Blog van VA Hinke: Van secretaresse naar ...

"Daar heb ik een secretaresse voor". Krijg jij ook kippenvel bij deze woorden? Vroeger was de secretaressefunctie een gedienstige rol. Om nog maar niet van het machtsmisbruik te spreken. Ik denk dat menig secretaresse weleens opdrachten heeft gekregen die helemaal niet tot het takenpakket horen, maar welke wel aan de secretaresse werden opgedragen. En we hebben het zelf geaccepteerd. Gelukkig is de rol van de secretaresse volop in ontwikkeling. Het is daarom tijd om onze gedienstigheid en bescheidenheid overboord te gooien: pak die nieuwe expertrol! Het liefst vandaag nog. Want dan help jij jezelf en je directeur echt verder. Nieuwsgierig welke rol bij jou past en hoe je echt vol vertrouwen deze rol pakt? En welke vaardigheden je nodig hebt? Lees dan nu verder! 

Van secretaresse naar...

Als interim directiesecretaresse merkte ik het verschil gelijk met mijn secretaressebanen in loondienst; ondernemers en bedrijven huren geen secretaresse in, ze huren een expert in, een adviseur, iemand die hen en hun onderneming echt verder helpt. Het grote verschil met een loondienstbaan was dat de ondernemers mij om advies gingen vragen. Welk programma ik adviseerde. Hoe ik de processen zou inrichten. Ze vroegen hoe we een administratie efficiënt op konden zetten. Welke acties we uit konden zetten naar de klanten toe. Hoe ik dat elders succesvol had gedaan. Ook kreeg ik veel meer carte blanche: regel het maar. Daarnaast heb ik heel wat gespard met directeuren als het gaat om bedrijfsvoering, personeel, doelstellingen, financiën, verkoop, en dergelijke.
 
In de afgelopen jaren hebben we gezien dat deze rollen zich ook verleggen naar de loondienstbanen. Ook als secretaresse in loondienst moet je een project kunnen leiden, mee kunnen denken binnen een organisatie, adviseren, enzovoort. In mijn ogen is dat een enorme verrijking van het vak.

Wil jij weten welke rol bij jou past?

Een van de mooiste rollen die ik ooit op me heb genomen, was de rol van 'Linking-pin' in de verbouwing en verhuizing van het hoofdkantoor van de organisatie waar ik destijds werkte. Samen met de secretaris van de Raad van Bestuur vormde ik de schakel tussen alle partijen; de aannemer, architect en alle leveranciers. Een grote planning, meerdere fases tegelijkertijd, een enorm kostenoverzicht, deadlines, veranderingen, tegenvallers. Alles kwam voorbij. Na afloop van het project stond ik weer als secretaresse aan het kopieerapparaat... Toen werd het dus tijd voor een volgende stap, want ik wilde meer van dit soort fantastische projecten en rollen!
 
Maar nu jij. Bedenk voor jezelf eens wat je leuk vindt om te doen. Of waar je goed in bent. Ben jij altijd heel erg op cijfers gericht? Vind je klantcontact leuk? Geef je graag leiding? Ben jij van de deadlines? Kun je goed stukken schrijven? Duik je liever de processen in? Vind je verkoop interessant?
 
Kijk daarnaast eens om je heen in de organisatie waar je werkt. Wat gebeurt er? Wat kan beter? Wat pakt niemand op? Zou jij dat ene project efficiënter leiden? Zie je dat er veel tijd verloren gaat met een bepaalde werkwijze? Zijn sommige processen niet goed ingericht? Heb jij ook een mening in de vergadering, maar deel je die eigenlijk nooit? Jij weet wat er speelt op de werkvloer, zorg je dat hier ook echt iets mee gedaan wordt? Moet er een nieuw product of een nieuwe dienst ingekocht worden, en heb jij daar ervaring mee?
 
Dit zijn heel veel vragen, maar voor jou wel de kans om een rol te kiezen.

Hoe jij die nieuwe rol naar je toe trekt!

