Ben jij die rechterhand die ervoor zorgt dat de directeur haar werk optimaal kan uitvoeren? Ben je sterk in plannen, organiseren en prioriteren? Beschik je over een flexibele werkhouding, ben je stressbestendig, servicegericht en houd je van aanpakken? Werk je graag in een dynamische omgeving en ben je op zoek naar een uitdaging? Dan is deze functie als managementondersteuner echt iets voor jou.

Als managementondersteuner van de directeur maak jij de werkweek van de directeur overzichtelijk en gestructureerd en neem je haar zoveel mogelijk werk uit handen. De agenda van de directeur is zeer dynamisch. Daar ga je als managementondersteuner op doortastende en proactieve wijze mee om. Je organiseert het contact met de omgeving op zo’n manier dat interne en externe afspraken naadloos in elkaar overlopen. Daarbij bewaak je dat er voldoende tijd voor de directeur overblijft om de stukkenstroom te verwerken. Je werkt als managementondersteuner samen met de managementondersteuners die de andere MT-leden ondersteunen. Bij afwezigheid vervangen jullie elkaar.

Wat zijn jouw taken: • Je beheert de agenda van de directeur en onderhoudt interne en externe contacten. Ook beoordeel je uitnodigingen en stel je prioriteiten bij het maken van afspraken. Je boekt waar nodig voor gemaakte afspraken interne en externe vergaderzalen. Je zorgt dat de directeur tijdig over de stukken en voorbereiding voor afspraken beschikt; • Je bent het eerste aanspreekpunt en coördineert de informatiestromen; • Je stelt nadere prioriteiten voor de directeur bij de beoordeling en afhandeling van stukken en mails. Je bewaakt de voortgang van de stukkenstroom; • Je beoordeelt de binnenkomende telefoongesprekken op inhoud en importantie, verstrekt indien mogelijk zelf de informatie of verwijst naar andere betrokken onderdelen van de organisatie; • Je schat binnengekomen correspondentie in op belang en urgentie en voegt op eigen initiatief benodigde informatie voor de afhandeling toe.

• Salaris van 3.135 euro o.b.v. 36 uur (afhankelijk van leeftijd en ervaring);
• Interessante werkomgeving en fijne collega's met een gezamenlijk doel;

• Je hebt HBO (werk/denk)niveau met minimaal een afgeronde relevante MBO4 opleiding);
• Je hebt ruime ervaring als (directie)secretaresse / managementondersteuner in een complexe omgeving;
• Je bent zeer vaardig met MS Office en vaardigheid met iBabs is een pré;
• Je hebt ervaring met werken in een departementale organisatie;
• Jouw werkwijze is proactief, tactvol en communicatief sterk;
• Je beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Je bent flexibel en stressbestendig.

Deze overheidsinstelling is gelegen in Den Haag en binnen deze organisatie is een speciaal team opgericht dat zich bezighoudt met actuele onderwerpen binnen de samenleving. 

Spreekt deze functie je aan, dan nodigen we je uit te reageren Wij ontvangen graag je curriculum vitae (inclusief foto) in Word-format via het sollicitatieformulier.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Tamara Hofman van Schoevers Professionals via telefoonnummer 035 - 750 61 45.

Steekwoorden: Directiesecretaresse, Schoevers, managementassistent, personal assistant, pa.