De voordelen van de digitale wereld

Een tijdje geleden heb ik meegeholpen bij de voorbereidingen van een studiereis waaraan bestuurs- en directieleden van verschillende bedrijven deelnamen. De invulling van zulke studiereizen kost altijd veel tijd en energie: het kiezen van programmaonderdelen, het beoordelen van offertes en natuurlijk alle logistieke obstakels waarmee je rekening moet houden. De organisatie bestond uit 3 leden, die hebben gezorgd voor een uitgebreid vakinhoudelijk programma van 3 dagen.

Programmaboekje

Ik was verantwoordelijk voor een programmaboekje, waarin alle onderdelen van de studiereis beschreven staan. Misschien heb je zelf zoiets al eens gedaan, dan weet je wel hoeveel tijd zoiets kost. Je maakt een eerste opzet in Word en gaat daarna aan de slag met de lay-out. Misschien gaat het zelfs eerst nog wel langs een communicatiebureau om de puntjes op de i te zetten en de opmaak te verfraaien. Daarna komen alle betrokkenen met hun opmerkingen, die je moet verwerken voordat alles uiteindelijk naar de drukker gaat.

Kan dat niet makkelijker?

Alles bij elkaar ben je een hoop tijd kwijt met zo'n klus. Dus hoe tof zou het zijn, als je dit zou kunnen stroomlijnen. Bijvoorbeeld via een app. Toch maar eens kijken op internet. Via Google heb ik een aantal Nederlands apps bekeken, maar daar zat eigenlijk niet tussen wat ik zocht. Toch nog maar even verder gezocht en uiteindelijk vond ik een Amerikaanse app: Travefy. Op YouTube heb ik vervolgens een aantal filmpjes met tekst en uitleg bekeken en dat stond mij wel aan: minimale kosten en een hoop gemak.

Superhandig

Als je een account hebt aangemaakt, kun je vanaf je pc inloggen op de website travefy.com. Vervolgens begin je heel makkelijk de app te vullen. Het voordeel van zo’n app is dat je ook digitale links kunt toevoegen. Bijvoorbeeld naar een gave introfilm op Vimeo. Of in de deelnemerslijst linkjes naar ieders persoonlijke LinkedIn-profiel. Via de app kun je alle reisleden e-mails sturen met een hele professionele lay-out.

Alle deelnemers ontvangen een uitnodigingsmail, waarin staat uitgelegd hoe ze de app kunnen downloaden en hoe ze verbinding kunnen maken met het programma. De app heeft zelfs een functie available offline. De app downloadt dan alle content, zodat je ook als je even geen bereik of geen internetverbinding hebt alle informatie terug kunt lezen.

Actueel

Wat heel handig is, is dat als er tijdens de reis nog iets wijzigt in het programma, dat je die wijziging dan met een paar klikken kunt doorvoeren, zodat alle gebruikers direct op de hoogte zijn en alle actuele informatie op hun telefoon of tablet hebben.
 
Kortom: een app die ik iedereen van harte kan aanbevelen!
 
Jolanda Maasakkers
Secretaresse van het jaar 2018

Door gebruik te maken van onze site gaat u akkoord met de functionele cookies, deze zorgen voor een goedwerkende site, en met de analytische cookies, hiermee kunnen we op basis van geanonimiseerde data onze diensten verbeteren. Daarnaast gebruiken we cookies voor advertentiedoeleinden. Meer informatie vindt u in onze privacy- en cookieverklaring.
Door gebruik te maken van onze site gaat u akkoord met de functionele cookies, deze zorgen voor een goedwerkende site, en met de analytische cookies, hiermee kunnen we op basis van geanonimiseerde data onze diensten verbeteren. Daarnaast gebruiken we cookies voor advertentiedoeleinden. Meer informatie vindt u in onze privacy- en cookieverklaring.
Door gebruik te maken van onze site gaat u akkoord met de functionele cookies, deze zorgen voor een goedwerkende site, en met de analytische cookies, hiermee kunnen we op basis van geanonimiseerde data onze diensten verbeteren. Daarnaast gebruiken we cookies voor advertentiedoeleinden. Meer informatie vindt u in onze privacy- en cookieverklaring.