En dan komt die dag, dat je in de vergadering hoort dat er een nieuw project opgestart moet worden, of dat het jaarverslag weer geschreven moet worden, of dat er een evenement georganiseerd moet worden voor klanten, subsidies aangevraagd moeten worden of er een nieuw proces opgezet moet worden...
 
Zorg dan dat je erbij bent! Nu moet je de touwtjes in handen nemen. Een ander doet het niet voor je. Geef aan dat je graag een rol in deze nieuwe ontwikkeling op je neemt. Op deze manier kun jij proeven aan deze nieuwe rollen en ervaring op doen. 
 
Als het gaat om de nieuwe rollen, zijn Informatie en Verbinding de kernwoorden. Bij verschillende opdrachtgevers heb ik van alles geleerd; van blusleidingen tot videoconference-systemen, van bepaalde wet- en regelgeving tot inkoopcontracten. Altijd zorgde ik dat ik het onderwerp door en door kende, zodat ik erover kon adviseren. Daarnaast heb ik een HR & Salarissysteem geïmplementeerd bij een opdrachtgever; samenwerking, afstemming, informatie uitwisselen met onder andere IT en Finance was hierin cruciaal. 
 
Wat je ook gaat doen; verdiep je in hetgeen waar je mee bezig gaat. Zorg dat je heel veel van het onderwerp komt te weten. Stel je vragen (intern/extern). Je zult merken dat een thema helemaal eigen wordt en je hierover kunt adviseren, of weet wat je moet doen om het tot een succes te maken. Vorm een visie, een mening. En zorg dat je deze kunt onderbouwen.
 
Daarnaast heb je altijd hulp en informatie nodig van je collega's binnen de organisatie. Dus zorg dat je die verbinding veel meer aangaat. Financiën belt je niet alleen meer om de maandcijfers aan te leveren of om een afspraak te plannen met de directeur. Er ontstaat een wederzijdse breng- en haalplicht van informatie, kennis en samenwerken. Zoek deze interactie op. Zonder je collega's kom je er niet. 

Vaardigheden voor je nieuwe rol

Voor deze rollen heb je wel bepaalde vaardigheden nodig zodat je er ook met succes invulling aan kunt geven. Als je van nature een leider bent, zelfverzekerd of assertief bent of moeiteloos voor een groep staat, ben je al een stap in de goede richting. Maar hoe zou het zijn als je een korte training tot maximaal drie dagen kunt doen om te leren hoe je je met de juiste technieken deze vaardigheden eigen maakt?!
 
Schoevers heeft zes prachtige trainingen waarin je dit alles leert. Dan weet ik zeker dat je staat te shinen voor een groep, moeiteloos de leiding pakt in een project en assertief en effectief zaken organiseert.
 
Zodra jij deze rol vol zelfvertrouwen op kunt pakken kun jij gaan groeien als expert! Dus pak die nieuwe rol. Het liefst vandaag nog! 

Door gebruik te maken van onze site gaat u akkoord met de functionele cookies, deze zorgen voor een goedwerkende site, en met de analytische cookies, hiermee kunnen we op basis van geanonimiseerde data onze diensten verbeteren. Daarnaast gebruiken we cookies voor advertentiedoeleinden. Meer informatie vindt u in onze privacy- en cookieverklaring.
Door gebruik te maken van onze site gaat u akkoord met de functionele cookies, deze zorgen voor een goedwerkende site, en met de analytische cookies, hiermee kunnen we op basis van geanonimiseerde data onze diensten verbeteren. Daarnaast gebruiken we cookies voor advertentiedoeleinden. Meer informatie vindt u in onze privacy- en cookieverklaring.
Door gebruik te maken van onze site gaat u akkoord met de functionele cookies, deze zorgen voor een goedwerkende site, en met de analytische cookies, hiermee kunnen we op basis van geanonimiseerde data onze diensten verbeteren. Daarnaast gebruiken we cookies voor advertentiedoeleinden. Meer informatie vindt u in onze privacy- en cookieverklaring.