het gevoel hebt dat je iemand moet teleurstellen? Omdat het je niet gelukt is die ene taak op te pakken? 

Dankzij mijn ervaring, en met behulp van technieken, tools en een geweldige jaarplanner heb ik mezelf een prachtige manier eigen gemaakt om alle 'to do's' ook echt gedaan te krijgen. Maar er is nog een belangrijk aspect. Communicatie. Benieuwd welke technieken en werkwijze ik inzet voor mijn klanten en mijzelf? Lees dan nu verder!  

Hoe jij iedereen tevreden kunt houden

Op een doorsnee werkdag als VA werk ik voor meerdere opdrachtgevers. Meestal bepaal ik de avond van tevoren al wat ik de volgende dag ga doen voor welke opdrachtgever. Welke taken liggen er? Wat heeft prioriteit? Als ik 's ochtends begin, maak ik een tijdplanning. Ik maak een inschatting van de tijd per taak en schrijf dit ook op. Op deze manier weet ik zeker dat ik een realistische planning maak, in plaats van dat ik een enorme to-do-lijst heb die ik toch niet af krijg die dag. En ik weet welke toezeggingen ik aan mijn klanten kan doen.
 
Wanneer ik bezig ben met een klus voor klant A, kan klant B mij bellen voor een spoedklus. Nog nooit is het zo belangrijk geweest duidelijk en eerlijk te communiceren over de mogelijkheden. In dit telefoongesprek schakel ik in mijn hoofd tussen de verschillende opdrachtgevers. Wat moet ik voor welke klant doen, wat kan wachten en wat moet ik nu gelijk oppakken? Alleen op deze manier kan ik mijn klant een eerlijk en duidelijk antwoord geven over mijn mogelijkheden om hem of haar zo snel mogelijk te helpen. Daarnaast kijk ik constant vooruit. Als ik er nu voor kies iets niet te doen, wanneer kan ik het dan wel gaan doen? Welke deadline heb ik afgesproken met de klant? 

It's all about communication

Als het gaat om projecten, zet ik die in een tijdsplanning. Ik deel het project op in kleinere taken en zet deze weg in de tijd. Ook hier is communicatie cruciaal. Vaak heb ik input van andere mensen nodig. Ik zorg altijd dat ik de vragen tijdig uitzet, geef een deadline mee en bewaak zelf of ik een reactie ontvang. 
 
Met veel klanten werk ik met Trello; een online tool om al je projecten en to do's te managen. Trello helpt je met het houden van overzicht en zorgt – zonder vele telefoontjes of mailtjes heen en weer – dat iedereen op de hoogte is van de stand van zaken. Die zie je namelijk real-time terug in Trello. Zo zijn mijn klanten continu op de hoogte. 

Jaarplan 2018

Maar hoe zorg je nu dat je (met al je collega's) de jaarplanning van jouw organisatie realiseert en de bijbehorende doelen haalt? Je verzandt zo makkelijk in je dagelijkse werk en voor je het weet is het jaar voorbij, het is tenslotte al juni! Laat ik mijn eigen leven als voorbeeld nemen. 
 
Ik geloof dat ik nog nooit zo druk ben geweest als in het afgelopen halfjaar. Naast mijn werk als VA heb ik een tweede bedrijf opgezet met onlineprogramma’s voor secretaresses, ik ben begonnen met deze blogs voor Schoevers, ik mocht een nieuwe website opleveren voor de organisatie waar ik als vrijwillig assistant werk, ik volg twee onlineprogramma’s en ik ben onderdeel van de organisatie van ons driedaagse dorpsfeest. Dit allemaal in combinatie met ons gezin. En het sporten en de sociale contacten lopen ook gewoon door. "Maar hóe dan?", zul je je misschien afvragen. 
 
