Blog Secretaresse van het Jaar: Mijn werkdag

Secretaresses vind je in alle branches. Vaak hebben zij ook compleet verschillende functieprofielen. Er is dus zeker niet zoiets als een 'standaard dag in het leven van de secretaresse'. Graag laat ik jullie zien hoe een werkdag bij mij op kantoor er uitziet.

Woensdag 13 juni
Rond 7.45 uur arriveer ik op kantoor. Meestal ben ik de eerste, heerlijk! Ik loop naar de tweede etage, pak een kop koffie en dan start ik de boel op. Ik zet mijn Surface aan. Meteen daarna start ik ook mijn PC met twee schermen op. Daar kan ik maar geen afstand van doen, want hij is zo lekker snel!
Ik begin met de Inbox van mijn directeur: lezen wat er sinds gisterenmiddag nog binnen is gekomen.
Ik had deze mails ook al op mijn mobiel binnengekregen, dus ik weet de avond van tevoren al wat ik 's ochtends meteen moet oppakken. Ik haal de belangrijkste zaken er dus meteen uit. Wat ik zelf kan oppakken regel ik zelf, de rest leg ik klaar voor de directeur. Ik controleer ook gelijk wat ik voor vandaag nog meer moet klaarleggen. Meestal doe ik dat een dag van tevoren al, maar ik kijk graag nog even met een frisse blik of er geen aanvullingen zijn. Inmiddels is het 09.00: de stukken liggen allemaal klaar op mijn bureau en het wordt tijd om mijn eigen Inbox te bekijken. Binnen onze organisatie wordt regelmatig ook 's avonds gewerkt, dus sinds gistermiddag is er weer best wat mail bij gekomen. De acties die vandaag moeten pak ik meteen op, de rest komt aan de beurt wanneer ik ruimte in mijn agenda heb.
 
Een van de taken die vandaag op het programma staat, is het voorbereiden van een aandeelhoudersvergadering (AVA). Deze staat gepland voor volgende week, maar ik werk graag vooruit, zodat ik niet voor verrassingen kom te staan. Bovendien moet de agenda ruim van tevoren worden verstuurd. In de AVA moeten diverse overeenkomsten worden besproken en besluiten worden genomen, dus ik verzamel alvast de documenten die klaar zijn. Een aantal documenten moet door beide directeuren getekend worden en met de volle agenda van beide heren heb ik beperkte tijd om ze hiervoor aan hun jas te trekken. De agenda voor de bijeenkomst stel ik alvast in concept op, om deze vervolgens tussen de bedrijven door af te stemmen met mijn directeur. Vorige week heb ik op hoofdlijnen het verslag al uitgewerkt, inclusief besluitenlijst, dus dit zet ik alvast klaar in een concept-mailbericht. Deze mail kan ik dan steeds verder uitbreiden met nieuwe informatie. Als ik eenmaal alles heb afgestemd en verzameld, stuur ik de uiteindelijke e-mail naar de vennoten.
 
Het alweer 11.00 uur: de tijd vliegt. Een paar afspraken schiet ik in of zet ik alvast uiteen. Ook komt onze zomerborrel er binnenkort aan, dus ik bel nog even snel met de locatie. Verder beantwoord ik een paar open sollicitaties die we hebben binnengekregen. We hebben net een paar weken geleden het sollicitatieproces aangepast op basis van de geldende AVG-regels en dat kost me nu meer tijd dan voorheen.
 
Inmiddels is het 12.30 uur en wordt het tijd voor een boterham in onze kantine, waar we altijd gezamenlijk eten. Even afstand nemen van het werk en gezellig kletsen met elkaar. Collega Edith zorgt altijd voor een magnifieke lunch en iedereen kan een bordje pakken.
 
Direct na de lunch start ons MT-overleg. Dit overleg hebben wij 1x per 2 weken. Ik heb gisteren alles al voorbereid en nu bespreek ik met beide directeuren alle operationele zaken, zoals bedrijfsprocessen, HRM, relatiebeheer, projectstatus en indien nodig de financiën. Voor dat laatste houden we ook een apart overleg, dus nu worden alleen de highlights benoemd. We houden het kort en efficiënt en ik notuleer op mijn Surface alleen de actiepunten – die trouwens bijna altijd mijn initialen dragen. Het overleg loopt deze keer behoorlijk uit. Het is al 16.00 uur als we klaar zijn. De dag is voorbij gevlogen en dat houdt in dat ik alleen de noodzakelijke acties kan oppakken die intussen in mijn Inbox zijn beland. Voordat ik daarmee aan de slag ga, check ik eerst de Inbox van mijn directeur. Als daar nog iets belangrijks in staat, kan ik hem dat nog meegeven voordat hij naar zijn afspraak moet. Hij werkt met regelmaat in de avond en vindt het dan prettig om de papieren die hij moet bekijken hardcopy te lezen. Ik beantwoord de mails in mijn eigen mailbox en ruim de afgewikkelde mails meteen op. Hierdoor heb ik alleen openstaande acties in mijn Inbox staan, zodat ik altijd overzichtelijk heb wat ik moet doen. Voordat ik naar huis ga, stuur ik mijn directeur altijd een mail met het onderwerp 'Diversen + datum'. Daarin som ik de vandaag gemaakte afspraken (datum + tijd, met wie en waarover) op, maar ook weetjes over de organisatie (bijvoorbeeld: hotelkamer is geboekt). Ook benoem ik apart even de status van belangrijke afspraken waarmee ik bezig ben. Ik vermeld ook terugkoppelingen van bedrijfsprocessen of personeelszaken, koppel antwoorden terug op een vraag die hij heeft gesteld en geef aan wat we nog samen moeten afstemmen. Later op de avond krijg ik dan van hem een reactie, zodat ik de volgende dag gelijk met zijn input aan de slag kan.
 
Om 18.15 uur zit mijn dag erop en is het tijd om naar huis te gaan. Fijne avond allemaal!
 
 
Jolanda Maasakkers
Secretaresse van het Jaar 2018

Onze website maakt gebruik van cookies.

Accepteren