Blog Secretaresse van het Jaar: #durftevragen

Ik vind het iedere keer een uitdaging om een leuk onderwerp te verzinnen voor mijn blog. Daarom ga ik het deze keer anders aanpakken. Er staat namelijk één onderwerp op mijn planning voor dit jaar waar ik wel wat hulp bij kan gebruiken. Ik wil eigenlijk wel eens weten of er geen betere manier voor te verzinnen is dan de huidige manier. Het lijkt me dan ook leuk om jullie te vragen om advies.

Een actueel relatiebestand

Een van mijn taken is het bijhouden van relatiegegevens van ons bedrijf. Nou ben ik al een tijdje op zoek naar een efficiënte manier om dit te doen. Er zijn tegenwoordig meerdere apps die visitekaartjes scannen. Dat is natuurlijk supertof, maar ik wil graag iets méér dan dat. Het zou een tool moeten zijn die toegankelijk is voor mijzelf en mijn collega’s, en die ook makkelijk te onderhouden is. Want het vullen van zo'n programma (wat onwijs veel werk is) is natuurlijk één ding, maar hoe houd je het vervolgens up-to-date? In onze organisatie doen we 1x per 3 jaar een update: we mailen dan naar al onze relaties en vragen ze om hun gegevens te controleren. Gelukkig gaat dat volledig digitaal en voor een groot deel ook automatisch, maar het is nog steeds veel werk. Kan dat niet makkelijker?

Mijn wensenlijstje

Het zou helemaal mooi zijn als zo'n programma ook gekoppeld kan worden aan de mobiele telefoons van de medewerkers. Nu heeft iedereen zijn/haar eigen lijst met contactpersonen, wat weer een extra gegevensbron is. Het zou natuurlijk top zijn als we dit kunnen synchroniseren, zodat we uiteindelijk 1 bronbestand hebben waaruit iedereen de informatie kan halen.
Wat nóg mooier zou zijn, is als je dat programma vervolgens kunt koppelen aan een agenda-afspraak. En als we dan toch bezig zijn met outside-the-box-denken, dan zou voor mij de kers op de taart zijn als je zo'n adres in een agenda-afspraak weer kunt koppelen met een navigatiesysteem in de auto. Zo staat iedereen altijd op tijd op het juiste adres!
 
Kortom: veel wensen en ideeën, wie heeft voor mij goed advies? Ik zie jullie reacties graag verschijnen op mijn LinkedIn-pagina.  

Jolanda Maasakkers
Secretaresse van het jaar 2018

Door gebruik te maken van onze site gaat u akkoord met de functionele cookies, deze zorgen voor een goedwerkende site, en met de analytische cookies, hiermee kunnen we op basis van geanonimiseerde data onze diensten verbeteren. Daarnaast gebruiken we cookies voor advertentiedoeleinden. Meer informatie vindt u in onze privacy- en cookieverklaring.
Door gebruik te maken van onze site gaat u akkoord met de functionele cookies, deze zorgen voor een goedwerkende site, en met de analytische cookies, hiermee kunnen we op basis van geanonimiseerde data onze diensten verbeteren. Daarnaast gebruiken we cookies voor advertentiedoeleinden. Meer informatie vindt u in onze privacy- en cookieverklaring.
Door gebruik te maken van onze site gaat u akkoord met de functionele cookies, deze zorgen voor een goedwerkende site, en met de analytische cookies, hiermee kunnen we op basis van geanonimiseerde data onze diensten verbeteren. Daarnaast gebruiken we cookies voor advertentiedoeleinden. Meer informatie vindt u in onze privacy- en cookieverklaring.