Ik heb eind 2017 een fantastische jaarplanner gekocht om mij te helpen deze doelen te halen en dit alles te managen. Om te beginnen heb ik jaardoelen opgesteld. Wat wil ik dit jaar doen? (Zie hierboven, dit kwam niet uit de lucht vallen.) Wat wil ik bereiken met mijn bedrijven? Welke omzet wil ik draaien? Wat staat er op de planning? Hoe zorg ik voor een goede balans werk-gezin? Daarna kijk ik naar de kwartalen: wat moet ik komend kwartaal doen om uiteindelijk deze jaardoelen te realiseren?

Klein en overzichtelijk

Deze (nog redelijk grote) kwartaaldoelen deel ik op in maanddoelen: wat moet ik komende maand doen om deze kwartaaldoelen te halen? Dus aan het eind van iedere maand kijk ik naar de komende maand:

• Welke afspraken staan er? Zowel zakelijk als privé.
• Heb ik extra opvang voor de kinderen nodig?
• Wat kan ik komende maand van welke klant verwachten? Wat speelt er bij hem of haar? Welke terugkerende maandelijkse werkzaamheden staan op de planning? Onder andere door zelf proactief naar de stand van zaken te kijken én te vragen, kan ik inschatten of ik extra tijd moet reserveren voor een klant.
• Wat staat er op de planning voor het vrijwilligerswerk?
• Wat moet ik doen voor de onlineprogramma’s?
• Wat moet ik doen om mijn tweede bedrijf te laten groeien? 
• Waar zit 'reservetijd' voor onvoorziene gebeurtenissen of werkzaamheden?
• Heb ik voldoende tijd voor rust/ontspanning?

Deze taken verdeel ik vervolgens over de weken in de maand. Aan het begin van de week neem ik de week door. Ik check of ik op schema lig, wat er op de planning staat, of er nog nieuwe dingen bij zijn gekomen en of de planning nog klopt en haalbaar is. En dan kom ik uiteindelijk terug op wat ik schreef eerder dit blog; 's avonds kijk ik naar de planning voor morgen. 

Bergen (en jaarplannen) verzetten

En nu het eerste halfjaar van 2018 er bijna op zit, kan ik zeggen; het werkt! Het lukt. Door te plannen en organiseren. Een fantastische jaarplanner en goede communicatie. De kernwoorden. Maar... Eigenlijk vergeet ik nog twee heel belangrijke aspecten te benoemen: de onvoorwaardelijke steun van mijn man en het feit dat ik doe waar ik heel blij en gelukkig van word. Want als je dat doet, en kunt plannen en organiseren, dan kun je bergen verzetten! 
 
Dus om het jaarplan en de doelen van de organisatie te halen moet je ze simpelweg klein maken. Zorgen dat je er iedere dag, week, maand, kwartaal aan werkt. Door dit te doen en ze te bewaken (aan het eind van de week, maand, het kwartaal terugblikken of je ze gehaald hebt), kun je ze ook heel makkelijk bijstellen. Zo kan het bijna niet missen dat jullie aan het eind van het jaar met tevredenheid en voldoening terugkijken op het jaar, in plaats van dat je het gevoel hebt dat je weer een jaar bent 'geleefd' door de waan van de dag. Als je zorgt dat je ook voldoende 'reserve-tijd' blokt voor onvoorziene taken en zorgt voor goede communicatie, dan weet je ook zeker dat je (bijna) niemand teleurstelt. 

Ben jij al een expert?

Twijfel jij aan jouw plannings-, organisatie- en communicatieskills? Of wil je expert worden op dit vlak? Schoevers heeft onder het vakgebied 'Management en Communicatie' twee prachtige M(H)BO-opleidingen en zes verschillende trainingen, waaronder Plannen en Organiseren. Bekijk hier de mogelijkheden en schrijf je nog in voor september. 
 
PS. Nieuwsgierig naar de fantastische jaarplanner ik gebruik om deze bergen te verzetten? Neem dan hier een kijkje.